Напишите извештај о учинку

Видео: На любой возраст и размер КРАСИВАЯ ЛЕТНЯЯ КОФТОЧКА: МАСТЕР КЛАСС вязание крючком - УЗОР СХЕМА

Садржај

На корак
Део 1 од 3: Припрема извештаја о учинку
2. део од 3: Стварање смисленог садржаја
3. део од 3: Коришћење ефикасног језика
Савети

Да ли морате да напишете извештај о учинку? Многе позиције то захтевају, а често се ради о самопроценама од којих се тражи да извештавате о ономе што сте радили током целе године. Можда вам је наложено да уместо тога напишете извештај са састанка. Знање о томе како правилно написати такав извештај може да направи велику разлику у томе да ли вас сматрају успешним или не.

На корак

Део 1 од 3: Припрема извештаја о учинку

Почните са резимеом пасуса. Резимирајте преглед на врху оцене. Обавестите читаоце о укупном учинку.
- Можда пишете извештај о учинку за непрофитну организацију. Можете сумирати успехе, попут организовања успешних догађаја за заинтересоване стране, стицања препознатљивости у индустрији и проширења базе купаца.
- Не морате претрпати сажетак детаљима. Овде резимирате најважније тачке. Дајете преглед. Покушајте да извештај не буде предуг. Двије странице су добро правило, осим ако послодавац нема одређену жељу. Питајте свог послодавца да ли постоји препоручени формат.
Наведите детаље који подржавају сваку тачку резимеа. Сада на почетку морате да образложите главне тачке сажетка, а детаље касније у извештају.
- Користите контуру текста. Организујте различите области у својим пасусима и користите поднаслове испод сваког наслова. На пример, један од ваших пасуса може се назвати „Организовани догађаји“.
- Испод таквог заглавља можете објавити (са тачкама или словима) кратак резиме сваког догађаја, његове сврхе и како је помогао мисији групе. Будите прецизни овде.
Користите професионални формат. Не прикупљајте извештај. Желите да извештај изгледа добро организовано, у професионалном фонту и на лепом папиру.
- Креирајте наслов и центрирајте га на врху странице. Користите подебљане поднаслове за организовање информација.
- Наведите основне информације на врху извештаја. Представите датуме обухваћене оценом и име и звање особе која ју је створила.
Водите евиденцију за читав дотични период. Постаје много лакше ако пратите напредак како се догађа.
- Водите дневник или фасциклу у којој пратите своје перформансе током периода оцењивања. Ово ће вам знатно олакшати живот када дође време за писање извештаја.
- Ако то не учине, може се заборавити важна достигнућа која су се догодила на почетку периода.

