Садржај

• Кораци
• Упозорење

Када је потребно послати е-пошту одељењу за корисничку подршку, неким људима је тешко. Како треба писати писма е-поштом кад сте увек писали писма на папир у прошлости? Које конвенције или протоколи постоје за захтеве за корисничку подршку? Иако ће свака професија, регион и култура имати различита правила, постоје опште смернице које ће вам омогућити да постигнете свој циљ слањем е-поште корисничкој служби.

Кораци

Део 1 од 3: Истраживање веб страница

1. 

   Тражим одговор. Пре него што напишете е-пошту одељењу за корисничку подршку компаније, уверите се да веб локација компаније нема одговор на ваше питање. Многе компаније су одговориле на уобичајена питања на страницама са честим питањима и подршком.
   • Овим одељцима за подршку можете лако приступити на веб локацији компаније тако што ћете прећи курсором преко дна странице и кликнути на везе „Контакт“, „Помоћ“ или „Корисничка подршка“.

2. 

   
   
   Пронађите страницу за корисничку подршку. Ако не можете да пронађете везу за корисничку подршку на дну веб странице, можете да користите оквир за претрагу. То може бити текстуално поље за унос података или симбол лупе у горњем десном углу почетне странице. Укуцајте појмове за претрагу, као што су „брига о купцима“ или „контакт“, и притисните тастер Ентер.
   • Обично на страници „Контактирајте нас“ компаније пружају образац са информацијама путем е-поште да би купци могли да коментаришу или се жале.
     • Погледајте ову страницу да бисте били сигурни да сте добили копију; у супротном, пронађите адресу е-поште са које ћете користити лични рачун е-поште за слање поште, што вам помаже у архивирању порука.

3. 

   
   
   Користите траку за претрагу. Пронађите тему коју треба да поставите на истој траци за претрагу коју сте користили за проналажење адреса е-поште корисничке службе. Тражење тема или питања на овај начин помоћи ће вам да добијете одговоре без потребе за е-поштом.
   • Пажљиво претраживање помаже вам да схватите када заиста желите да пошаљете е-пошту. Ако је писање е-поште о проблему већ на веб локацији, тим корисничке службе ће вероватно помислити да сте тежак и пасиван гост, а самим тим и потенцијални купац.
   • Погледајте најчешћа питања. У многим случајевима на ваше питање је већ одговорено у одељку ФАК. Многе веб локације подржавају овај одељак како би смањили број е-порука послатих корисничкој служби.

4. 

   
   
   Истраживање политике компаније. Ако не можете да пронађете одговор на свој проблем у траци за претрагу или у често постављаним питањима, више можете пронаћи у одељку „О нама“ или на страници Политика враћања. Задржите показивач миша на дну веб странице и пронађите везе. Пронађите било коју везу која садржи одговор на ваше питање, укључујући: О нама, Садржај, Кредитне картице, Доступне производе, Политику поврата, Политику приватности, Услове коришћења итд.
   • Чак и ако одговор није пронађен у овим везама, читање информација помоћи ће вам да искористите додатно знање компаније да бисте путем е-поште добили потребну подршку.
   реклама

2. део од 3: Писање е-поште

1. 

   Идентификујте ово као жалбу или е-пошту са комплиментом. Нису сви имејлови послати корисничкој служби жалбе или питања. Можда само желите да им захвалите на подршци. Већина компанија радо поздравља ове позитивне е-маилове као и е-маилове са питањима.
   • У ствари, понекад су жалбе брже и директније од е-поште. Е-пошта је прикладна само када пошаљете захвалницу или поставите питање без тренутног одговора, али ако желите одмах да решите проблем, најбоље је да позовете.

2. 

   Јасно напишите наслов. Напишите смислен наслов и пређите на ствар. То ће помоћи особљу корисничке службе да прво види вашу е-пошту у пријемном сандучету и тако брже реагује. Напишите кратке наслове, укључите сажетке е-поште и затражите победнички одговор.
   • Пример: „Пас је угризао мој Цхацос са доживотном гаранцијом - Потребно је разменити“

3. 

   Почните са поздравом. Када напишете јасан наслов, следећи корак је поздравити особље корисничке службе. Не покрећите проблем у журби. Нећете пропустити поздрав приликом личног позива или састанка, зар не? Можете једноставно написати „Поштована корисничка служба“.
   • Нађи име за поздрав. Неке мале и средње компаније наводе имена својих агената за корисничку подршку, а записивањем имена запосленог обрадоваће их да пруже подршку некоме тако допадљивом и љубазном као што сте ви.
   • Поздрав можете завршити зарезом или двотачком. На пример, Служби за кориснике ИЛИ Служби за кориснике:

4. 

   Користите стандардни правопис. Покажите поштовање према примаоцима записујући у складу са стандардима. Не користите сва велика слова, неуредне комбинације великих и малих слова или фонтове дизајниране да изгледају попут рукописа. Само треба да куцате стандардном интерпункцијом, правописом и великим словом. Ово ће вам помоћи да поштујете вашу е-пошту.

5. 

   Одржавајте учтив тон. Будите љубазни без обзира да ли пишете е-поруку са жалбом или изражавате бес. Бићете цењени гост и заузврат ћете добити љубазнији третман.

6. 

