Садржај

• Кораци
• Метод 1 од 9: Развити дневни ред
• Метод 2 од 9: Пошаљите позивнице
• Метод 3 од 9: Припремите локацију састанка
• Метод 4 од 9: Обезбедите неопходне алате за састанак
• Метод 5 од 9: Припремите упитник или упитник
• Метод 6 од 9: Пошаљите подсетник за састанак
• Метод 7 од 9: Почните састанак на распореду
• Метод 8 од 9: Држите се теме састанка
• Метод 9 од 9: Одговорите на што више питања

Сви који посредују или организују састанак имаће користи од ових савета. Одговорности организатора укључују позивање учесника и пружање свега што им је потребно за што ефикаснији рад.Домаћин је такође одговоран за ток самог састанка. Он треба да обезбеди максималну концентрацију на тему састанка, спречавајући учеснике да се лично упознају и разговарају о правилима састанка. Овај материјал ће олакшати организацију и вођење састанка како би био успешан.

Кораци

Метод 1 од 9: Развити дневни ред

1. 1 Наведите време почетка и завршетка састанка, те рокове за расправу о сваком питању. Учесници састанка ће ово схватити као љубазност са ваше стране.
2. 2 Питајте људе у вашој организацији или особу која сазива састанак које теме треба укључити у дневни ред, а такође затражите кратак опис сваког питања.

Метод 2 од 9: Пошаљите позивнице

1. 1 Најбољи начин за слање позивница је путем е -поште, посебно ако ваши запослени имају програм који комбинује функције е -поште са календаром и подсетницима.
2. 2 Наведите рок за резервисање места. Ово ће вам омогућити да припремите потребну количину ресурса како не бисте прекидали састанак ради припреме материјала који недостају.

Метод 3 од 9: Припремите локацију састанка

1. 1 За несметан састанак морате правилно припремити собу. Приликом изнајмљивања простора који се често користи за састанке (на пример, у хотелској соби или наменској служби), можете рачунати на то да ће локално особље бити упознато са нијансама припреме простора.
   • Распоред предавања - столице су постављене на такав начин да је предавач у центру пажње. Такав пласман је нарочито ефикасан ако је главна сврха да се пренесу неке информације.
   • Позоришни аранжман - председник је постављен испред собе (сто за којим седе говорници и стручњаци). Распоред столица осталих учесника подсећа на предаваоницу.
   • Распоред школе - Табеле се постављају испред редова столица како би се учесницима састанка омогућило да записују док говоре. Фокус је на звучнику.
   • Округли сто. Одаберите овај аранжман ако се учесници понашају као засебни тимови и подстичу размену идеја између група или појединачних учесника.
   • Поставите сто у облику слова У. Ово је стил сале за састанке који омогућава учесницима да се виде и комуницирају по потреби.
   • Ако планирате отворени састанак који укључује комуникацију са публиком, поставите столице у круг са звучником у средини.

Метод 4 од 9: Обезбедите неопходне алате за састанак

1. 1 Комплетна припрема састанка укључује сет оловака, свеске, радна помагала, брошуре и све остало што вам може затребати током састанка.
2. 2 Одвојите простор за питања. Ово може бити постер или табла на коју учесници могу записати своја питања или их приложити помоћу љепљивих папирних наљепница. Учесници састанка ће знати да ће у одређено време добити одговор на своја питања, а састанак ће тећи лакше.
3. 3 Припремите пиће и грицкалице за учеснике дугог састанка. За кратке састанке довољно је на сваки сто ставити флаше воде и чинију слаткиша.

Метод 5 од 9: Припремите упитник или упитник

1. 1 Учесници састанка могу процијенити његов квалитет одмах након састанка или попунити упитник и послати га е-поштом у року од 1-2 дана.
2. 2 Евалуациони листићи и упитници вам омогућавају да утврдите како су учесници доживели састанак.

Метод 6 од 9: Пошаљите подсетник за састанак

1. 1 Подсетници се шаљу последњег дана регистрације учесника или 1-2 дана пре тога.
2. 2 Затражите да пријавите да ли је неко променио планове и да је приморан да одустане од учешћа.

Метод 7 од 9: Почните састанак на распореду

1. 1 Они који касне на састанак способни су да "стигну", али натерати друге да чекају сматра се непристојним.
2. 2 На почетку састанка, најавите организацију, укључујући време паузе и ручка, локације тоалета и где и како учесници састанка могу постављати питања.

Метод 8 од 9: Држите се теме састанка

1. 1 Организатор састанка треба да упути учеснике на тему састанка. Дозвољавање да излазите на сродне теме ризикује нарушавање вашег радног распореда.
2. 2 Придржавајте се предвиђеног времена за паузу и ручак.

Метод 9 од 9: Одговорите на што више питања

1. 1 Прикупите питања од учесника састанка. Оставите довољно времена да одговори задовоље интерес што већег броја људи.
2. 2 Након састанка, останите на дохват руке како би вам се могли обратити учесници састанка којима је неугодно да говоре пред другим људима или они који имају специфична питања која захтевају директну дискусију.
3. 3 Подсетите учеснике састанка да попуне упитник или контролну листу и захвалите им што су присуствовали састанку.