Садржај

• Кораци
• Савет
• Упозорење

Треба да напишете професионално и пристојно писмо о послу? Већина радних порука долази у унапред форматираном облику и лако се копира, само треба да промените садржај поруке.Пословна пошта увек мора садржавати датум, податке о пошиљаоцу, примаоцу и неке пасусе у телу поруке. Ако желите да напишете слику, следите доленаведене кораке и исправите потребне тачке у складу са стандардима ваше компаније.

Кораци

1. део од 4: Уводна порука

1. 

   Разумети формат. Без обзира о чему се ради у вашем писму, постоје неки стандарди за изглед писма које бисте требали следити. Пословна писма треба куцати и писати популарним фонтом попут Ариал или Тимес Нев Роман. Морате ручно да истакнете пасусе у порукама. То значи да започињете нови пасус тако што ћете двапут откуцати тастер „ретурн“. Не користите наредбу увлачења да бисте истакли одломке.
   • Оставите маргину око 2 цм на свим ивицама.
   • Е-пошта такође треба да буде написана популарним фонтовима. Не користите фонтове који опонашају рукопис или су живописни, осим црно-белих у радној пошти.

2. 

   
   
   Изаберите правилну врсту папира. Радно писмо треба штампати на величини папира величине 22 цм к 28 цм („величина слова“). Ако нисте у САД-у, можете да користите папир величине А4. Неки дужи уговори могу се одштампати на папиру од 22 цм к 36 цм („легал сизе“).
   • Ако одштампате за пошту, требало би да је одштампате на заглављу компаније. Ово писму даје професионалнији изглед, а такође пружа логотип ваше компаније и контакт информације.

3. 

   
   
   Наведите информације о својој компанији. Наведите назив компаније и адресу у којој је сваки део адресе написан у другом реду. Ако сте власник или самозапослени, замените име компаније својим именом или изнад њега напишите своје име.
   • Ако ваша компанија има унапред дизајнирани заглавље, можете га користити уместо да упишете име и адресу компаније.
   • Ако сами уписујете адресу, требало би да поравнате десно или поравнате лево на врху странице, у зависности од вас и жеље ваше компаније.
   • Ако пошту шаљете међународно, откуцајте име државе великим словима.

4. 

   
   
   Додајте датум. Писање пуног датума је најпрофесионалнији избор. На пример, можете да напишете „1. април 2012.“ или „1. април 2012.“. Датум треба оставити поравнатим, неколико редова испод адресе пошиљаоца.
   • Ако је ваше писмо написано у року од неколико дана, наведите датум завршетка писма.

5. 

   Наведите информације о примаоцу. Напишите пуно име и презиме примаоца, наслов (ако постоји), назив компаније и поштанску адресу и поделите ове информације у посебне редове. Ако је потребно, додајте референтни број. Информације о примаоцу треба да буду оправдане за неколико редова испод датума.
   • Најбоље је послати писмо идентификованој особи. На овај начин особа којој шаљете поруку може одговорити на вашу поруку. Ако не знате име особе којој треба да пошаљете пошту, мало проверите. Можете назвати њихову компанију и затражити тачно име и звање особе.

6. 

   Изаберите поздрав. Поздрав је поштовање према примаоцу писма и који поздрав се користи зависи од тога да ли познајете особу којој шаљете поруку, колико је познајете и колико је писмо свечано. . Можете узети у обзир следеће опције:
   • „Кога то може да брине“ (онима који су укључени) само када Не знате коме, посебно коме желите да пошаљете поруку.
   • Ако не знате примаоца своје поште, започињање са „Поштовани господине / госпођо“ (Сигурна господо / госпођо) је сигурна опција.
   • Такође можете да користите наслов и име примаоца, на пример „Драги др Смитх“ (Драги професоре Смитх).
   • Ако добро познајете примаоца поште и имате блиске односе са њима, можете их назвати именом, као што је „Драга Сузан“.
   • Ако нисте сигурни у пол приматеља, лако је једноставно откуцати пуно име, нпр. „Драга Крис Смитх“ (Здраво Крис Смитх).
   • Не заборавите да откуцате зарез после поздрава или двотачку иза „За кога се то може односити“.
   реклама

2. део од 4: Састављање садржаја поруке

1. 

   Право на проблем. Време је новац, како каже максима, већина предузетника мрзи да троши време. Због тога садржај писма треба представити укратко и професионално. Напишите писмо где га прималац може брзо прочитати прелазећи директно на ствар и резимирајући ваше мишљење у првом пасусу. На пример, увек можете почети са „пишем вам у вези ...“ (пишем вам о ...) и почети одатле.
   • Не користите текстурни језик, велике убоде или дугачке и заобилазне реченице - саопштите оно што требате да изнесете што је могуће језгровитије и јасније.
   • Изразите то убедљиво. Чини се да је већина сврхе писања писма убеђивање читаоца да нешто учини: предомисли се, исправи грешку, пошаље новац или предузме неку акцију. Покушајте да наговорите примаоца поруке да ради шта желите.

