Садржај

• На корак
• 1. део од 2: Састављање пословног писма
• 2. део од 2: Писање пословног писма
• Савети

Када водите посао, вероватно морате писати писма својим купцима. Можда ћете морати да им кажете о новим догађајима или специјалним понудама или ћете морати да одговорите купцу који има жалбу у име вашег предузећа. Без обзира на разлог вашег писма, увек користите професионални тон.

На корак

1. део од 2: Састављање пословног писма

1. Користите професионалну заглавље. Пословно писмо представља вашу компанију. Дакле, мора изгледати препознатљиво и бити висококвалитетно. На њему мора бити и логотип компаније или бренд.
   • Можете направити заглавље са распоредима у програму Мицрософт Ворд. Обавезно користите постојећи логотип или бренд у заглављу.
2. Отворите програм за обраду текста. Увек треба да креирате пословно писмо на рачунару.
   • Креирајте нови документ и поставите маргине документа на 1 инч.
   • Користите фонт серифа као што је Тимес Нев Роман, Георгиа или Ариел. Обавезно користите величину фонта која није већа од 12, али не мања од 10. Писмо не би требало да буде тешко за читање због нетачног фонта или величине.
   • Обавезно користите један размак.
3. Користите облик блока. Блок образац је најчешћи формат за пословна писма. Такође је најлакше радити. Сваки наслов мора бити насупрот левој маргини и након сваког наслова остаће размак. Почевши од врха до дна, ваше пословно писмо требало би да има следеће наслове:
   • Тренутни датум или датум слања писма. Датум је важан јер се може користити за вашу евиденцију и податке адресата. Тада се такође може легално користити. Пазите да је датум тачан.
   • Адреса пошиљаоца. Ово је ваша адреса, форматирана у стандардном формату адресе. Ако је ваша адреса већ на заглављу, можете прескочити овај корак.
   • Адреса примаоца. Ово се састоји од имена и адресе особе којој пишете писмо. Коришћење господина / госпође није обавезно. Дакле, ако на пример пишете Нини де Вриес, можете изоставити део Мевроув.
   • Преамбула. То може бити „Драга госпођо де Вриес“ или „Драга Нина де Вриес“. Ако нисте сигурни ко ће прочитати писмо, употребите „Поштовани. Такође можете да користите „Л.С.“, али само у крајњем случају ако немате појма ко ће читати ваше писмо.
   • Тело писма. На ово ћемо се фокусирати касније у овом чланку.
   • Затварање писма, са потписом. Ово може бити „С поштовањем“ или „С поштовањем“.