   Представи се. После поздрава треба да се представите. Представите своје име и покажите да сте први пут или сте купили неколико пута. У оба случаја, особље ће желети да вам угоди. Ако је потребно, наведите свој географски положај (за производе или услуге на отвореном).

7. 

   Бити јединствен. Користите одређене речи у е-поруци. Избегавајте да користите генеричке изразе, попут „моји производи“; Уместо тога, требало би да дате детаљан опис производа или услуге и зашто треба да напишете е-пошту. Опишите било који инцидент у вези са производом / услугом како би запослени могли тачно да идентификују проблем. Укључивање ових потребних података у прву е-пошту помоћи ће избегавању додавања дугих е-порука.
   • Користите везу до производа ако је доступна, тако да се запослени може одмах позвати на њу на основу онога што описујете.
   • Напишите број поруџбине у е-пошту, јер ће већина запослених тражити те податке. Овај број се користи за праћење поруџбина и складиштење у систему.

8. 

   Поставите јасна питања. Пређите директно на ствар у е-поруци. Не звони около. Када се поздравите са запосленима и представите, започните писање новог пасуса који показује тачно шта се дешава, користећи одређене формулације.
   • Ако желите, директно затражите подстицаје. Међутим, можда сте стидљиви када тражите попуст, оставите то по страни у е-поруци. Ако желите да добијете нешто заузврат за неисправне производе, питајте директно.

9. 

   Напишите кратке пасусе. Напиши концизне одломке. У пасус напишите 1, 2 или до 3 реченице за лако читање. Ово такође помаже запосленима да брзо обраде е-пошту да би знали како да одреде приоритете. Ако адреса е-поште садржи превише речи, често ће се рангирати ниско, јер немају времена да прочитају и разумеју шта желите.

10. 

    Завршите једноставним потписом. Завршите е-пошту закључком да резимирате захтев или комплимент и на крају се опростите. Завршетак „Искрено“ ће функционисати, али можете и да прескочите опроштај и само убаците свој потпис е-поште. Хитност такође можете назначити тако што ћете рећи „радујем се вашем одговору“.
    • Потпис е-поште укључује ваше име, занимање и контакт податке. Потпис е-поште можете форматирати у поставкама е-поште и подесити да се аутоматски приказује приликом писања нових е-порука.

11. 

    Не прилажите датотеке. Први пут не бисте требали некоме да приложите ништа у е-поруци. Многе веб странице имају филтере за нежељену пошту који циљају е-пошту која садржи датотеке, због чега се е-поруке шаљу у нежељену пошту пре читања.
    • Требало би да приложите датотеку ако е-поштом шаљете пријаву за посао и од вас се тражи да приложите свој животопис у Ворд формату.
    • Не наводите своје корисничко име, лозинку или податке о кредитном рачуну / обрачуну.

12. 

    Пажљиво прочитајте пре слања. Након писања е-поште, не журите да притиснете дугме Пошаљи. Морате пажљиво прочитати е-пошту, пазећи да не постоје траљаве грешке које ометају ваше селективне речи. Било да пишете е-пошту на телефон, аутоматско „послано са мог иПхоне-а“ не може бити изговор за граматичке грешке и интерпункцију, што умањује вашу професионалност.

13. 

    Питати. Ако након неколико дана не добијете одговор е-поштом, филтер за нежељену пошту можда је блокирао вашу е-пошту или послао на доњу страницу е-поште. Пошаљите подсетник на претходну е-пошту и питајте да ли су примили вашу прву е-пошту. реклама

3. део од 3: Будите љубазни

1. 

   Напишите исправну граматику и правопис. Можда то не схватате, али један део одржавања уљудног тона је коришћење исправне граматике и правописа. Обратите пажњу да своју поруку пренесете на кохерентан начин и показује да поштујете примаоца и да сте љубазна особа.

2. 

   Покажите квалификације и знање. Не будите арогантни, већ покажите своју стручност правилном употребом речи. Осим тога, ако сте истражили веб локацију компаније и знате мало о њиховим смерницама, реците да сте прочитали, али не можете да пронађете одговор на свој проблем.

3. 

   Избегавајте одзвањање шала. Духовите коментаре и шале треба користити на правом месту, тако да се не би требали појављивати у озбиљном имејлу, бар када се први пут пошаљу. Духовит језик се сматра неприкладним и треба га избегавати у послу.
   • Једном када успоставите везу са запосленим путем неколико е-маилова, шала ће бити прихваћена и лакша за разумевање.

4. 

   Изразите се без напада. Без обзира да ли сте љути због лошег производа или услуге, изражавање емоција е-поштом неће дати жељене резултате. Представљање проблема с поштовањем и учтивошћу ефикасније је од досадне или агресивне е-поште.
   • Запамтите да своје емоције можда нећете моћи правилно да изразите речима. Ако сте узнемирени због проблема који захтева тренутно решавање, телефонски позиви ће бити ефикаснији.

5. 

   Спомените своју посвећеност и захвалност. На крају, помињање ваше посвећености компанији и ваше уважавање њихових услуга током година учиниће да се запослени осећају пријатније читајући ваше е-поруке и одговарајући на њих. брже. реклама

Упозорење

• Не наводите своје корисничко име, лозинку или информације за обрачун (кредитну картицу, дебитну картицу или банковни рачун) у е-поруци послатој корисничкој служби.