2. део од 3: Стварање смисленог садржаја

Подсетите људе на своје циљеве и очекивања у погледу учинка. Морате подсетити људе који су циљеви били на почетку оцењивачког периода. Који су били циљеви? Која су очекивања од задатка? Ако не знате, нека то обезбеди ваш послодавац.
- Затим објасните како су постигнути приказивањем стварних бројева. Поента је да упоредите какве су ваше активности или резултати били у односу на првобитне пројекте.
- На пример: ако сте прикупили више новца него што се очекивало, то ће наићи позитивно на инвеститоре или надређене. Међутим, ако не наведете мерило, теже је проценити да ли је и у којој мери то успело.
Наведите снимке. Укључите неколико графикона или графикона ако мислите да помажу читаоцу да процени податке које представљате.
- Запамтите, неки читаоци ће само прегледати извештај јер ће вероватно бити заузети. Визуелна помагала стога често могу мало ефикасније да пренесу ваше ставове.
- Међутим, немојте бомбардирати читач са превише графикона. Изаберите један или два графикона који истичу главне тачке.
Фокусирајте се на ЦАР. Ова техника вам помаже да документујете своје перформансе. Означава изазов, акцију и резултате. Ово ће вам помоћи да организујете перформансе.
- Погледајте изазов задатка. Затим опишите радњу коју сте предузели да бисте решили проблем, а затим документујте своје резултате. На пример, рецимо да сте менаџер у ресторану. Могли бисте написати: Изазов - Редови су се предуго око вечере повећали за 10 посто. Акција - Конобарица распоређена сат времена раније како би повећала број запослених током гужве. Резултат - Жалбе купаца на дуга времена чекања смањиле су се на две, што је смањење за 80 процената.
- Главна ствар је да овде будете конкретни. Укупна достигнућа попут „Ја сам тимски играч“ немају пуно смисла јер свако може да каже такве ствари. Кључно је повезати резултате са основним проблемима и показати успех путем података и спецификација.
Наведите своју методологију. Ако је ваш програм подразумевао неки облик прикупљања података, добра је идеја да укратко објасните методологију коју сте користили.
- Обавестите читаоце о разлогу одабране методе истраживања. Објасните предности и резултате анкете. Зашто је ово била веродостојна метода? На пример, користите сценарио ресторана да објасните зашто има смисла користити жалбе као методологију.
- Објасните шта значе подаци истраживања и шта сте покушали постићи истраживањем.
Усредсреди се на себе перформансе. Да бисте фино подесили достигнућа која желите да представите, размислите на шта сте најпоноснији у том периоду. Можда је то било ваше смирујуће дејство на забринуте посетиоце. Можда је то било тренирање других. Не бацајте превише детаља пред читаоце.
- Друга метода коју можете користити за то је СТАР метода. Ова метода се састоји од кратког описа ситуације и задатка, радњи које сте предузели да бисте их постигли и резултата које сте постигли. Као и код ЦАР методе, и овде је циљ повезати проблеме са резултатима и објаснити како сте их постигли.
- Фокусирајте се на ствари као што су потешкоће, јединственост, први пут, велика видљивост, поштовање рокова, иновације и обим и утицај вашег рада.
- Пример овога је објашњење да је годишњи промет запослених, када сте започели посао директора подружнице, износио 35 процената. Провели сте анкету о задовољству запослених, успоставили менторство запослених и започели седмични састанак особља. Као резултат, флуктуација особља пала је на 15 процената. Као што овај пример показује, перформансе не морају бити превише дословне док садрже исправне везе.
Објасните своју вредност. Немојте само рећи који су ваши резултати, већ објасните и зашто су ови наступи вредни за организацију.
- На пример, рецимо да сте почели да одржавате састанке особља. И онда? Какву вредност је то створило за организацију? Добро размислите о томе. Ако нема конкретне вредности, можда ћете морати да нагласите нешто друго.
- Ако су састанци особља помогли јачању морала запослених, што доказује пад броја болесних (што је уштедело новац послодавцу), онда сте показали своју вредност.
Прочитајте извештај пре него што га пошаљете. Поразите сврху извештаја о завршетку ако предате нешто раздвојено, што је непрофесионално.
- Лекторирајте извештај због граматичких, интерпункцијских и правописних грешака. Оставите извештај преко ноћи и прочитајте га следећег јутра. Не пишите извештај у последњи час.
- Одштампајте штампану копију и проверите да ли има грешака током лектуре. Понекад се човекове очи толико прикаче за екран рачунара да више не примећују очигледне грешке.

3. део од 3: Коришћење ефикасног језика

Наведите негативне ствари на позитиван начин. Ако постоји нешто у чему нисте испунили очекивања, боље је да то не избегавате. Нека то не буде централни фокус извештаја, већ се фокусирајте на њега.
- Третирајте подручја у којима нисте прошли тако добро позитивним језиком. На пример, усредсредите се на конкретне кораке које предузимате да бисте решили проблем, уместо да се усредсредите на кривицу или извињење.
- Не кривите друге у извештају о учинку. Останите концентрисани на оно што сте урадили. Остани позитиван. Усредсредите се на ствари које сте ви или ваша група добро урадили. Одредите подручја која можете нагласити.
Користите бројеве и статистику. Ако можете бити врло конкретни, ваши одговори ће изгледати веродостојнији. Где је то могуће, поткрепите оно што говорите нечим мерљивим.
- Општи суперлативи попут „одличан“ или „поуздан“ немају пуно смисла. Рећи некоме да сте имали „одличну годину“ је нешто што свако може рећи.
- Запамтите ову фразу: Не говори, покажи. Уместо да људима кажете да сте имали одличну годину, покажите им своја достигнућа кроз детаље и податке. Уместо да кажете да сте добри у односима са купцима, цитирајте резултате анкета о задовољству купаца, писма која сте добили и смањење броја жалби купаца.
- Подаци о употреби. Рећи да сте управљали великим бројем запослених не значи много ако није јасно колики је био тај број. Помоћу бројева изразите величину буџета и назначите величину задатака.
Увек говори истину. Не претеривати. Не лажу. Ако вас ухвате у лажи, могли бисте бити у великој невољи.
- Други проблем лагања, чак и очигледним пропустом, је тај што ћете на крају изгубити самопоуздање и нећете бити у стању да се побољшате.
- Радије покажите искрену процену периода оцењивања, са слабостима и позитивним тачкама. Решите слабости. Само нађите позитиван начин за то.
Дајте другима признање које заслужују. Многи курсеви пословног и техничког писања препоручују да се не користи заменица „И“. У неким случајевима то можете учинити у извештају о учинку.
- На пример, можете рећи: „Запослио сам 100 људи“. Међутим, не заборавите на друге људе који су допринели успеху. Посаветујте се са тимом (ако је применљиво).
- Ако не изгледате арогантно, добијате додатне поене. Промените структуру реченице тако да свака реченица не започиње речју „Ја“.