2. 

   Користите заменице лица. Идеално би било да у свом писму користите заменице особа „И“ (И), „ве“ (ми) и „иоу“ (ви). Опишите га као „ја“ (ја) и читаоца назовите „ви“ (пријатељ / деда / бака / брат / сестра).
   • Имајте на уму да ли пишете у име организације. Ако пружате изгледе за раст своје компаније, требало би да користите „ми“ (ми) како бисте читаоцима дали до знања да говорите у име компаније. Ако пишете о свом личном мишљењу, користите „ја“ (ја).

3. 

   
   
   Пишите јасно, сажето и сажето. Обавестите читаоце шта тачно желите да кажете. Читаоци ће брзо одговорити на вашу поруку само ако је садржај поруке јасан. Конкретно, ако желите да читаоци донесу закључке или предузму мере као одговор на ваше писмо, реците им то. Објасните своју тезу на најсажетији начин.

4. 

   
   
   Користите активне реченице. Када описујете ситуацију или подносите захтев, користите активни, а не пасивни. Пасивне реченице могу ваше писмо замаглити или не наводе уплетену особу. Поред тога, активна реченица је поједностављена и једноставнија. На пример:
   • Пасивна реченица: Сунчане наочаре нису дизајниране нити произведене с обзиром на њихову трајност.
   • Проактивна изјава: Ваша компанија дизајнира и производи сунчане наочаре без обзира на њихову трајност.

5. 

   
   
   Будите прикладно отворени. Писма пишу људи и обраћају се људима, зато избегавајте крута слова ако је могуће. Не можете изградити нови однос неособним писмом и недостатком отворености. Међутим, избегавајте да користите колоквијални језик или сленг, попут фраза „знате“ (знате), „мислим“ (мислим) или „желим“ (желите да учините - скратите са „желим“). велики '). Нека ваш тон буде озбиљан, али пријатељски и ентузијастичан.
   • Ако добро познајете примаоца, требало би да им неформално упутите лепе жеље.
   • Користите сопствени суд када одлучујете у којој мери ћете се изразити. Понекад вам мало хумора може помоћи да се успешно договорите, али будите опрезни када задиркујете да то може бити грешка.

6. 

   Уљудни и уљудни. Чак и ако напишете писмо да бисте се жалили или изразили забринутост, и даље можете бити љубазни. Ставите се на место пријемника и смислите било које идеје које смислите, на разуман начин да читаоци виде да сте увек одушевљени и спремни да помогнете.
   • На пример, можете поднети грубу жалбу попут ове: „Мислим да су вам сунчане наочаре лоше и нећу их више никада купити.“ Међутим, можете да напишете на љубазнији начин: „ Разочаран сам производом за сунчане наочаре ваше компаније и планирам да наочаре купим негде другде у будућности.

7. 

   За додатне странице користите образац заглавља „друга страница“. Већина пословних писама треба да буде кратка на једној страници. Али ако је питање о којем говорите дуже, попут уговора или правног, можда ће вам требати још неколико страница. Користите образац заглавља „друга страница“, који обично има скраћену адресу и исти тип папира као заглавље прве странице.
   • Нумерисање страница на врху странице са другом и следећим страницама. Такође можете додати имена и датуме прималаца.

8. 

   Резиме садржаја. У последњем пасусу резимирајте главне тачке и јасно наведите кораке у свом акционом плану или шта можете очекивати од примаоца поруке. Имајте на уму да вас прималац може контактирати да би питао или разговарао, захваливши му се на интересовању за писмо и вашу тему. реклама

Део 3 од 4: Завршавање писама

1. 

   Изаберите завршну реченицу. Закључак, попут поздрава, показује поштовање примаоца и степен свечаности писма. „С поштовањем“ или „С поштовањем“ је обично сигуран избор; Можете размотрити и друге опције као што су „Срдачно“, „С поштовањем“ (Срдачан поздрав), „Поздрав“ и „С поштовањем“. Такође можете одабрати нешто мање формалан, а опет професионалан крај попут „Све најбоље“, „Најлепше жеље“. , „Срдачан поздрав“ и „Хвала“ и „Хвала“. Користите зарезе након реченице.

2. 

   Потпиши. Оставите око четири реда празна, па их потпишите. Потпишите потпис након штампања писма или ако га пошаљете е-поштом, скенирајте слику потписа и залепите га у овај део поруке. За потпис би требало одабрати плаво или црно мастило.
   • Ако некоме потписујете писмо, испред свог потписа напишите „пп:“. „Пп“ је скраћеница за „пер процуратионем“ (попут „по агенцији“ или „у име“).

3. 

