Садржај

• На корак
• Метод 1 од 3: Коришћење листе
• Метод 2 од 3: Коришћење распореда
• Метод 3 од 3: Отклањање ометања

Можда сте студент са пуним распоредом оптерећења и покушавате боље да управљате својим временом или сте послодавац који жели да осигура да његови запослени престану да троше време. Без обзира на то која је ваша улога, вероватно ћете се желети усредсредити на то како створити дневну рутину која ће осигурати да не губите време и извучете максимум из свог дана који можете. Организационе стратегије попут листа и распореда могу бити корисне, као и предузимање корака за уклањање сметњи које вам одузимају драгоцено време.

На корак

Метод 1 од 3: Коришћење листе

1. Направите листу задатака за тај дан. Почните са папиром и оловком. Размислите о задацима које желите да распоредите за тај дан или обавезама које имате и све их запишите. Ово би могла бити листа попут „намирница, веша, чишћење, домаћи задаци“ или „извештаји о статусу купаца, имејлови, састанци, папири“.
   • На листу додајте онолико задатака колико вам падне на памет, од мањих до већих. Покушајте да размислите о свакој обавези или задатку за тај дан како бисте били сигурни да ће се наћи на вашој листи приоритета.
2. Организујте задатке од највишег до најнижег приоритета. Један од начина да радите паметније је да се прво усредсредите на највиши приоритет, а затим се пробијате кроз листу до тачака са најнижим приоритетом. То се назива правилом 80/20 према којем би активности које ће вам понудити највећу корист требале одузети 80% вашег времена. Активности које вам најмање доносе треба да вам одузму око 20% вашег времена.
   • Прегледајте листу и сваком задатку дајте број, од највишег до најнижег приоритета. Тада бисте их требали поређати тако да буду поредани од највишег до најнижег, с обзиром на приоритет и оно што вам доноси сваки задатак.
3. Направите групе повезаних задатака. Једном када имате нумерирану и поредану листу приоритета, креирајте мање групе задатака који чине одређени процес. На пример, направите групу задатака као што је одговарање на е-пошту и позивање купаца који чине једносатни процес и назовите га „контакт са купцем“. Тада можете глатко и лако извршити било који задатак у том задатом временском периоду.
   • Покушајте то да урадите за све своје задатке, тако да не морате да се пребацујете између различитих процеса или да губите време на смишљање који задатак да довршите следећи. Задаци повезани са груписањем помоћи ће вам да побољшате управљање временом и смањите стрес током рада на листи приоритета.
4. Дајте себи мање времена за сваки задатак. Према Паркинсоновом закону, ако имате мање времена за извршавање задатка, смањиће се време потребно за то. Уместо да прерасподељујете време, ограничите време које ослобађате за сваки задатак тако да будете приморани да тај задатак обавите брже. Можете то почети радити пажљиво, постепено узимајући мање времена за сваки задатак, све док не дођете до идеалне тачке у којој не осећате да треба да журите, али такође немате времена да се задржавате или трошите.
   • Временом ћете развити добар осећај за управљање временом, посебно ако сте приморани да потрошите не више од ограничене количине времена на сваки задатак. Ово је корисно ако се држите исте рутине или ако се свакодневно бавите сличном листом задатака.
5. Наградите се кад је листа завршена. Када означите све задатке са листе, обично на крају радног дана, требали бисте себи дати малу награду. Ово би могла бити лепа вечера, чаша вина или време за забаву и опуштање. Награђивањем себе осигураћете да имате мотивацију да свакодневно обављате све своје задатке.
   • Такође можете да одредите колика ће бити ваша награда пре почетка дана како бисте је могли користити као мотивацију за извршавање задатака. На пример, рецимо да морате да учите за тест и да планирате да изађете на вечеру са пријатељима. Затим искористите те планове за ту вечеру као разлог да наставите да учите и данас довршите овај задатак како не бисте пропустили вечеру.