2. део од 2: Писање пословног писма

1. Утврдите ко је ваша циљна публика. Тон писма увек треба да буде професионалан, без обзира на вашу циљну публику. Али, можда ћете морати да промените језик или избор речи у зависности од примаоца. Ако пишете одељењу за људске ресурсе друге компаније, требали бисте бити формалнији на свом језику. Али ако пишете одређеном клијенту, можете користити мало лежернији или лежернији језик.
   • Одређивање циљне групе такође значи да можете бити јасни према својој циљној групи. Избегавајте употребу терминологије коју читалац не разуме. На пример, купац вероватно не зна скраћенице које се користе за свемирски програм ваше компаније, па их немојте користити у писму.
   • Златно правило писања доброг пословног писма је да будете јасни, концизни и пристојни.
2. У првој реченици навести сврху писма. Размотрите сврху писма. Да ли је обавештавање купаца о вашој новој локацији? Да ли је то подсећање купца на неплаћени рачун или неподмирени дуг? Или да одговорите на жалбу купца? Имајући овај циљ на уму, направите нацрт за прву реченицу који ће читаоцу одмах дати до знања о чему се ради у писму. Не будите нејасни у погледу сврхе вашег писма. Будите отворени.
   • Почните са „Ја“ ако желите да изразите своје мишљење као власник предузећа. Користите „Ми“ када пишете у име компаније или организације.
   • Усредсредите се на директну изјаву попут: „Овим писмом желимо да вас обавестимо“ или „Овим писмом желимо да вас затражимо“. Изјаву „И“ можете да користите и ако писмо пишете као власник предузећа. На пример: „Контактирам вас због“ или „Недавно сам то чуо ... и желео бих да знам више о ...“
   • На пример, ако ви (као власник предузећа) напишете писмо Нини де Вриес о неплаћеном рачуну од прошлог месеца, можете да започнете са: „Контактирам вас путем овог писма због неизмиреног стања на вашем рачуну из марта 2015. . "
   • Или, као запослени у компанији, ако одговорите на жалбу купца на свемирски програм компаније, можете започети писмо са „Примили смо вашу жалбу на наш свемирски програм на Марс“.
   • Можда напишете писмо како бисте обавестили купца да је победио на такмичењу или да се пласирао на курс обуке. Почните реченицом попут: „Драго ми је што вас обавестим ...“ или „Желимо да вас обавестимо да ...“
   • Ако морате да доставите лоше вести, почните са реченицом попут: „Жао нам је што вас обавештавамо ...“ или „Након пажљивог разматрања, одлучио сам да нећу ...“
3. Користите активни глас уместо пасивног гласа. У општем језику често користимо пасивни облик. Али пасивна форма чини оно што пишете досадним и збуњујућим. Активни облик је много ефикаснији у пословном писму јер даје асертивнији тон.
   • Пример пасивног облика је, на пример: „Које конкретне жалбе могу да решим за вас?“ Предмет реченице, купац („ви“) налази се на крају реченице, уместо на почетку реченице.
   • Пример активног обрасца је, на пример, „Шта могу учинити да решим ваше жалбе?“ Ова верзија реченице, у активном облику, много је јаснија и читаоцу је лакше да је разуме.
   • Коришћење пасивног облика може бити одличан начин да своју поруку пренесете без обраћања пажње на грешку или сумњиву тачку. Али користите само ово тада. Генерално, активни облик је много ефикаснији у пословним писмима.
4. Истакните претходни догађај или разговор са читаоцем, ако је применљиво. Можда сте раније овог месеца контактирали Нину де Вриес упозорењем о њеном неплаћеном рачуну. Или је можда клијент изразио незадовољство свемирским програмом на конференцији прошлог месеца. Ако сте већ комуницирали са читачем, признајте ово. Подсећа читаоца на ваш претходни контакт и чини да пословно писмо делује хитније и важније.
   • Користите фразу као што је: „Наставак мог писма о вашем неплаћеном рачуну“ или „Хвала вам на уплати у марту“. Или „Било је веома корисно чути о вашем ставу о свемирском програму на мајској конференцији.“
5. Пошаљите захтев или понудите помоћ. Поставите позитиван тон читаоцу тако што ћете упутити љубазан захтев или му понудити помоћ у облику сарадње.
   • Рецимо да сте власник предузећа и тражите од купца да плати рачун. Користите фразу као што је: „Ценим ако што пре подмирите неплаћени рачун“.
   • Рецимо да пишете у име своје компаније. Употријебите реченицу попут: „Били бисмо сретни да уговоримо састанак лицем у лице између вас и нашег службеника за људске ресурсе“.
   • Такође можете понудити да одговорите на сва питања или недоумице ваших читалаца. Користите фразу као што је: „Радо ћу вам одговорити на сва питања или недоумице у вези са вашим налогом.“ Или „Желите ли да вам пружимо више детаља о програму?“
6. Затвори писмо. Додајте позив на акцију, за себе и за читаоца. Ово може бити захтев за плаћање пре одређеног датума или напомена о формалном састанку са читаоцем.
   • Додајте реченицу у којој ћете се адресирати у будућности. „Радујем се што ћемо вас видети на састанку о буџету следеће недеље.“ Или „радујем се што ћемо о томе даље разговарати са вама током наше посете седишту“.
   • Обратите пажњу на све документе које желите да додате свом писму. Додајте реченицу као што је „У прилозима ћете пронаћи неплаћени рачун“ или „У прилогу ћете пронаћи копију нашег свемирског програма“.
   • Завршите писмо завршном реченицом. Користите „Искрено“ за купце или клијенте.
   • У службеним писмима људима које не познајете користите „Искрено“.
   • Користите „Срдачан поздрав“ или „Срдачан поздрав“ само када пишете некоме кога добро познајете или са којим сарађујете.
7. Прочитајте писмо поново. Сва тачна форматирања и речи биће узалудне ако је писмо пуно правописних грешака!
   • Обратите пажњу на било какву употребу пасивног облика и покушајте да промените реченицу у активни облик.
   • Обратите пажњу на све дуге, нејасне и сложене реченице. У пословном писму, мање је обично више, па скраћујте дужину реченица ако је могуће.

Савети

• Када штампате писмо, користите празан А4. Када пошаљете писмо, савијте га у трећине и пошаљите у стандардној коверти.