Аутор:
Peter Berry
Датум Стварања:
17 Јули 2021
Ажурирати Датум:
1 Јули 2024
Садржај
Начин на који одаберете да одговорите некоме може утицати на начин на који вас и они перципирају. Срећом, знати како и када давати повратне информације је нешто што можете научити да побољшате. Ако разговарате са неким лицем у лице, кључно је обратити пажњу на њега и пустити га да изрази своје мисли пре него што дате пажљив одговор. Када ћаскате са текстуалним порукама, морате да се придржавате неколико прећутних правила да бисте успешно комуницирали. Е-пошта је формалнији облик комуникације са професионалним конвенцијама које се морате придржавати да бисте ефикасно комуницирали и на одговарајући начин одговорили.
Кораци
Метод 1 од 3: Одговорите на текстуалне поруке
Користите свакодневни језик када пишете текст. Е-пошта, преписка, па чак и разговор лицем у лице могу се одвијати на формалнији начин. Због језгровите и ограничене природе текстуалних порука, примена опуштенијег језика је прикладна и преноси поруку да је разговор више личан.
- На пример, могли бисте да користите „б“ уместо „ви“ да бисте уштедели простор, брже послали поруку и изразили опуштени тон.
- Правила интерпункције обично су удобнија у размени текстуалних порука. На пример, обавезно правило зареза може разговор учинити бомбастичним и формалним.
- Не претпостављајте увек да је слање порука у реду, али ако друга особа користи свакодневни језик, одговорите јој да бисте јој помогли да се опусти.
Постављајте отворена питања да бисте развили разговор. Ако желите да наставите текстуално ћаскање, постављање отворених питања помаже другој особи да више разговара и изрази своје мишљење о некој теми.Постављање питања која пружају сажет, одговор са да или не учиниће разговор досадним.- На пример, ако разговарате са неким о свом послу, можете питати: „Како се осећате према новом пројекту?“
- Ако желите да сазнате више о размишљањима неке особе о некој теми, покушајте да јој пошаљете поруку попут: „Слажем се с вама, али зашто тако мислите?“
Избегавајте слање оштрих одговора или једноструких одговора. Текстуалне поруке треба да буду релативно кратке, али кратак или брзоплет одговор могу вам пренети поруку да сте љути или узнемирени због те особе. Ако одговарате на нечију поруку, пошаљите им смислен одговор који садржи најмање 1 или 2 реченице.- Понекад је сасвим прихватљиво одговорити „у реду“ ако то има смисла у контексту. Међутим, избегавајте да поново шаљете реч „К“, јер се осећа грубо и безобразно.
Савет: Ако обично дајете кратке одговоре, можете то и даље радити.
Користите интерпункцију и емоџије да бисте пренели тон. Због објективне природе текстуалних порука, људи могу разумети тон или осећања сажетим језиком. Своје идеје можете јасно саопштити помоћу интерпункције и емоџија ако ваша порука изгледа неодређено.
- На пример, могли бисте да одговорите: „Знам, хвала. :) ”, тада се у тексту не чини да вас неко нервира или нагло.
- Понекад се употребом тачака чини да сте бесни. На пример, пријатније је рећи „Не, нема га“ уместо „Не“. То нема".
Прегледајте поруку пре слања. Пре слања поруке, требало би брзо да проверите. Проверите да ли постоје грешке у куцању и уверите се да сте пренели праву поруку и да ли користите тачан тон.
- Једном када поруку пошаљете, не можете је вратити! Зато је најбоље да на брзину проверите пре слања.
Не шаљите следећу групу порука. Групе обавештења и нити текстуалних порука могу да нервирају и фрустрирају друге. Пошаљите одговор који укључује све што желите да кажете, уместо да шаљете пуно кратких порука.
- Такође је нормално послати додатни текст ако заборавите свој ум или треба нешто да појасните.
- Ако неко не одговори на две поруке заредом, вероватно не жели да разговара са вама или није на телефону. У сваком случају, требало би да им дате времена и простора да одговоре.
