Садржај

• Кораци
• Савет

Да ли имате проблема са банком, осигуравајућом компанијом, државном агенцијом, послодавцем или школом? Да ли треба да им пошаљете писмо убеђујући их да нешто учине или наговарајући их да вам помогну у решавању проблема, али нисте сигурни одакле да то почну? Следећи чланак ће вас упутити како да напишете ефикасно убедљиво писмо.

Кораци

1. део од 4: Припремите се

1. 

   Идеје горе. Пре него што започнете писање писма, размислите о томе шта желите да пренесете писмом, зашто пишете ово писмо, као и о примедбама које би прималац могао да понуди након вас. прочитати писмо. Прво имати на уму идеју, помоћи ће вам да јасно дефинишете главни садржај писма, као и да разумете тему на коју писмо циља.
   • Отварање писма шаблоном реченице: Желим да убедим „читаоца“ у „сврху“. Замените „читача“ особом којој шаљете писмо и „сврху“ оним у шта покушавате да убедите.
   • Када завршите горњи корак, запитајте се: Зашто? Подвуци разлоге због којих желиш да се читалац сложи са твојим жељама.
   • Када наведете разлоге за то, организујте их по важности. Све важне разлоге ставите у једну колону, а разлоге мање важне него у другу. Овај корак помаже у сажимању информација како би се истакле важне и релевантне информације.

2. 

   
   
   Знај своју сврху. Обавезно тачно знајте који су ваши циљеви. Које су ствари које треба да постигнете и шта желите да читаоци раде.
   • Истовремено, размислите сами о решењима за решавање проблема о којима размишљате.

3. 

   
   
   Разумети циљно слово. Анализа и разумевање предмета помоћи ће вам да обликујете састав писма. Ако је могуће, утврдите да ли ће се читаоци вероватно сложити или не са вама или ће бити на неутралној страни. Овај корак ће вам помоћи да откријете где да уложите више свог ума.
   • Покушајте да идентификујете прави идентитет особе којој шаљете писмо. Ко су они и због чега верујете да би вам заиста требали помоћи? Да ли ће ваше писмо једноставно бити игнорисано или ће се њиме поступати? Да ли је прималац на високом положају или онај са функцијом за решавање овог проблема? У зависности од положаја примаоца, постојаће различита формулација.
   • Покушајте да сазнате која су мишљења читаоца и начини размишљања о теми о којој се расправља. Да ли би се могли појавити контрадикторни ставови између вас и ваших читалаца? Како можете представити такве ставове на формалан начин?
   • Откријте шта ваш читатељ може занимати за вашу тему. Да ли имају способност договора? Да ли је на њих директно утицала ова тема? Колико времена им треба да проведу прегледајући их?
   • Размислите о врстама доказа које бисте требали извести у свом есеју да бисте убедили читаоца.

4. 

   
   
   Истражите тему. Изузетно убедљив језик треба да садржи чињеничне доказе и сродне информације. Обавезно погледајте из друге перспективе. Немојте само проучавати проблем са своје тачке гледишта, већ помињете супротне ставове и њихове чињенице.
   • У прилог својој тврдњи користите чињеничне чињенице, логичке аргументе, статистику и релевантне доказе.
   • Уместо да само инсистирате да је став противничке стране погрешан, објасните зашто је ваш став тачан и заслужује да се размотри.
   реклама

2. део од 4: Форматирање писма

1. 

   Користите формат блока. Пословна писма имају јединствени формат. Читајући писмо написано у исправном формату, читалац неће бити ометен на овај или онај начин. Супротно томе, ако се не сложите правилно, писмо ће оставити лош утисак о вама у очима читаоца и можда ће ваше писмо бацити на страну.
   • Почните са преломима редова и одвојеним пасусима.
   • Поравнајте сваки пасус. Другим речима, не увлачите пасус као што бисте то чинили приликом писања прозе или есеја.
   • Једна линија између пасуса.
   • Користите стандардни фонт, обично Тимес Нев Роман или Ариал, величине 12 фонтова.

2. 

   Адреса се ставља одвојено на почетак писма. За почетак унесите адресу у горњи леви угао слова. Не наводите своје име, већ само адресу улице, града, провинције (користите „држава“ за државе са државама попут САД-а ...) и позивни број. Такође можете да унесете свој број телефона и е-пошту у посебне линије испод. Ако живите у Великој Британији, адреса мора бити на десној страни. Затим један ред даље.
   • Унесите датум. Месеци су написани у словном облику, затим датум и година. Напомена: Ова метода се користи у земљама које говоре енглески језик. У Вијетнаму, користећи ред „Дан ... месец ... година ...“). Једна линија.
   • 4. јуна 2013
   • Укуцајте име и адресу примаоца. Покушајте да одредите идентитет примаоца. Једна линија.

3. 

   Отворите писмо са поздравом. „Драги“ са именом примаоца је прихваћени познати облик представљања. Уверите се да је име примаоца правилно унесено, тако да се име у честитки подудара са именом примаоца у заглављу поруке.
   • Користите наслове као што су Господин (Господин), Госпођа (Госпођа), Професор (Доктор) заједно са именом примаоца када се позивате на презиме. Ако нисте сигурни којим именом да назовете жену, употребите „Госпођа (Госпођа)“
   • Увек користите зарез иза наслова.
   • Оставите ред између поздрава и првог пасуса
   • Поштовани професоре Бровн:

4. 

