Садржај

• Кораци
• 1. део 2: Формат пословног писма
• 2. део 2: Како написати пословно писмо
• Савјети

Ако имате сопствени посао, вероватно морате писати пословна писма својим клијентима. Циљеви могу бити различити: обавештавање о новим догађајима или условима, одговарање на жалбе купаца у име компаније. Без обзира на разлог писања, важно је у сваком тренутку одржавати професионални тон и пословни стил.

Кораци

1. део 2: Формат пословног писма

1. 1 Користите професионални меморандум. Пословно писмо представља вашу компанију. С тим у вези, писмо би требало да има одговарајући облик. Такође, не заборавите да користите логотип или бренд своје компаније.
   • Заглавље слова можете да креирате помоћу готових шаблона у боји за Мицрософт Ворд. Користите прави лого или марку компаније.
2. 2 Отворите уређивач текста. Сва пословна писма компаније морају увек бити откуцана на рачунару.
   • Направите нови документ и поставите маргине на 2,54 центиметра.
   • Користите серифни фонт попут Тимес Нев Роман, Георгиа или Ариал. Дакле, величина фонта не би требала бити већа од 12, али не мања од 10. Врста или величина фонта не би требала негативно утјецати на читљивост слова.
   • Користите један проред.
3. 3 Прилагодите облик блока. Блок образац је најчешћи формат за пословна писма. Такође је најлакше поставити и пратити. Свака ставка је остављена поравнана и одвојена једним размаком. По редоследу од врха странице до дна, пословно писмо треба да садржи следеће ставке:
   • Данашњи датум или датум слања писма. Не заборавите да наведете датум, јер се користи за обрачун пошиљаоца и примаоца, као и у правне сврхе. Наведите тачан датум.
   • Адреса пошиљаоца. Ово је ваша адреса у стандардном формату. Ако је ваша адреса већ наведена у заглављу писма, можете прескочити овај корак.
   • Одлазна адреса. Унесите име и адресу примаоца писма. Можете користити адресу „Мајстор“ или „Господарица“. Дакле, ако је прималац Нина Серова, онда можете написати и „госпођа Нина Серова“ и „Нина Серова“.
   • Велики поздрав. Можете написати „Драга госпођо Серова“ или „Драга Нина Серова“. Ако нисте сигурни ко ће прочитати писмо, напишите „Поштована господо“. Постоји и опција „За информације свих заинтересованих страна“, али је треба оставити као крајњу меру ако је прималац непознат.
   • Главни део писма. О овом делу ће бити више речи у следећем одељку.
   • Завршни део и потпис. Напишите: "С поштовањем" - или: "Најбоље жеље."

