Садржај

• На корак
• 1. део од 2: Писање дневног реда
• Креирајте дневни ред од нуле
• Коришћење шаблона календара
• 2. део од 2: Најбоље праксе за коришћење календара
• Савети

За уредан састанак потребан је добро написан дневни ред. Не дозволите да ваш састанак постане толико досадан и ефикасан као што се чини многим састанцима. Придржавајући се детаљног, али флексибилног дневног реда, можете одржати састанак усмереним и фокусираним тако да у најкраћем могућем року постигнете све циљеве састанка. Без обзира да ли желите да напишете свој календар, користите шаблон или максимално искористите календар који већ имате, погледајте 1. корак доле да бисте започели!

На корак

1. део од 2: Писање дневног реда

Креирајте дневни ред од нуле

1. Почните давањем наслова календару. Од најфиније литературе до најсуве прорачунске табеле, готово сваки важан документ треба наслов, а дневни ред састанака није изузетак. Ваш наслов треба читаоцу да каже две ствари: прво, да он или она чита дневни ред, и друго, тема о којој се говори на састанку. Када се одлучите, ставите наслов на врх празног документа. Наслов не мора бити цветан или сложен - у пословном контексту су обично једноставни и директни наслови најбољи.
   • Одуприте се потреби да користите засебне или велике фонтове за наслов. У већини случајева желећете да користите једноставан, достојанствен фонт попут Тимес Нев Роман или Цалибри, и наслов учините једнаком величини као и остала слова на документу (или само мало већи). Запамтите, сврха вашег наслова је да информише читаоце шта гледају, не нужно да их забави или одврати.
2. Додати "СЗО?’, ’истинито?" и "када?"подаци у заглавље. Након наслова, дневни ред састанка обично има заглавље које се може детаљно разликовати у зависности од тога колико је формално ваше радно место. Ово заглавље је обично око реда испод наслова. Обично у заглављу укратко наведете чињеничне информације о састанку које немају никакве везе са темом о којој се разговара. То је тако да људи који нису присутни знају када и где се то догодило и ко је био присутан. Испод је неколико ствари које можете додати; без обзира на податке које одаберете, обавезно јасно идентификујте сваки податак (чинећи да текст етикете подебљаним овде добро функционише):
   • Датум и време. Они се могу груписати заједно или у своје засебне одељке.
   • Локација. Ако ваше предузеће има више локација, можете да запишете адресу, али ако постоји само једна локација, можете именовати собу у којој се састајете (нпр. Соба за састанке бр. 3).
   • Присутни. Наслови послова обично нису обавезни, али нису потребни.
   • Посебне особе које присуствују. То могу бити посебни гости, говорници или вође конференција.
3. Напишите кратку изјаву са циљевима. Састанци који немају јасно дефинисану сврху ризикују да изгубе драгоцено време док присутни одлучују о чему ће разговарати. Прескочите ред иза заглавља и користите подебљани или подвучени текст да бисте одредили одељак циљева насловом попут „Циљ“ или „Циљ“, а иза њега двотачка или нови ред. Затим у неколико језгровитих и оштрих реченица опишете тачке о којима ће се разговарати на састанку. Нека вам буде циљ да овде напишете око 1-4 реченице.
