Садржај

• На корак
• 1. део од 2: Постављање извештаја
• 2. део од 2: Састављање свега

Извештај о стању може изгледати као досадан посао, али његово писање заправо може бити добра прилика за комуникацију са управом. Без обзира на пројекту на којем радите, требали бисте се усредсредити на пружање конкретних детаља који описују буџет и напредак пројекта. На почетку ставите најважније информације у резиме. Затим наставите са главним детаљима који описују пројекат у смислу резултата и изазова. Нека ствари буду кратке, али информативне и управа је одушевљена.

На корак

1. део од 2: Постављање извештаја

1. Фокусирајте се на трошкове и распоред. Без обзира на пројекту на којем радите, менаџери желе да знају како стоје ствари у погледу буџета и напретка. Поставите свој извештај прикупљајући информације о финансијском пословању пројекта. Поред тога, на време дајте неке коментаре о томе да ли је пројекат у току.
2. Будите искрени у вези са проблемима. Ако знате да постоје проблеми са трошковима и напретком пројекта, немојте их скривати. То ће касније довести до већих проблема. Уместо тога, размислите о томе како се ови проблеми односе на ствари које иду добро.
   • На пример, ако ваш пројекат укључује производњу и испоруку 1.000 мајица за 1.000 УСД, можда ћете бити забринути ако сте зарадили само 300, а већ потрошили 500 УСД.
   • Могли бисте се наћи и два дана пре рока и коментарисати то.
3. Понудите решења проблема. Део сврхе извештаја о статусу је да помогне менаџеру да одлучи о следећим корацима. Можете помоћи тако што ћете предложити решења за одређене проблеме које приметите. Док постављате извештај, водите белешке о томе како су ваша решења релевантна за трошкове и напредак.
   • На пример, ако је посао са вашим мајицама испред рока и заостаје за буџетом, ово бисте могли видети као разлог за убрзање производње и уравнотежење ствари.

2. део од 2: Састављање свега

1. Дајте извештају наслов. Започните свој писани извештај са кратким резимеом, насловом и датумом. Пошто би извештаји о статусу требали бити кратки, не морају бити на посебној насловној страници. Ако извештај подносите е-поштом, довољно је да имате јасну тему како би ваш менаџер знао о чему се ради у е-пошти.
   • Нешто попут „Извештаја Паркер Транспорт августа 2017.“ је у реду.
   • Увек дајте податке тако да буде јасно о ком периоду извештавате.
   • Ако ваша компанија користи одређене формате извештавања, обавезно користите и њих.
2. Почните са резимеом. Менаџери су заузети и морају одмах да виде најважније информације. Неколико редова на почетку извештаја иде у срж ствари, укратко објашњавајући како пројекат иде у погледу буџета и напретка.
   • Покушајте да осигурате да ваш менаџер види све информације у првим минутима читања извештаја.
   • На пример, свој извештај можете одмах започети са нечим директним попут „Паркер Транспорт тренутно прелази распоред. Потрошили смо 50% буџета и произвели 30% производа. Убрзавањем производње можемо смањити трошкове “.
   • Ако су менаџери задовољни оним што виде на почетку, можда већ знају довољно. Ако у резимеу постоји било шта што указује на проблем, могу брзо да пређу одатле до релевантних информација даље у извештају.
3. Наведите најрелевантније детаље. Наведите најважније резултате до сада, фокусирајући се на прекретнице и кључне податке. Обавестите свог менаџера у смислу резултата, а не активности.
   • На пример, не пишите нешто попут „Наши лидери у производњи, Франк и Сандра, учинили су добар посао. Франк је увек ту врло рано, а Сандра је увек последња која одлази да би се уверила да смо све произвели на време. “
   • Уместо тога, нагласите кључне податке: „Прекорачили смо 20%, јер су лидери производње (Франк и Сандра) повећали време производње за два сата дневно“.
4. Организујте чињенице. Овде можете да прилагодите извештај стилу вашег менаџера. Ако знате начин рада вашег менаџера, можете прилагодити извештај у складу с тим. Ако нисте сигурни, фокусирајте се на кратак, директан резиме у стилу који добро познајете.
   • Ако ваш менаџер жели да види велику причу, можете једном поглављу дати назив „Резултати“, другом „Изазови“, а трећем „Решења“.
   • За менаџера који воли да ствари види хронолошки, испробајте поглавље „Напредак ове недеље“ праћено „Следећи кораци“.
5. Користите метке. Менаџерима се морају пружити потребне информације брзо и на лак начин за читање. Одломци су предуги за читање и прикривање кључних информација. Али са листама је лако прегледати извештај.
   • Ако ваш менаџер или компанија изричито затраже потпуно написан извештај, наравно морате испунити ту жељу.
6. По потреби додајте визуелне елементе. Неким менаџерима је корисно да додају визуелне наговештаје како би објаснили како пројекат иде. На пример, можете ставити зелено светло поред метка о трошковима, ако то иде добро, али наранџасто светло поред напретка, ако вероватно мало заостајете.
7. Прегледајте и измените свој извештај по потреби пре него што га предате менаџеру. Правописне грешке и нетачке реченице никада нису валидне, чак ни у кратком, релативно неформалном извештају о статусу. Не ослањајте се само на електронске провере правописа и граматике. Да би извештај био кратак и директан, размислите шта се може уклонити (попут непотребних прилога и придева).
   • На пример, избегавајте фразе попут „Августовске продаје иду добро, најбољи месец до сада, захваљујући заиста одличним напорима Марие и Сама“.
   • То можете рећи и сажетије: „Августовска продаја је најбоља до сада, захваљујући напорном раду Марие и Сама.“
8. Пријави се најмање једном месечно, осим ако немате других упутстава. Ваша компанија може од вас тражити да доставите извештаје о статусу према одређеном временском оквиру, на пример недељно или двонедељно. Извештавање најмање једном месечно је генерално добро за информисање вашег менаџера. Контактирајте га ако нисте сигурни када треба да буду извештаји о статусу.
   • Ако ваш менаџер жели ређе да добија извештаје, наравно да ћете поступити онако како вас питају.