Садржај

• На корак
• Метод 1 од 2: Створите план за управљање организационим променама
• Метод 2 од 2: Пратите промене на пројекту
• Савети

Постоје две врсте планова управљања променама. Један је забринут за утицај који промена има на организацију и ублажавање транзиције. Други уноси измене у један пројекат и даје јасан запис о подешавањима или променама на производу на нивоу пројекта. Оба плана имају за циљ јасну комуникацију о томе шта треба учинити правилно и тачно.

На корак

Метод 1 од 2: Створите план за управљање организационим променама

1. Покажите разлоге промене. Наведите факторе који су довели до одлуке о промени, попут празнина у учинку, нове технологије или промене у изјави о мисији организације.
   • Један од могућих приступа је описивање тренутне ситуације у организацији и будуће ситуације коју овај план жели да створи.
2. Утврдите коју промену извршити и њену величину. Укратко опишите очекивану природу плана управљања променама. Наведите да ли ће ово утицати на описе послова, процедуре, политику и / или структурну организацију. Наведите одељења, радне групе, системе или друга подручја која ће претрпети промене.
3. Наведите подршку заинтересованих страна. Наведите све заинтересоване стране на које план утиче, као што су, на пример, виши менаџмент, менаџери пројеката, спонзори пројеката, крајњи корисници и / или запослени. Пишите свакој групи ако заинтересована страна подржава промену.
   • Можете приказати графикон за кратко и јасно саопштавање ових података. Графиконе можете поделити на „Свест“, „Ниво подршке“ и „Утицај“ за сваку заинтересовану страну, на основу високе / средње / ниске оцене.
   • Ако је могуће, можете водити један-на-један разговоре да бисте затражили подршку.
4. Окупите тим за управљање променама. Овај тим је одговоран за добру комуникацију са свим заинтересованим странама, навођење забринутости и осигуравање да процес промена буде што глаткији. Изаберите људе који уживају велики кредибилитет у компанији и који имају добре комуникацијске вештине.
   • Овај тим укључује иницијатора процеса промена са највишег нивоа управљања. Нагласите да ово укључује заиста активан рад на покретању промена и да се не ради само о одобравању плана.
5. Развити приступ како би се извршно особље организације укрцало. Од највеће је важности добити подршку вођа организације да би промена била успешна. Нека сваки извршни члан особља пружи повратне информације о промени и сарађује са сваком особом да преузме активну улогу у промоцији промене.
6. Припремите план за сваку заинтересовану страну. За сваку заинтересовану страну, укључујући оне који подржавају промену, процените ризике и недоумице. Задајте тиму за управљање променама да реши ове проблеме.
7. Саставите план комуникације. Комуникација је најважнији део плана управљања променама. Редовно комуницирајте са свима на чији рад промене утичу. Нагласите разлоге за увођење промена и користи које долазе са њима.
   • Заинтересованим странама треба дати могућност двосмерне комуникације лицем у лице. Приватни састанци су веома важни.
   • Комуникација треба да потиче од главног покретача промене, од непосредног руководиоца сваког запосленог и од било ког додатног гласноговорника коме заинтересована страна верује. Сва комуникација мора преносити доследну поруку.
8. Откријте одакле долази опозиција. Промене увек воде противљењу. То се дешава на индивидуалном нивоу, па разговарајте лично са заинтересованим странама да бисте сазнали зашто. Пратите жалбе како би их тим за управљање променама могао решити. Ту се посебно укључују:
   • људи немају мотивацију да се промене или немају осећај хитности
   • људи не разумеју ширу слику нити зашто су промене неопходне
   • недостаје учешће у процесу
   • људи су несигурни у погледу свог посла, будућег положаја или захтева и вештина
   • менаџмент не испуњава очекивања у вези са применом или саопштавањем промена
9. Решите блокаде. Много притужби може се решити интензивном комуникацијом или променом комуникационе стратегије тако да се разговара о одређеним проблемима. Остале жалбе захтевају различите приступе који се могу интегрисати у ваш план или доделити тиму за управљање променама да би их применио. Размислите који од ових приступа одговара ситуацији у вашој организацији:
   • За промене у описима послова или процедурама, обука запослених нека буде приоритет.
   • Ако очекујете стресну транзицију или ону са мало мотивације, организујте догађај или обезбедите погодности за запослене.
   • Ако заинтересоване стране нису мотивисане за промену, дајте подстицаје.
   • Ако се заинтересоване стране осећају искључено, организујте састанак како бисте прикупили повратне информације и размотрили које промене можете да унесете у план.