Затражите телефонски позив ако разговор постане превише компликован за слање порука. Текстуалне поруке треба да буду кратке и сажете. Ако текстуални разговор почне да постаје превише неспретан до те мере да не можете правилно да изразите своје мисли, питајте да ли вас особа може назвати како бисте могли детаљно да разговарате или правилно разговарате о својим мислима. Потпуна изјава тезе.
- Покушајте да пошаљете овакве поруке: „Биће лакше објаснити телефоном. Можете ли да ме позовете, хвала! "
2. метод од 3: Разговарајте директно са неким
Слушајте пажљиво кад неко разговара с вама. Кад год неко разговара с вама, успоставите контакт очима и обратите пажњу на оно што говори. То показује да слушате и разумете шта говоре.
- Обратите пуну пажњу на звучник како би се осећали пријатно кад разговарају с вама.
- Нагните се ближе или питајте партнера да ли можете да се преселите на мирније место ако вам је тешко да јасно чујете.
Обратите пажњу на невербалне знаке звучника. Говор тела може пренети више од речи човека. Док неко говори, посматрајте његов говор тела да бисте видели како треба да одговорите.
- На пример, ако неко настави да се осврће или окреће ноге напред-назад, може бити забринут или уплашен. Питајте их да ли су добро уместо да одговоре на оно што кажу.
- Такође би требало да слушате начин на који говоре. Ако говоре наглас или увредљиво, вероватно су узнемирени или бесни због разговора. Приликом реаговања требат ће вам другачији приступ како бисте избјегли даљи стрес.
Избегавајте да одговарате док неко говори. Ако сте превише узбуђени или одушевљени одговором пре него што неко заврши разговор, приметиће и можда ће бити узнемирен. Сачекајте док не заврше разговор и чули сте све што желе да кажу пре него што дате одговор.
- Било би непристојно мешати се у своје мисли док неко други говори.
Савет: Слушајте и имајте на уму главне ствари на које планирате да одговорите док неко говори, али немојте занемарити оно што касније кажу како бисте могли давати паметније или брже одговоре. брзо.
Сачекајте док не заврше са говором пре него што проговорите. Када разговарате са неким, пустите га да заврши своје мисли пре него што одговорите. На овај начин ћете знати све чињенице и информације које желе да пренесу како бисте могли да дате проницљиве и проницљиве одговоре.
- Понекад ће људи додати мало више информација након што заврше разговор. На пример, могли би да кажу: „Ох, чекај, заборавио сам да кажем ово“. Нека кажу све што желе.
Размислите о одговору како бисте могли да разговарате са самопоуздањем. Пре него што одговорите, одвојите тренутак да размислите о свим информацијама које већ знате. Ако дате одговор изван теме, друга особа ће помислити да заправо нисте слушали оно што су рекли.
- Узимање тренутка за размишљање о томе како одговорити такође осигурава давање интелигентног одговора.
Постављајте питања ако вам је потребно објашњење или више информација. Ако не можете да чујете или разумете шта неко говори, не покушавајте да одговорите неразумевањем или заблудом. Питајте их шта су рекли или шта су мислили како бисте могли да одговорите у складу с тим.
- Ако нисте сигурни у нечије намере или желите да објасне своје право значење пре него што одговоре, поставите отворено питање: "Како то мислите?"
- У реду је поново питати некога ако не чујете или не разумете у потпуности оно што је рекао.
Говорите директно и јасно када одговорите. Након што извагате информације које добијете и размислите о ономе што желите да кажете, говорите јасно и самопоуздано. Не употребљавајте двосмислен или неусаглашен језик да бисте покушали да изгледате брже или паметније. Људи цене истину, зато дајте искрене повратне информације како бисте показали да их бринете и разумете.
- Обавезно пазите да их не морате понављати.
- Знајте да ли неко други жели да разговара и дајте му прилику да разговарају.
- Нека друга особа одговори на оно што сте рекли.Не напуштајте и не прекидајте разговор јер сте имали прилику да разговарате.
