Пошаљите е-пошту корисничкој служби

Видео: ВМС России против ВМС США: кто победит в войне атомных подводных лодок?

Садржај

На корак
1. део од 3: Преглед веб странице
2. део од 3: Напишите имејл
3. део од 3: Будите љубазни
Упозорења

Неким људима је тешко да пошаљу е-пошту одељењу корисничке службе компаније. Како саставити такво писмо у облику е-маила, кад су у прошлости заиста стављани на папир? Које врсте или протоколи се примењују када поставите питање корисничкој служби? Иако се ово разликује у зависности од индустрије, региона и културе, постоје неке опште смернице како бисте осигурали да служба за кориснике правилно прими вашу е-пошту.

На корак

1. део од 3: Преглед веб странице

Потражите одговор. Пре него што напишете е-поруку компанијском тиму за корисничку подршку, уверите се да одговор није само на веб локацији. Многе компаније постављају одговоре на често постављана питања на посебној страници своје веб странице, обично под насловом „Честа питања“ или „Често постављана питања“.
- Ове странице обично можете пронаћи тако што ћете померити скроз до дна странице, а затим кликнути на „Контакт“ или „Корисничка служба“.
Пронађите страницу „Корисничка служба“. Ако не видите везу на дну веб странице, понекад можете да је пронађете тако што ћете откуцати реч у поље за претрагу. Обично ћете видети поље са иконом лупе у горњем десном углу почетне странице. Укуцајте термине као што су „корисничка служба“ или „контакт“, а затим притисните ентер.
- Страница „Контакт“ обично укључује образац е-поште у који купци могу да напишу жалбе или коментаре.
  - Погледајте ову страницу да бисте видели да ли ћете добити копију послате поруке; ако не, потражите на веб локацији адресу е-поште коју можете добити са свог личног рачуна е-поште како бисте имали доказ о преписци.
Користите поље за претрагу. Потражите тему о којој желите да поставите питање у истом прозору који сте користили за проналажење адресе е-поште корисничке службе. Ако на овај начин тражите тему или питање, одговор ћете можда пронаћи без потребе за слањем е-поште.
- Ово је такође важно ако желите да изгледате интелигентно када шаљете е-пошту. Ако нешто питате када је одговор већ јасно наведен на веб локацији, они могу у службу за кориснике помислити да сте захтевни и лењи, а самим тим и неисплативи.
- Такође погледајте често постављана питања (ФАК). Питање које желите да поставите често је већ укључено у често постављана питања. Због тога већина веб локација такође има такву страницу, како би е-пошту корисничкој служби свеле на минимум.
Прегледајте смернице компаније. Ако не можете да пронађете одговор на своје питање путем оквира за претрагу или ФАК-а, и даље можете да претражујете на страници „О нама“ или у политици враћања. Померите се поново до дна веб странице и погледајте које везе постоје. Потражите везу која може садржати одговор на ваше питање: о нама, наручивању и испоруци, повраћају, гаранцији и поправци итд.
- Иако не можете да пронађете одговор на овим везама, ипак може бити корисно погледати странице тако да у својој е-пошти можете пронаћи додатне информације о компанији.

