Садржај

• Кораци
• Метод 1 од 2: Како написати план управљања организационим променама
• Метода 2 од 2: Како пратити промене у било ком пројекту
• Препоруке

Постоје две врсте планова управљања променама. Један од њих узима у обзир утицај промена на организацију и има за циљ да подржи прелазни период. Друга врста плана вам омогућава да пратите напредак појединачног пројекта, ухватите одступања или промене у току и обиму пројекта. Циљ оба плана је да јасно и јасно артикулише шта тачно треба да се уради.

Кораци

Метод 1 од 2: Како написати план управљања организационим променама

1. 1 Наведите разлоге за промену. Наведите оне факторе који су утицали на одлуку о примени промене, као што су ниска продуктивност, нова технологија или промена у мисији организације.
   • Један од приступа је описивање зацртаног плана тренутног стања у организацији и до каквог ће стања то довести у будућности.
2. 2 Одредите врсту и обим промена. Укратко опишите природу очекиваних промјена у оквиру пројекта. Наведите тачно на шта ће промена утицати: одговорности за посао, процеси, политика и / или организациона структура. Наведите одељења, тимове, системе и друге компоненте организације на које ће утицати предстојеће промене.
3. 3 Наведите који актер подржава овај пројекат. Наведите све заинтересоване стране на које ће имплементација овог плана утицати, као што су више руководство, руководилац пројекта, спонзор пројекта, крајњи корисници и / или запослени у компанији. За сваку категорију наведите да ли те заинтересоване стране подржавају пројекат промене.
   • Покушајте да прикажете ове податке у табели ради веће јасноће и јасноће. На пример, метрике попут свести, подршке и утицаја могу се узети као користан образац и рангирати као високе / средње / ниске за сваку групу заинтересованих страна.
   • Ако је могуће, водите интервјуе лицем у лице како бисте изградили подршку заинтересованих страна.
4. 4 Формирајте тим за управљање променама. Овај тим је одговоран за преношење информација свим заинтересованим странама, саслушање њихових забринутости и осигуравање што бржег спровођења промена. Бирајте људе којима организација верује и поштују их и који имају добре комуникацијске вештине.
   • Ово се односи и на ниво вишег руководства. Нагласите пажњу лидера да ће од њих бити потребно не само да се сложе око плана, већ и активно промовишу промене.
5. 5 Развити концептуални приступ управљању организацијом. Пуна подршка утицајних особа у организацији кључна је за успешно спровођење промена. Нека сваки вођа каже своје мишљење о променама и охрабрите све да играју активну улогу у постизању успешних промена.
6. 6 Направите план за сваку групу заинтересованих страна. Процијените ризике и бриге сваке групе заинтересованих страна, укључујући и оне које подржавају промјене. Поделите задатке између чланова тима за управљање променама како бисте решили ова питања.
7. 7 Направите план комуникације. Комуникација је најважнија компонента управљања променама. Комуницирајте што је могуће чешће са свима који су укључени у процес промене. Неуморно наглашавајте разлоге за промену и користи које ће она донети.
   • Заинтересоване стране треба да буду у могућности да лично комуницирају како би се обезбедила двосмерна комуникација. Састанци лицем у лице су неопходни.
   • Извор информација би требао бити спонзор вишег руководства, линијски руководилац сваког запосленог и сваки додатни представник компаније коме заинтересоване стране верују. Све информације треба спровести на јединствен начин.
8. 8 Отпор гусеница. Промене се увек примају непријатељски. То се дешава на индивидуалном нивоу, па лично разговарајте са заинтересованим странама како бисте идентификовали основни узрок отпора. Пратите притужбе и жалбе како би тим за управљање променама могао благовремено решити проблеме. Најчешћи проблеми ове природе укључују:
   • Недостатак мотивације за промену или недостатак осећаја хитности.
   • Неразумевање велике слике или разлога зашто су потребне промене.
   • Недостатак улазних података у процес.
   • Неизвесност у погледу будућности, будућих одговорности или захтева за будуће одговорности.
   • Неуспех менаџмента да испуни очекивања у погледу спровођења промена или комуникације.
9. 9 Уклоните препреке. Одговор на већину притужби требало би да буду додатне информације или промене у комуникационој стратегији о одређеним питањима. У другим случајевима могу бити потребни додатни кораци које треба укључити у ваш план или оставити тиму за управљање променама да их спроведе по потреби. Размислите шта од следећег може бити релевантно за вашу организацију:
   • У случају промене одговорности на послу или радних процеса, потребно је усредсредити се на обуку особља.
   • Ако очекујете пад моралности тима или превише стресан прелазак у ново окружење, ублажите атмосферу корпоративним догађајем или наградом запослених.
   • Ако заинтересоване стране нису мотивисане да се промене, развијте систем подстицаја.
   • Ако се заинтересоване стране осећају претерано, одржите састанак како бисте добили повратне информације и према томе прилагодили свој план.