   Унесите своје име и контакт податке. Испод потписа унесите своје пуно име, наслов, број телефона, адресу е-поште и све могуће начине контактирања. Свака информација је написана у посебном реду.

4. 

   Додајте скраћеницу дактилограф. Ако је неко други откуцао писмо, под потписом додајте иницијале ове особе. Понекад су били укључени и иницијали особе која је написала писмо. Због тога је важно разликовати онога ко је написао писмо и ко га је откуцао.
   • На пример, ако сте управо додали иницијале дактилографа, напишите их малим словима: мј
   • Ако додате скраћенице писца, напишите их великим словима, а скраћеницу дактилографа малим словима: РВ: мј. Такође можете да користите косу црту између две скраћенице: РВ / мј.

5. 

   Напомена у прилогу докумената. Ако приложите документ да га прималац види, додајте га у неколико редова испод података о контактима, бележећи број и врсту документа. На пример, можете написати: „Прилози (2): животопис, брошура“ („Прилог (2): животопис, брошура“).
   • Такође можете да скратите „Кућишта“ као „Кућишта“. или „Енц.“.

6. 

   Додајте примаоце. Ако копију писма пошаљете другој особи, у писмо треба да наведете име те особе. Можете да додате белешке тако што ћете откуцати „цц:“ испод реда „Кућишта“, „цц“ је „љубазна копија“ са именом и насловом особе („цц“ „Карбонска копија“ (карбонска копија) када се писмо куца на карбонском папиру).
   • На пример, напишите: „цц: Мари Смитх, потпредседница маркетинга“ („Драга: Мари Смитх, заменик менаџера маркетинга“).
   • Ако желите да додате другог примаоца, унесите име друге особе директно испод имена прве особе и не треба вам „цц:“.
   реклама

Део 4 од 4: Готово

1. 

   Уредите своју поруку. Изглед је кључни елемент професионалног писца слова. Сигурно ће читалац лако увидети да сте компетентни и одговорни исправљајући и најмање недостатке у писму. Можете да покренете наредбени правопис да бисте проверили правопис на речи, али можете и да пажљиво прочитате писмо пре слања.
   • Питајући се да ли је писмо било јасно и концизно. Постоји ли пасус са више од три или четири реченице? Ако јесте, можете ли избрисати непотребне пасусе.
   • Ако је писмо заиста важно, можете замолити пријатеља или колегу да га брзо провере. Понекад вам само одвајање неколико секунди може помоћи да уочите грешке или неспретну употребу речи коју можда нисте видели.

2. 

   Не клањајте пошту. Ако порука има више страница, избегавајте хефтање поруке. Ако желите да будете сигурни да су странице правилно поредане, користите спајалицу у горњем левом углу.

3. 

   Маилинг. Ако шаљете пошту, користите пословну коверту. Ако је доступна коверта са одштампаним логотипом компаније, користите је. Јасно одштампајте повратну адресу и адресу примаоца. Слово сложите у три дела, тако да се, када прималац отвори поруку, први део поруке преклопи на врху, а затим отвори на доњем преклопнику. Уверите се да имате довољно марака, а затим га пошаљите.
   • Ако сматрате да је руком написана адреса замазана и не одговара вашем професионалном стилу, унесите адресу словом, ставите коверту у штампач и одштампајте адресу на коверти.
   • Ако је писмо изузетно важно и / или хитно, пошаљите га путем курира.
   • Ако поруку желите послати е-поштом, претворите је у ХТМЛ формат или сачувајте поруку у ПДФ-у да бисте задржали формат. Ипак је слање папира боље.
   реклама

Савет

• Користите добру оловку за потписивање слова.
• Брзо.Ако не можете да одговорите на захтев пошиљаоца у року од недељу дана, обавестите га о томе и обавестите их када могу добити одговор од вас.
• Фокусирајте се на позитивно. Разговарајте о стварима које можете учинити, а не о стварима које не можете. На пример, ако немате артикал на залихи, немојте рећи купцу да не можете да испуните његову наруџбину, већ реците да је производ популаран тако да ваше стране нема на залихи. . Затим им реците када им можете понудити производ.
• Ако напишете писмо са пуно садржаја, прво треба да наведете те ствари.
  • Наведи све ствари које желиш да покријеш. Не брините због поруџбине.
  • За сваки садржај наведите кључне речи, примере, аргументе и чињенице.
  • Прегледајте садржај у оквиру како би одговарао вашој сврси и вашој публици.
  • Исеците све неповезане проблеме.
  • Информације распоредите у редоследу који је најбољи за читаоца.

Упозорење

• Не пишите слова ласкавим реченицама. Прави комплимент је прихватљив, али ако га учините превише, читалац ће осетити да радите ласкајући, а не својом способношћу.
• Не користите превише оштар и импозантан тон. Запамтите, пословним писмом покушавате да ојачате или започнете професионални однос.