2. део од 3: Напишите имејл

Утврдите да ли је у питању жалба или комплимент. Не морају све поруке корисничкој служби бити жалбе или питања. Можда желите да им захвалите на доброј услузи. Позитивна е-пошта је такође добродошла, као и е-пошта са питањима.
- Чињеница је да је понекад брже и директније пријавити жалбу телефоном. Е-пошта боље функционише за изражавање захвалности или постављање питања на које није потребан хитан одговор, али ако желите одмах да решите проблем, назовите.
Запишите јасну тему. Уверите се да је тема е-поруке јасна и смислена. Желите да представник корисничке службе прво види вашу е-пошту, па ћете брже добити одговор. Нека тема буде кратка, побрините се да накратко резимира вашу е-пошту и да се запослени осећа примораним да брзо отвори е-пошту.
- На пример: „Пас је јео гарантни лист - потребна замена“
Почните са поздравом. Када смислите добру тему, следећи корак је поздравити представника корисничке службе. Немојте одмах почети са својим проблемом. Лепо поздравиш некога преко телефона, зар не? То може бити тако једноставно као „Најбоља корисничка услуга“.
- Покушајте да пронађете име које ћете додати поздраву. У мањим компанијама имена представника корисничке службе понекад су наведена на веб локацији, па ће њихова употреба учинити вашу поруку личнијом и учинити је пријатнијом за рад.
- Поздрав можете завршити зарезом или двотачком. Поштована корисничка службо, или Најбоља корисничка услуга:
Држите се стандардних метода писања. Стекните поштовање запослених користећи стандардне методе писања. Не куцајте све великим словима и не користите изузетно велике или дебеле фонтове. Користите уобичајене интерпункцијске знаке, правопис и велика слова. Тада ће ваша е-пошта бити схваћена озбиљно.
Напишите уљудним тоном. Пишите љубазно, чак и ако се жалите или желите да изразите своју фрустрацију. Тада ћете бити више цењени као купац, а вероватно ће и према вама бити пристојнији.
Реци ко си. Представите се после поздрава. Запишите своје име и објасните какав сте купац и да ли сте нешто наручили први пут или сте повратни купац. У оба случаја запослени би радије задржао вас као купца. Укључите своју географску локацију ако је релевантно.
Бити јединствен. Користите одређени језик у својој е-пошти. Избегавајте генеричке изразе као што је „мој производ“. Уместо тога, детаљно опишите о ком производу или услузи је реч и зашто о томе шаљете е-пошту. Опишите све релевантне догађаје тако да запослени тачно зна у чему је проблем. Ако ове податке одмах ставите у прву е-пошту, избећи ћете дуготрајну размену е-поште.
- Користите УРЛ производа ако га имате, тако да запослени може одмах да види о чему се ради.
- У е-пошту унесите и број поруџбине, јер ће вас већина запослених ионако питати. Овај број налога односи се на стање налога у њиховом систему.
Јасно постављајте питања. Будите јасни у својој е-пошти. Не туци око грма. Када поздравите запосленог и представите се, започните нови одељак који објашњава шта се догађа на истом језику који је поменут у претходном кораку.
- Одмах затражите компензацију коју желите. Можда се не усудите да питате, али оставите по страни своју стидљивост у својој е-пошти. Ако желите нешто у замену за неисправан производ, реците то.
Напишите кратке пасусе. Уверите се да су ваши одломци кратки. Лакши је читање пасуса од једне, две или највише три реченице. Стога запослени може брже скенирати е-пошту да би утврдио да ли има приоритет, а ако сте написали велики блок текста, ваша порука може бити постављена на дно стога, јер он / она не разуме одмах на шта мислите .
Завршите једноставним потписом. Завршите е-пошту завршном реченицом која резимира ваш захтев или комплимент, а затим поздрав. Можете завршити са „Срдачан поздрав“, али такође можете одмах ставити своје име или потпис е-поштом. Такође можете показати да бисте желели брзи одговор тако што ћете рећи: „Чека се ваш одговор“ или нешто слично томе.
- Потпис е-поште је кратки блок текста који садржи ваше име, занимање и контакт податке. Потпис е-поште можете да креирате у подешавањима налога е-поште тако да се увек аутоматски приказује под новом поруком.
Још увек не шаљите ниједан прилог. Још не шаљите прилоге са првом поруком. Многе веб локације имају филтере за нежељену пошту који издвајају е-пошту са прилозима, стављајући вашу поруку у отпад пре него што је прочита.
- Морате наравно додати прилог мотивационом писму када се од вас затражи да додате резиме као Ворд документ.
- Никада не укључују корисничка имена, лозинке или податке о кредитној картици.
Прочитајте поруку поново пре него што је пошаљете. Када је ваша е-пошта спремна, немојте превише одушевљено притискати „пошаљи“. Прво бисте требали поново прочитати е-пошту да бисте се уверили да нема грешака при упису или правописних грешака које ће умањити вашу поруку. Чак и ако сте е-пошту написали на паметном телефону, аутоматска порука „послата са мог иПхоне-а“ није оправдање за правописне или граматичке грешке.
Пошаљите подсетник. Ако након неколико дана нисте добили одговор на е-пошту, могуће је да је порука завршила у нежељеној пошти или на дну низа. Напишите е-пошту у којој спомињете претходну е-пошту и питајте да ли је правилно примљена.

3. део од 3: Будите љубазни

Уверите се да имате добру граматику и правопис. Можда то не схватате, али добра граматика и правопис део су учтивног тона. Ако се потрудите да јасно комуницирате, исказујете поштовање другој страни и показујете да сте генерално љубазна особа.
Покажите да сте паметни. Не будите претенциозни, већ покажите да сте паметни показујући обиман речник. Ако сте погледали веб локацију компаније и сазнали више о њиховим смерницама, можете показати да сте све добро прочитали, али још увек нисте пронашли одговор на своје питање.
Не шалите се. Мудре примедбе и шале имају своје место и то није у е-поруци коју би требало схватити озбиљно, бар не у првој преписци. Таква врста језика може се схватити као неприкладна, а то желите да избегнете када имате посла са компанијом.
- Једном када с представником корисничке службе пошаљете напред-назад бројне е-поруке, вероватније је да ће вицеви бити прихваћени и разумљиви.
Не изражавајте се агресивно. Иако ћете бити фрустрирани начином на који се поступа са производом или услугом, стављање у љутити имејл неће вас довести нигде. Ако о свом проблему разговарате с поштовањем и љубазношћу, пре ћете добити оно што желите.
- Запамтите да је тешко своје емоције преточити у речи. Ако сте узнемирени због проблема и желите тренутно решење, боље назовите.
Спомените своју оданост и захвалност. Ако у свом имејлу напишете колико сте увек били лојални компанији, запослени ће ценити вашу поруку и брже ће одговорити.