Метода 2 од 2: Како пратити промене у било ком пројекту

1. 1 Дефинишите улоге у управљању променама. Наведите све улоге које су потребне за овај пројекат. Опишите одговорности и вештине потребне за сваку улогу. У најмању руку, укључите водитеља пројекта, који мора свакодневно проводити промјене, и спонзора пројекта, који мора пратити укупни напредак и доносити одлуке о управљању промјенама на нивоу управљања.
   • За веће пројекте у великој организацији морат ћете подијелити улогу управљања пројектима на неколико људи различитог поријекла.
2. 2 Користите контролну таблу за промену. Софтверски пројекти обично имају контролну таблу за контролу промена којој могу приступити чланови сваке групе заинтересованих страна. Такав софтвер омогућава аутоматско усаглашавање захтева за промене, елиминишући ову одговорност менаџера пројекта, као и информисање заинтересованих страна о одлукама. Овај приступ добро функционише у пројектима са великим бројем заинтересованих страна, као и у оним пројектима који захтевају редовну ревизију обима и циљева пројекта.
3. 3 Развити процес за спровођење захтева за промену. Размислите како се идеја претвара у стварност када неко у тиму идентификује следећи потребан корак. Опишите овај процес и унапред га координирајте са целим тимом. Ево примера:
   • Члан тима попуњава образац захтева за промену и прослеђује овај захтев менаџеру пројекта.
   • Руководилац пројекта региструје овај захтев на општој листи захтева и бележи статус захтева када се донесе одлука о спровођењу идеје или одустајању од ње.
   • Менаџер издаје задатак члану тима да састави конкретнији план, узимајући у обзир потребна средства.
   • Руководилац пројекта шаље план на одобрење спонзору пројекта.
   • Промена се спроводи. Заинтересоване стране се редовно информишу о тренутној ситуацији.
4. 4 Направите образац захтева за промену. Сваки захтев за промену мора бити регистрован на општој листи захтева и укључивати следеће:
   • датум захтева за промену;
   • Промените број захтева који је доделио менаџер пројекта
   • име и опис;
   • име подносиоца захтева, адреса е -поште и број телефона;
   • приоритет (висок, средњи, низак). Планови за тренутно управљање променама захтевају јасан временски оквир;
   • број производа и верзија (за пројекте развоја софтвера).
5. 5 Запишите додатне информације у дневник захтева. Дневник захтева такође треба да одражава тренутну одлуку и мере спровођења. Поред података наведених у обрасцу захтева, овде би требало да буду садржани и следећи подаци:
   • ознаку о резултатима одобрења (одобрен или поништен);
   • потпис лица које је одобрило захтев;
   • рок имплементације промене;
   • датум завршетка пројекта промене.
6. 6 Пратите велике промене. Осим свакодневног праћења статуса пројекта, биће корисно пратити и све важне одлуке за дати пројекат. Записи попут ових олакшавају праћење дугорочних пројеката или пројеката током којих се дешавају промене руководства. Ове информације се такође користе за информисање клијената и вишег руководства. За све промене у времену, опсегу или захтевима пројекта, приоритетима или стратегији, имајте на уму следеће информације:
   • Ко је донео одлуку.
   • Када је одлука донета.
   • Кратак опис разлога за одлуку и процеса имплементације. Приложите све документе који се односе на овај процес.

Препоруке

• Изградите поверење и посвећеност међу запосленима и клијентима. Због промена људи се осећају непријатно. Демонстрирање људима да сте посвећени деловању у њиховом најбољем интересу може вам помоћи да добијете њихову подршку.