Садржај

• Кораци
• Савет
• Шта вам је потребно

Организовање канцеларијских датотека није једноставан задатак, посебно када је реч о организацији великих количина датотека и докумената. Међутим, овај изазов можете превазићи планирањем унапред и одлуком о систему архивирања. Ово вам помаже да организујете профил предузећа и брже ћете пронаћи важне документе. Можете погледати доњи чланак о томе како организовати канцеларијске записе како бисте започели мисију.

Кораци

1. део од 3: Тачно распоредите време

1. 

   Одвојите одређено време за организовање апликације како бисте избегли сметње у средини. Припремите картон и налепнице за стварање новог профила пре него што започнете. реклама

2. део од 3: Организујте документе и евиденције

1. 

   
   
   Подијелите хрпе докумената и датотека на мање комаде којима се лакше може управљати.
   • Обрадите снопове један по један и очистите или уништите непотребни папир да бисте смањили количину и ограничили вишак.
   • Остатак докумената и датотека поделите у два одвојена дела, један за датотеке које треба обрадити у наредним месецима, а други за архивске датотеке које не захтевају хитну обраду.

2. 

   
   
   Организујте фасцикле по абецеди ако имате профил клијента. На пример, ако је свако везиво име особе или компаније, можете сортирати записе по имену те особе. У том случају, сваку картицу профила треба да означите с пуним именом купца. Организујте своје корице по абецеди, а затим обележите фиоку за архивирање да бисте видели која фиока има име које почиње одређеним словом.

3. 

   
   
   Поредај по категорији ако се ради о евиденцијама многих делова предузећа. Неки записи се односе на рачуне, гаранције или уговоре и морате их поделити у различите категорије. Означите сваки запис према потреби и ставите на њега све релевантне документе. Можда ће бити потребно да направите секундарни профил, па помоћу поклопца за вешање означите сваку категорију, а поклопац секундарни.
   • Створите портфолио хитних докумената како бисте брзо могли пронаћи важне радове.
   • Привремене датотеке ставите испред, а архивске датотеке у задњи део ладице како бисте лакше приступили датотекама којима је потребна обрада.
   реклама

3. део од 3: Сортирање записа по месецима

1. 

   Поред коришћења горе наведених метода, своје регистре можете организовати према месецу (и години). Ако немате времена да то одмах средите, можете своје папире ставити у месечну евиденцију за обраду датума. Овај корак вам такође помаже да брже одредите где да складиштите документе.
   • Месечни запис је такође погодан за чување докумената других врста.

2. 

   На крају године проверите радове који су остали у месечном запису и можда ћете сазнати да образац, као и нова група профила (назив категорије) недостају у систему. Направите профиле за те радове у новој години.

3. 

   Исјеците преостале папире по мјесецима. Држите у евиденцији под „Мешовита“ група (Година-). реклама

Савет

• Након организовања евиденције, морате да одржавате уред у канцеларији. Поправите систем вођења евиденције и вратите папире на право место.
• Баците, рециклирајте или уништите непотребне документе како бисте избегли неовлашћене промене у новом систему вођења евиденције.

Шта вам је потребно

• Ормари за картотеку
• Висећи поклопац
• Тврди увез
• Налепнице
• Маркери