Метод 2 од 2: Пратите промене на пројекту

1. Дефинишите функције управљања променама. Наведите функције које ће бити додељене за овај пројекат. Опишите одговорности и вештине за свако радно место. Морате да обезбедите најмање једног менаџера пројекта који ће применити промену на свакодневном нивоу и спонзора пројекта за праћење укупног напретка и доношење одлука о управљању променама на високом нивоу.
   • За велике пројекте у великој организацији улогу менаџера пројеката можете поделити између различитих људи, од којих сваки има одређене вештине.
2. Размислите о успостављању одбора за контролу промена. Софтверски пројекти углавном имају одбор за контролу промена који чине представници сваке групе заинтересованих страна. Овај одбор одобрава захтеве за промену уместо менаџера пројекта и доставља одлуке заинтересованим странама. Овај приступ добро функционише за пројекте који укључују различите заинтересоване стране и пројекте чији опсег и циљеви морају бити поново процењени.
3. Успоставите процедуру за издавање захтева за промену. Једном када је неко из пројектног тима пронашао начин да напредује, како ову идеју претворити у стварност? У овом плану опишите поступак који је одобрио тим. Ево примера:
   • Члан тима попуњава образац за захтев за промену и шаље га менаџеру пројекта.
   • Менаџер пројекта уноси образац у евиденцију захтева за промену и ажурира га како се захтеви извршавају или одбијају.
   • Менаџер додељује члановима тима да развију детаљнији план и процене потребан напор.
   • Менаџер пројекта шаље план спонзору пројекта на прихватање или одбијање.
   • Промена је примењена. Актери се редовно информишу о напретку.
4. Направите образац за захтев за промену. Следеће информације треба да буду укључене у сваки захтев и додате у дневник:
   • датум промене пријаве
   • број захтева за промену, који даје руководилац пројекта
   • наслов и опис
   • име, е-маил и број телефона подносиоца пријаве
   • приоритет (висок, средњи или низак). Планови управљања хитним променама имају различите рокове.
   • број производа и верзија (за софтверске пројекте)
5. Додајте додатне информације у дневник промена. Овај дневник такође треба да евидентира одлуке и њихово извршење. Поред података наведених у обрасцу захтева за промену, морате обезбедити простор за следеће информације:
   • одобрење или одбијање
   • потпис лица које одобрава или одбија пријаву
   • рок за спровођење промене
   • датум престанка промене
6. Пратите велике одлуке. Поред дневника промена који прати дневне промене, такође можете водити евиденцију свих главних одлука које су донете. Захваљујући овом извештају лакше је пронаћи дугорочне пројекте или пројекте који су подложни променама у њиховом управљању. Овај извештај такође може послужити као основа за комуникацију са купцима или највишим руководећим особљем. За било какве промене у термину, величини пројекта или захтевима пројекта, нивоима приоритета или стратегији, водите евиденцију о следећим информацијама:
   • који је донео одлуку
   • када је одлука донета
   • резиме разлога који стоје иза одлуке и поступка за њено извршење. Додајте документе који се односе на овај поступак.

Савети

• Изградите поверење и лојалност како са својим особљем тако и са својим купцима. Људи се често осећају непријатно због промена. Преносећи поруку да на прво место стављате интересе својих запослених, добијате њихову подршку.