   • На пример, ако желимо да напишемо изјаву о циљевима за буџетски састанак, можемо користити следеће: "Објективан: Наведите кључне буџетске циљеве за финансијску 2014-2015 годину и разговарајте о дугорочним мерама уштеде трошкова. Поред тога, директор истраживања и развоја Марцус Фелдман представиће резултате недавне анкете о конкуренцији “.
   • Ако сте икада писали у научном контексту, сматрајте изјаву циљева резимеом састанка. У основи, широко кажете о чему треба разговарати на састанку, не улазећи у детаље.
4. Напишите распоред главних тачака састанка. Распоред помаже у сузбијању тенденције предузимања пословних састанака предуго. Прескочите ред након изјаве о циљевима, дајте распоред подебљаним или подвученим насловом и почните да креирате времена (како би се подударала са кључним тачкама расправе) у вашем распореду. Да бисте је лакше читали, дајте сваком временском периоду свој ред.
   • Означите сваки временски период са било планирано време почетка и завршетка, или време које желите да вам одузме сваки део. Изаберите један или други систем и будите доследни - мешање ствари изгледа непрофесионално.
   • Другим речима, сваки временски период желите да означите или временом почетка и завршетка за ту тему разговора или једноставно запишите колико желите да траје. На пример, пример реда може бити "14:00 - 14:05: Увод и презентација " или ’5 мин: Уводи и присуство. “Међутим, избегавајте пребацивање између два система.
5. У распореду одвојите време за све посебне госте. Ако гости долазе на ваш састанак како би разговарали о важним темама, желећете да на састанку одвојите време за те људе. Дајте сваком госту свој временски интервал, чак и ако имају више од једне теме разговора. На овај начин свако може да организује своје теме по жељи.
   • Да бисте избегли неугодне проблеме са заказивањем, унапред контактирајте госте да бисте сазнали колико времена ће сваком од њих требати на својој теми разговора.
6. Оставите додатно време на крају састанка за било које друго пословање. Током тог времена људи могу тражити објашњења о збуњујућим темама разговора, износити сопствено мишљење, предлагати теме за будуће састанке и давати друге коментаре. Ову анкету можете учинити експлицитном тако што ћете је уврстити као последњу ставку у свој распоред или је можете сами покренути након последње тачке састанка.
   • Ако стигнете до краја састанка, а нико нема додатних питања или коментара, састанак можете увек завршити рано. Многи ваши присутни ће вам вероватно захвалити на овоме!
7. Такође можете пружити преглед тема разговора. Распоред је обично лавовски део дневног реда састанка - део који људи желе да воде као део расправе. Међутим, иако није неопходно уложити овај додатни напор, пружање додатног прегледа кључних тачака може бити од велике помоћи за ометане учеснике. Оквир подсећа присутне на распоред идеја представљених на састанку и помаже онима који теже прате сваку поменуту тему. Испод је пример врсте резимеа који вероватно желите да користите:

