Садржај

• Кораци
• Савјети
• Упозорења

Контакт подаци су једноставно незаменљиви за пословну сарадњу и пословну комуникацију. Када примите визиткарту са контакт подацима, потрудите се да она заврши на месту на коме ћете је лако пронаћи чим се укаже потреба. Није важно да ли поседујете сопствени посао или се само често крећете по пословним круговима, сређивање ствари на визит картама које добијете може вам помоћи да брже пронађете праве људе, што вам заузврат може омогућити већу продају и више новца у џеповима. Ево неколико идеја како се те исте визит карте могу организовано чувати.

Кораци

1. 1 Погледајте визиткарту одмах након што је примите. Пажљиво читање визиткарте и одмах након пријема одличан је начин да запамтите име власника заједно са његовим лицем. Образац за пријаву и диплома такође су обично написани на визиткарти, па ево још једног трага који ће вам рећи ко је то и шта ради.
2. 2 Поставите своје визиткарте након што их примите. Ако са собом на састанке понесете торбу или свеску, онда у њима одвојите место на које можете ставити примљене визит карте. Где год да одлучите да их ставите, ни у ком случају их немојте стављати међу листове белешки или их стављати у џеп - тамо ће се дефинитивно изгубити или опрати вашим стварима.
3. 3 Похраните контакт податке људи на ваш рачунар. Када се враћате са пословног ручка, сајма или састанка, одмах оставите све визит карте које добијете на сигурно место. Ладица за сто или друго место на које други обично не гледају је идеално. Чим будете имали времена, извадите све визиткарте прикупљене у фиоци вашег стола и унесите све њихове контакт податке у Оутлоок, Екцел, Аццесс или чак само Ворд.
4. 4 Направите колону „Белешке“ у свакој датотеци посвећеној једној визиткарти. Попуните све податке који се не налазе на самој визиткарти: шта та особа ради, које податке или обећавајућу сарадњу је изнео за вас, када сте се упознали итд.
5. 5 Направите класификацију пословних контаката. Поделите их на одличне, мање или више потенцијалне, и оне које вам ретко требају. Да бисте то урадили, можете користити нумерисање, где 1 означава вредне контакте, 2 - могуће, а 3 - оне са којима се вероватно нећете носити. Такође можете користити кодирање у боји: зелена за вредне пословне контакте, жута за потенцијалне контакте и црвена за безнадежне. Одаберите погодну и незаборавну опцију која ће вам омогућити да боље запамтите контакт податке својих партнера.
6. 6 Распоредите контактне податке својих партнера тако да их касније лако пронађете. Може се распоредити по абецеди по првом слову презимена особе или по првом слову назива предузећа; првим словом града у коме сте упознали ову особу (ако често путујете); или индустрији у којој особа ради. Тако можете једноставно унети податке о жељеној особи које се сећате у траку за претрагу, а рачунар ће вам дати листу контаката који задовољавају наведене параметре претраге.
   • Многи посебни рачунарски програми, чија је сврха стварање базе података о вашим контактима, могу сортирати ваше контакте на било који начин и олакшати њихово проналажење ако се одједном сјетите само неколико кључних ријечи за тражење. Ако користите неки од ових програма, уштедећете много времена ручним сортирањем визиткарти са подацима.
7. 7 Чувајте визиткарте на стари добри начин. Ставите их у датотеку адресе или држач за визиткарте, доступне у продавницама канцеларијског материјала.
   • Овај старомодан начин чувања контактних података, чак и ако је то само гомила визиткарти, везаних еластичном траком, добра је полиса осигурања за вашу електронску меморију на рачунару.
   • Мораћете да одлучите како желите да сортирате своје визиткарте: по имену, називу компаније итд.
8. 8 Чим од некога примите визиткарту, одмах (најдуже у року од неколико дана) запишите на полеђини места где сте је упознали. Тако да то дефинитивно нећете заборавити. Такође је боље да на полеђини онога што сте причали напишете кратко како бисте касније, када будете морали да контактирате ову особу, могли да је подсетите где сте се срели, да питате како су деца или да се сетите свега о чему сте разговарали на првом састанку.
9. 9 Реади.

Савјети

• Ако примите много визиткарти, размислите о куповини софтвера који ће вам омогућити да их сортирате и складиштите. Постоје скенери за визиткарте, као и програми који могу читати, препознавати и бирати потребне информације са папирне визиткарте. Они вам могу уштедети огромну количину труда ручним уносом ових података у ваш рачунар.
• Ако желите да знате више о својим пословним партнерима, а не само о њиховим именима и телефонским бројевима, потражите софтвер који вам омогућава складиштење и управљање великим количинама информација о купцима или партнерима.
• Почните да делујете брзо ако сте обећали нешто новим познаницима или ако је неко заинтересован за вас и вашу ствар.
• Не дозволите да се сирове визит карте накупе. Сортирајте их и унесите податке у рачунар најмање једном недељно пре него што потпуно заборавите са ким сте се срели и зашто.

Упозорења

• Ако све податке о контакту са клијентима или партнерима чувате на свом рачунару, не заборавите да правите редовне резервне копије у случају пада рачунара или пада чврстог диска. Ако је могуће, аутоматски направите резервну копију својих података.