Будите спремни када неко приговори. Чак и ако сте размислили о ономе што желите да кажете, увек постоји шанса да се неко успротиви вашим речима. И то је у реду! Будите спремни за случај да се неко препире или покуша да гледа с висине на оно што говорите.
- Будите мирни и немојте се љутити ако неко покушава да вас испровоцира.
- Нека други потврде своја уверења и мишљења. Не покушавајте да их приморате да прихвате ваше становиште.
3. метод од 3: Повратне информације путем е-поште
Одговорите на имејлове у року од 48 сати. Правовремени одговор на е-пошту важан је за показивање учтивости и професионалности. Не морате одмах да одговорите, али треба да одговорите у року од најмање 2 дана.
- Без обзира да ли је адреса е-поште ирелевантна за вас или грешком, одговорите пошиљаоцу да би знао да је послао погрешну особу.
У одговору на е-пошту користите професионални поздрав. Е-пошта је често формалнија од текстуалних порука или телефонских позива. Одговорите са „Здраво“ или „Здраво“ испред имена особе да бисте правилно покренули е-пошту.
- Ако особа којој одговарате посебно преферира поздрав или жели да је позовете по имену, поступите по потреби. На пример, ако желе да их зовете кратким именом, на пример „Боб“ уместо „Роберт“, користите то дато име.
Ограничите употребу ускличника. Одговор би требао имати одговарајућу граматику, правопис и интерпункцију. Међутим, ако користите превише ускличника, можете деловати неискрено или претерано агресивно. Избегавајте да их користите уколико није прикладно.
- Ускличници су одличан начин да некоме честитате или пренесете узбуђење, али ако буду злоупотребљени, биће неефикасни.
Избегавајте фонтове које је тешко видети када шаљете е-пошту. Изаберите основни фонт како би ваша е-пошта изгледала професионално. Немојте користити шарени фонт или фонт попут Цомиц Санс када шаљете е-поруке са повратним информацијама.
- Основни избор је величина 10 или 12 за фонт Ариал или Тимес Нев Роман.
Обратите пажњу на примаоца у одговору на е-пошту. Понекад помаже укључити некога другог у одговор како бисте га могли укључити у дискусију. Међутим, слање неповезаном саветнику или колеги заправо ће узнемирити или наљутити особу на коју одговарате.
- Ако у е-пошту требате укључити некога другог, користите функцију „БЦЦ“, што значи слање е-поште многим људима, али подаци о тим људима остаће приватни.
У групи е-поштом наведите коме желите да одговорите. Ако је одговор свима у групи био прави одговор, изаберите „Одговори свима“ када га пошаљете. Међутим, ако требате да поставите или појасните одређену тему или проблем са особом, пошаљите је директно тој особи.
- Ако је у е-поруци велика група људи, али требате одговорити само неколицини људи, само требате да одговорите тим људима.
Избегавајте слање е-поште са захвалницом ако то није потребно. Кратка е-пошта која није корисна за разговор неће бити потребна. Ако пошиљалац не затражи да потврдите да сте примили и разумели е-пошту, слање е-порука „Хвала“ биће непотребно и досадно.
Савет: Ако вам неко пошаље „прегледану“ поруку, потврдите да сте добили поруку е-поште кликом на поруку да бисте му послали обавештење.
Поново прочитајте е-пошту и проверите примаоца пре слања. Правописне или граматичке грешке могу учинити вашу е-пошту непрофесионалном. Пре слања, одвојите тренутак да поново прочитате одговор. Проверите тачан правопис и граматику и уверите се да шаљете праву особу.
- Не зависите од провере правописа да бисте пронашли све грешке!
- Покушајте наглас да прочитате е-пошту пре него што је пошаљете, да бисте могли јасно да чујете садржај.
- Апликације или програми за е-пошту често аутоматски попуњавају адресе е-поште док уписујете поља са подацима о примаоцима, што може довести до случајног слања е-поште погрешној особи.