   • И. Ставке буџета високог приоритета

     • А. Буџет за путовања запослених

       Б. Стопе дилера

       • и. Преговарање о бољем договору?

       Ц. Трошкови лобирања

     ИИ. Мере за побољшање промета

     • А. Алтернативни уговори о услугама

       • и. Представите опције купцима

         ии. Добити повратне информације

       Б. Реинвестирање у мобилну технологију

     ...и тако даље.

8. Пре него што их делите, проверите да ли у календару има грешака. Будући да се неки присутни могу у великој мери ослонити на дневни ред састанка, врло је добра идеја да га провере на грешке пре него што га предају. Ово није само услуга онима који присуствују - оно се такође позитивно одражава на вашу пажњу према детаљима и на вредност коју имате за свој положај.
   • Штавише, провера да у вашем дневнику нема грешака може вам помоћи време и спаси те лице Трошење времена на објашњавање дневног реда препуног грешака може збунити ваш састанак и бити вам неугодно, посебно када су присутни важни људи.

Коришћење шаблона календара

1. Користите шаблон који сте добили уз програм за обраду текста. Многи програми за обраду текста, као што су Мицрософт Оффице, Пагес за Мац и тако даље, имају стандардне предлошке за све врсте личних и професионалних докумената, укључујући дневни ред састанака. Помоћу ових шаблона можете изненађујуће брзо и једноставно створити документ професионалног изгледа. Обично су ове врсте шаблона организоване у логичке одељке са естетски угодним распоредом - само откуцајте релевантне податке у одговарајуће просторе и спремни сте!
   • Иако се сваки програм за обраду текста мало разликује, већина опција шаблона омогућава вам навигацију до предложака са траке менија на врху прозора програма.
   • Ако ваш програм за обраду текста може да користи предлошке, али нема одговарајуће предлошке дневног реда састанка, можете га преузети са веб локације произвођача програма. На пример, предлошци за Мицрософт Ворд доступни су на оффице.мицрософт.цом, док се предлошци за Пагес за Мац могу наћи у продавници Аппле Апп Сторе.
2. Такође можете преузети образац из спољног извора. Ако се уз програм за обраду текста подразумевано не испоручују предлошци календара и не можете их добити на службеној веб локацији, не брините - на мрежи је доступно пуно бесплатних предлога. Једноставно претраживање, на пример, „шаблона дневног реда састанка“ на жељеном претраживачу, даће вам десетине релевантних резултата. Међутим, будући да сви ови резултати не потичу из званичних, поузданих извора, важно је направити разлику приликом одабира шаблона који ћете користити. Испод је неколико спољних веб локација које бисте можда желели да посетите:
   • Саве Ворд Темплатес - Ова професионална веб локација нуди многе квалитетне предлошке за Мицрософт Ворд.
   • Ворд Темплатес Онлине - Још један сјајан ресурс за Ворд предлошке. Међутим, ова страница нуди само неколико избора.
   • иВоркЦоммунити - добар шаблон календара за Пагес. Међутим, овај образац је намењен старијим верзијама Пагес (пре 2009).
   • Апп Сторе такође има мноштво шаблона за странице. Нажалост, нису све доступне бесплатно.
3. Попуните поља у шаблону. Једном када пронађете одговарајући образац у програму за обраду текста или преузмете онај који вам се свиђа, све што морате учинити је попунити образац потребним информацијама. Већина шаблона има јасно означена подручја за унос имена, времена, тема разговора, наслова одељака итд. Попуните сва релевантна поља да бисте употпунили свој дневни ред и накнадно проверите да ли у раду има грешака. Колико год предлошци календара били корисни, не штите вас од правописних, граматичких и чињеничних грешака.
   • Не остављајте ниједно поље празно. Ништа не изгледа аматерски од рецимо редака у распореду који каже само „Укуцајте овде“. Ако из неког разлога постоје делови шаблона које не желите да попуните, избришите их уместо да их оставите празним.
4. Унесите мање измене како бисте календар прилагодили својим потребама. Предлошци дневног реда састанка могу бити врло корисни, али нема разлога зашто бисте се тачно држали подразумеваног стила и изгледа календара. Слободно мењајте садржај и стил шаблона онако како сматрате да је потребно да бисте били сигурни да ваш календар испуњава стандарде које је ваша компанија поставила за вас и које сте ви поставили за састанак.
   • На пример, ако мислите да одређени предложак изгледа врло добро, али његово заглавље је толико дуго да вам одвлачи пажњу, слободно избришите све непотребне одељке заглавља по вашем избору, све док то радите на такав начин да изглед документа није уништен или дневни ред изгледа ружно.