2. део 2: Како написати пословно писмо

1. 1 Дефинишите своју циљну публику. Тон писма увек треба да остане професионалан без обзира на публику, али избор речи и језичких средстава зависи од примаоца писма. Ако је писмо за одељење за људске ресурсе друге компаније, требало би да се користи формалнији језик. Када се обраћате одређеном клијенту, можете прибећи неформалном и једноставном језику.
   • Такође ће вам помоћи да избегнете неспоразуме. Не користите термине који су читаоцу несхватљиви. На пример, купци можда не знају скраћенице које се користе за свемирски програм у вашој компанији, па их немојте користити у писму.
   • Најважније правило пословног писања је да текст треба бити јасан, сажет и учтив.
2. 2 Наведите сврху писма у првом реду. Размотрите сврху писма. Да ли желите да наведете нову адресу канцеларије? Подсети клијента на дуг? Одговор на жалбу? Имајте то на уму када требате написати прву реченицу слова. Немојте користити нејасне формулације и пређите директно на ствар.
   • Напишите у првом лицу ако изразите своје мишљење као власник компаније. Напишите у другом лицу ако се обраћате у име компаније или организације.
   • Користите недвосмислену изјаву као што је: "Овим вас обавештавамо" - или: "Овим желимо да знамо следеће." Напишите у првом лицу ако се обраћате као власник компаније попут: „Желим да вас контактирам“, или: „Недавно сам научио ..., па бих желео ...“.
   • На пример, ви (власник компаније) желите да обавестите Нину Серову о једном месечном дугу. Започните своје писмо овако: „Желим да вас обавестим да од марта 2015. на вашем рачуну постоји дуг.“
   • Ако сте запослени у некој компанији и одговарате на жалбу купаца о свемирском програму ваше компаније, почните овако: „Примили смо ваше коментаре у вези са нашим програмом колонизације Марса.“
   • Понекад морате читаоцу рећи да је победио на такмичењу или да је добио место у образовној установи. Почните овако: "Драго ми је што могу да вас обавестим ...", - или: "Драго нам је да вас обавестимо ...".
   • Ако требате пријавити лоше вијести, почните с овом фразом: "Са жаљењем вас обавјештавамо ...", - или: "Након пажљивог разматрања, одлучено је ...".
3. 3 Користите важећи глас. У службеном говору често се користи пасивни глас, али може учинити текст писма монотоним или неразумљивим. Важећи глас дозвољава да се информације преносе одлучујућим тоном.
   • Пример пасивног гласа: "Који кораци се могу предузети?" У овом случају субјект „корака“ није извршилац радње, већ доживљава радњу на себи.
   • Пример важећег гласа: "Које кораке можемо предузети?" У овој верзији користи се активан глас, који вам омогућава да јасно и јасно пренесете идеју.
   • Понекад вам пасивни глас дозвољава да пренесете своју поруку и не скренете превише пажње на грешку или ружну чињеницу. Користите га само у овом случају. Обично се преферира важећи глас.
4. 4 Веза до претходних догађаја или комуникација са читаоцем. Можда сте претходно обавестили Нину Серову о дугу. Читалац би на последњој конференцији могао изразити своје незадовољство вашим свемирским програмом. Ако сте већ комуницирали, подсетите се ове чињенице. Читалац ће моћи да се сети важних детаља, а ваше писмо ће бити много важније и хитније.
   • Користите изразе попут: „Према претходном писму од…“, „Хвала вам на благовременој уплати прошлог месеца“ - или: „Било нам је драго чути ваше конструктивне коментаре на конференцији у мају.“
5. 5 Направите захтев или понудите помоћ. Поставите позитиван тон љубазним захтевом или понудите сарадњу у облику помоћи.
   • Рецимо да сте власник компаније и желите да убедите клијента да плати дуг. Користите израз: "Био бих вам захвалан на помоћи и тренутној уплати."
   • Ако пишете у име компаније, користите израз: „Желели бисмо да вам договоримо лични састанак са нашим менаџером за људске ресурсе.“
   • Такође понудите да одговорите на сва могућа питања и одагнате сумње читаоца. Пример: „Биће нам драго да одговоримо на свако ваше питање или да разјаснимо све недоумице у вези плаћања“, или: „Желите ли да сазнате више детаља о нашем програму?“
6. 6 Допуни писмо. Користите позив на акцију са своје стране или са стране клијента. То може бити захтев за отплату дуга у одређеном временском оквиру или понуда да се договори састанак са клијентом.
   • Напишите предлог са надом да ћете у будућности комуницирати: „Радујемо се што ћемо се састати на буџетском састанку следеће недеље“, или: „Биће нам драго да о свим овим аспектима разговарамо са вама детаљније када се нађемо у нашој канцеларији . ”
   • Наведите да ли су уз писмо приложени документи. Додајте фразу попут: „Шаљемо вам рачун за прошли месец“ - или: „Уз писмо је приложена копија свемирског програма.“
   • Користите завршну реченицу на крају. Најбоље је да клијенти напишу: "С поштовањем", - или: "Најбоље жеље."
   • У формалним писмима странцима користите израз „С поштовањем“.
   • Напишите: „Све најбоље“ ако познајете особу или сарађујете са њом.
7. 7 Исправи грешке. Правилно обликовање и формулација неће играти никакву улогу ако у писму постоје граматичке грешке!
   • Покушајте пронаћи све случајеве пасивног гласа и извршите одговарајућа прилагођавања.
   • Обратите пажњу на дугачке и збуњујуће реченице. У пословном писму важи правило „Боље мање боље је“, па дугачке реченице треба одбацити.

Савјети

• Одштампајте писмо на необрађеном папиру формата А4. Ако шаљете поштом, пресавијте писмо три пута и ставите га у стандардну коверту.