Метод 2 од 3: Коришћење распореда

1. Направите распоред за сваки сат вашег дана. Запишите ово на папир или помоћу календара на рачунару направите оквире за сваки сат радног дана или сате у дану када сте будни. То може бити од девет до пет или од десет до седам. Иако не морате сваки временски период тачно попуњавати до минута, корисно је осигурати да сваки сат вашег дана буде укључен у ваш распоред.
   • Почните тако што ћете сваки сат у дану попунити потребним задатком за тај дан. Можете почети са најважнијим задацима, а затим наставити радити док не дођете до најмање важних задатака. Ако се сматрате јутарњом особом, можете да одлучите да распоредите теже задатке раније током дана, али ако знате да обично започињете тек после ручка, сложеније задатке можете да обавите мало касније током дана дан. Покушајте да прилагодите свој распоред властитим потребама и радним навикама, јер ће на тај начин, ако га почнете користити, шансе за успех распореда бити веће.
   • Можете да направите образац за свој распоред на белој табли или календару (на мобилном уређају) тако да га можете ажурирати сваки дан, у зависности од вашег распореда за тај дан.
2. Дајте си паузу од 10 минута сваких један до два сата. Може бити тешко усредсредити се на задатак или групу задатака дуже од 1-2 сата. Обавезно правите 10-минутну паузу сваког сата или свака два сата, тако да се не осећате преморено или преморено. Током ове мини паузе, требало би да устанете и прошетате канцеларијом или разговарате са колегом у кафетерији. Можете узети шољу кафе или прошетати напољу напољу. Покушајте да правите паузе не дуже од 10 минута или мање како вам распоред не би био нарушен.
   • Такође можете сваки пут дубоко удахнути 10 пута да бисте разбистрили мисли и направили паузу. Ово вам може помоћи да стекнете другачију перспективу задатка који радите или ћете радити и да неко време будете усредсређени на себе, упркос заузетом радном дану.
3. Покушајте да први пут правилно извршите сваки задатак. Боље је не журити се и одмах обавити сваки задатак тачно него брзи преглед календара и прескакање погледа на сваки задатак. Брзи преглед ваше е-поште може довести до трајне размене е-поште, посебно ако купцима шаљете тајну или збуњујућу е-пошту. Нагазите на кочницу и одвојите време да напишете јасне е-поруке или да прочитате белешке из школе. Ако први пут правилно обавите задатак, дугорочно ћете уштедети много изгубљеног времена.
4. Замолите пријатеља или колегу да вас свако мало фокусира. Понекад нам је потребна подршка других да бисмо остали фокусирани на задатке које треба обавити. Замолите блиског пријатеља, родитеља, брата или сестру да са времена на време провере ваш распоред.
   • Тада вам могу донети шољу кафе или рећи нешто лепо, тако да можете на тренутак да се осмехнете или насмејете, а затим вратите својим свакодневним задацима. Иако можете бити заузети, само дружење са пријатељем може побољшати ваше расположење и довести до бољег управљања временом.

Метод 3 од 3: Отклањање ометања

1. Избегавајте случајно проверавање е-поште. Случајна провера ваше е-поште може створити образац „старт-стоп-старт“ у вашем радном дану и довести до губљења времена. Избегавајте стално отварање програма за е-пошту током дана, посебно ако би требало да се усредсредите на потпуно другачији задатак. Закажите 3 пута током дана да бисте проверили е-пошту: рано ујутро, после ручка и средином поподнева. Ово осигурава да вас читав дан не омета непрекидан ток е-поште и да сте одвојили време које ћете потрошити на руковање е-поштом.
   • Исти принцип се може применити и на друге облике комуникације, попут говорне поште, текстуалних порука или телефонских позива. Не покушавајте да будете стално доступни, осим ако не очекујете важну поруку или телефонски позив. Ово ограничава све прекиде у вашем току рада и помаже вам да се придржавате свог распореда.
2. Искључите телефон и интернет везу. Ако је могуће, одаберите најмање сат времена свог радног дана да вам телефон и интернет веза не буду искључени. На овај начин можете се у потпуности концентрисати на свој посао где је то потребно, без икаквог ометања од телефона или интернета.
   • Спашавање ове дистракције вам такође може помоћи да напишете тезу или свеобухватан извештај. Утишавањем телефона осигуравате да немате изговор да проверавате телефон сваких пет минута или да се увлачите у листање друштвених мрежа.
3. Обавестите друге око себе да не желите да вас узнемиравају. Покушајте да не подстичете друге да вам одвлаче пажњу или да им одвлаче пажњу другима тако што ћете свима око себе дати до знања да радите.То може значити затварање врата или постављање табле са поруком да не желите да вас узнемиравају. Такође можете послати е-пошту по канцеларији да подсетите све да је одређено радно време тихо.
4. Покушајте да не ометате своју рутину. Једном када направите листу задатака (или распоред рада), укључујући мере предострожности како бисте избегли ометање, ослањајте се на снагу воље и концентрацију како бисте се држали своје рутине. Већина људи зна разлику између добро искоришћеног времена и изгубљеног времена, па припазите да не упаднете у замку која троши време. Користите свој распоред као подршку и на крају дана уживаћете у осећају постигнућа и добро проведеном времену.