2. део од 2: Најбоље праксе за коришћење календара

1. Прво одаберите најважније теме. Када заказујете састанке, обично је добра политика стављати најважнију тему на почетак распореда. Овим постижете две ствари. Прво, омогућава свима да разговарају о овим важним темама када су на ивици и још нису уморни на почетку састанка. Друго, у случају да се састанак прерано заврши или одређени учесници морају да оду пре краја, то осигурава да су важне теме већ разговаране.
   • Састанци не иду увек онако како је планирано. Ако се на крају састанка одбаце мале, неважне теме, можда ћете их моћи сами решити или касније заказати други састанак. Међутим, ако нисте у могућности да покривате главне теме разговора, ваш састанак није успео да постигне део циља, што за вас може бити и фрустрирајуће и неугодно. Стављање најважнијих тема на врх вашег распореда спречава углавном Овај проблем.
2. Држите се календарског распореда, али будите флексибилни. При планирању и вођењу састанка, једна од највећих опасности је та што траје дуже од планираног. Запослени га обично имају дислике предугачки састанци, и то с правом, јер могу бити невероватно досадни и уместо тога спречити људе да раде прави посао. Да бисте одржали састанак по распореду, припазите на сат и ако вам се пружи прилика, учтиво наставите говорећи нешто попут: „Заиста морамо да пређемо на следећу тему ако желимо да одавде изађемо на време. "
   • Међутим, састанци често не иду према плану, па бисте требали бити спремни надокнадити ако било који део састанка потраје дуже него што бисте желели. Будите флексибилни у дискусији што је више могуће у ограниченом времену које имате за састанак. На пример, ако је део састанка закаснио, можете смањити расправу за друге делове састанка или изоставити релативно неважне делове састанка како бисте били сигурни да ће се завршити на време.
3. Почните да пишете свој дневни ред много пре састанка. Иако календари нису нужно толико важни као друге врсте пословних докумената (као што су извештаји, табеле података, дијапозитиви презентација итд.), И даље желите да ваш календар изгледа професионално и глатко, посебно ако га делите са колегама током састанак. Да бисте били сигурни да имате довољно времена за израду квалитетног документа, почните писати свој дневник што је раније могуће.
   • Рано започињање такође вам даје предност повратних информација о дневном реду састанка. Дељење прелиминарне верзије календара са колегама или надзорницима и тражење њиховог уноса могу вам помоћи да отклоните недостатке и додате детаље који недостају, а којих раније није било. Ако сачекате до последње секунде да напишете свој календар, можда нећете имати времена да затражите ове повратне информације.
   • Иако се даном пред састанак можете извући са писањем дневног реда за редовни свакодневни састанак, припреме за важан састанак могу потрајати недељама.
4. Поделите дневни ред са учесницима састанка. Да бисте били сигурни да сви долазе на састанак са потпуним знањем о теми о којој ће се разговарати, желећете да унапред поделите дневни ред са свима. У зависности од корпоративне културе у којој радите, ово може значити штампање неколико примерака и њихово лично уручење или једноставно слање календара е-поштом као прилог. Како год дистрибуирали свој календар, пре слања уверите се да у њему нема техничких грешака.
   • У зависности од важности састанка, вероватно желите да учесницима дате дневни ред најмање сат или два пре састанка. За велике важне састанке можда ће бити потребно дневни ред послати дан или више унапред.
   • Будући да су људи често заузети или заборавни, паметна је идеја понети неке додатне копије дневног реда на састанак у случају да неко заборави њихов.

Савети

• Ако неко не може да присуствује састанку, размислите о томе да направите одељак „Најављени одсуство“ на врху дневног реда или оставите простор за то и једноставно га најавите током састанка.
• Одличан ресурс за једног продуктиван састанак користи „ДАРВ“: циљеви, дневни ред, улоге и одговорности. Пре свега, ваш састанак би требало да га има објективан имати. Ако само одржавате састанак да бисте пружили информације, не губите време људима на састанак. Пошаљите им билтен. Циљ треба да има активну компоненту и ако је могуће производ за приказивање: „Подесите тромесечне циљеве за тим“. Дневни ред је листа тема којима ћете се бавити да бисте постигли тај циљ, са временским ограничењем које ће вас држати на путу. На пример, „1. Проверите статус циљева из последње четвртине (15 минута), 2. Све друге пословне предлоге за циљеве (20 минута), 3. Изаберите топ 5 голова (10 минута) итд.“ За улоге и одговорности ви одредите ко води састанак, ко бележи и ко додељује радње које произилазе из састанка.
• Ако ваша компанија има посебан образац за календаре, користите га као образац. У неким местима је неопходно придржавање формуле.
• У зависности од тога шта ваше колеге преферирају, може бити корисно имати рок за људе да предложе идеје за дневни ред. Наведите датум и време затварања и придржавајте се тога. Направите места за додатке тамо где побољшавају календар или када догађаји замењују ваш изворни календар.