Како водити записник са састанка

Видео: КАК ЗАБЛОКИРОВАТЬ САЙТ, ЧТОБЫ ОН НЕ ОТКРЫВАЛСЯ НА КОМПЬЮТЕРЕ

Садржај

Кораци
Метод 1 од 3: Припрема за састанак
Метод 2 од 3: Током састанка
Метод 3 од 3: Након састанка
Савјети
Упозорења
Шта ти треба

Као секретар корпорације или секретар одбора, или можда власник малог предузећа, постоји могућност да ћете се суочити са потребом да водите записнике са корпоративних састанака. Овај задатак је веома важан, јер није само законски услов, посебно за непрофитне организације: ови протоколи су део службене евиденције компаније, њене историје. Протоколи се могу урадити прилично лако ако се поштују одређена правила и формат.

Кораци

Метод 1 од 3: Припрема за састанак

1 Пошаљите обавештење о састанку са датумом, временом, местом и сврхом састанка унапред (неколико недеља унапред) свима који се очекују да присуствују.
2 За сваког члана одбора припремите посебан пакет који укључује: обавештење о састанку, записник са претходног састанка, списак контакт информација и онога што ће бити представљено на састанку (нпр. анализе и извештаји о буџету). Ако су информације повјерљиве, пренесите их само ако се појаве, након што су запосленици (у неким случајевима) и гости напустили просторије.
3 Уверите се да имате при руци опрему за снимање коју највише користите, као што су: бележница, фасцикла, лаптоп или диктафон.
4 На дан састанка побрините се да сви учесници имају материјал за писање, значке (ако је потребно) и освежење.

Метод 2 од 3: Током састанка

1 Забележите следеће податке:
- Назив организације и тип састанка.
- Да ли је обавештење о састанку послато, и ако јесте, када.
- Датум састанка и место одржавања састанка.
- Време када је састанак почео.
2 Запишите разлог састанка, на пример: квартални састанак одбора или годишњи избор службеника.
3 Треба навести:
- Чланови одбора, службеници и запослени присутни на састанку и њихове одговорности.
- Они који су одсутни.
- Присутни гости, који су их позвали и разлози зашто су присуствовали догађају.
- Име и звање председавајућег састанка.
- Особа која води записник са састанка.
4 Наведите број чланова потребних за кворум и да ли је тај број достигнут.
5 Забележите резултате гласања за прихватање, ревизију или повлачење из записника са последњег састанка.
6 Измените претходне протоколе по потреби.
7 Изразите стварна питања из претходног протокола и забиљежите ток њихове дискусије, резултате гласања или укупан исход.
8 Забележите било које друге гласове, на пример изборе службеника и број гласова за, против или уздржаних. Осим оних који су били уздржани, није потребно записати имена људи и начин на који су гласали. Наведите разлог сваког одбијања гласања и да ли је неко напустио просторију током овог гласања.
9 Наведите тачке дневног реда и оставите мало простора између њих за писање белешки.
10 Запишите дискусију о тачкама дневног реда и о томе шта је ко рекао и ко је рекао.
11 Наведите сва актуелна питања о којима је било речи током састанка, као и људе који ће морати да говоре на следећем састанку.
12 Забележите све дискусије о тачкама које нису на дневном реду и ко их је питао, као и исход тих дискусија.
13 Наведите исход оних одлука које су предложене за поновно разматрање, ажурирање или гласање. Званична одлука биће представљена као посебан документ.
14 Наведите датум и време следећег састанка.
15 Имајте на уму да је састанак већином гласова или једногласном одлуком проглашен затвореним. Наведите време завршетка састанка.

Метод 3 од 3: Након састанка

1 Завршите протокол што је могуће потпуније и учините то што је раније могуће.
2 Масним словима истакните све резултате гласања, тачке дневног реда и донете одлуке.
3 Поделите копије записника свим учесницима састанка што је пре могуће како бисте добили повратну информацију о његовом садржају. Ако нису предложене никакве промене, формализујте записник, а затим га ставите у посебну фасциклу за корпоративне састанке. Поделите копије коначне верзије записника свим учесницима састанка и онима који су одсуствовали са састанка.

Савјети

Ако нешто не разумете, одмах поставите одговарајућа питања како би дискусија била правилно снимљена. Да бисте затражили било какво појашњење, не морате чекати док у потпуности не саставите протокол.
Донете одлуке и резултати гласања морају бити назначени у записнику, али се и њихове копије морају чувати у посебном фолдеру на месту заштићеном од ватре, воде и других фактора. Електронске копије такође треба чувати у овој фасцикли.
Не покушавајте да забележите сваку реч током састанка: пишите уопштено о ономе што је речено. Можете детаљније открити ток дискусије након што завршите са попуњавањем записника.
Смернице ваше компаније могу забранити употребу електронских комуникација. Ово је прилично ретко - све зависи од времена када су правила написана и од тога да ли су се годинама ревидирала. Стога, пре него што на овај начин комуницирате са учесницима састанка, уверите се да ништа не кршите. Такође можете предложити измене ових врста правила ако су безнадежно застарела.

Упозорења

Будите пажљиви када подносите нацрт записника присутнима на преглед и ревизију, јер им то даје прилику да промене оно што су рекли. Када протокол буде у потпуности завршен, уверите се да су сви упознати са свим изменама у њему: на овај начин ће се информације правилно тумачити и нико неће бити заведен.