   
   
   Затворите писмо закључком. Пре него што напишете завршну реченицу, размислите о тону писма. „Хвала вам“ једна је од основних врста завршних реченица, док су реченице попут „Срдачан поздрав“ пријатније. Размислите да ли се ваше писмо подудара са поштовањем или пријатељским крајем. Без обзира за коју врсту закључка се одлучите, морате следити правило да прва реч треба писати великим словом, а следећа мала. Иза завршне реченице стоји зарез.
   • Изаберите „Срдачан поздрав, (с поштовањем)“ за формални формат поште. „С поштовањем“, „С поштовањем“, „Хвала, (хвала)) или„ С поштовањем “, затварају се обрасци. стандард за пословну е-пошту. „Најбољи поздрав, (Најбољи,)“, „Најбољи поздрав“ или „Угодан дан“ интимни су изрази. и мање удаљен осећај.
   • Направите четири реда за свој потпис пре него што унесете своје име.
   • Хвала вам,
   реклама

Део 3 од 4: Писање писама

1. 

   
   
   Кратко и кратко. Убедљива писма треба да буду кратка и љубазна. Предузетници ретко читају писмо које је дуже од странице или писмо с досадним тоном. Не лупати, ширити. Покушајте да користите јасне, кохерентне реченице. Избегавајте ван теме и дајте непотребне, маргиналне или прекомерне информације.
   • Избегавајте употребу превише опширних реченица. Потребно је користити високо убедљиве објашњење. Реченице би требале бити кратке, разумљиве и читљиве.
   • Не пишите предуге пасусе. У сваки одломак немојте уносити превише информација, јер ће читалац осећати депресију приликом читања писма, не одбацивати тему или покушати ствар учинити збуњујућом. Држите се података који су уско повезани у сваком пасусу и пређите на други чим започнете да развијате нову идеју.

2. 

   
   
   Наведи главну идеју у прве две реченице. Почните са лаганом и директном уводном реченицом. Изнесите своје жеље (то јест главну идеју) у прве две реченице.
   • Први пасус требало би да се састоји од само две до четири реченице.

3. 

   Други пасус треба да нагласи сврху писма. У овом пасусу изнесите своје мисли, захтеве или циљеве. Уместо да наведете конкретне разлоге, информације или садржај, у потпуности објасните свој став, своје ставове, интересе или захтеве и објасните важност проблема. колики је утицај на вас који вас приморава на акцију.
   • Не заборавите да свој садржај уредите на разуман, уљудан начин са реалистичним реченицама. Избегавајте употребу превише емотивног језика, не употребљавајте изнуђене речи, не употребљавајте непристојне реченице са читаоцима (овде читаоци могу бити појединци или организације), као и не показује грубост према противничкој страни.

4. 

   Наведите потпорне тачке у следећим пасусима. Следећих неколико параграфа оправдаће вашу тврдњу давањем пратећих информација и додатних детаља. Обавезно наведите логичне, чињеничне, разумне, практичне и правне детаље. Не нудите само мишљења која су емотивна, уверења или једноставно личне жеље. Не натерајте читаоца да прочита дугу причу; тачке треба направити брзо и тачно. Ево неколико малих тактика које ће вам помоћи да то постигнете:
   • Цитирање стварних статистика и догађаја ради ангажовања читалаца. Уверите се да представљене статистике и чињенице потичу из поузданих, легитимних извора и да их поштено примените у њиховом изворном контексту. .
   • Наведите стручњаке за истраживање да покажете да имају сличан став према вама по овом питању и да се противе ставовима супротне стране. Ови стручњаци морају да имају поуздан положај на пољу које истражују и да буду способни да изнесу став о дотичном питању.
   • Наведите разлоге због којих би ваш захтев требало да буде одобрен. Метода убеђивања објашњавањем некоме зашто верујете да нешто треба учинити како би се могао ефикасније предомислити него пуко тражити да нешто учини. . Објасните тренутну ситуацију и зашто је треба мењати.
   • Дајте своје детаље, спецификације и разумевање проблема који говори о захтеву. Спомните претходне напоре за решавање проблема или недостатак било какве акције.
   • Докази у вези са предметним питањем треба да буду праћени примерима. Изнесите доказе који би читаоца увидели значај проблема.
   • Не заборавите ограничити оно што требате споменути у свом пасусу. Молимо вас да на једноставан начин наведете свој случај и ситуацију. Не превише дубоко у детаље, али потребно је дати довољно кључног садржаја. Изаберите само најрелевантније статистике, стручњаке и сведочења.

5. 

   Побијте мишљење противничке стране. Кључ за ефикасно убеђивање некога је оспоравање супротних мишљења. Ако желите да предвидите неприкладне аргументе или питања читалаца, можете их споменути у писму. Пронађите заједнички језик са супротном страном или изнесите убедљиве ставове како бисте поткрепили своје мишљење.
   • Обавезно признајте разлику између свог гледишта и друге стране. Покушај да их сакријете само ће ослабити ваш аргумент. Уместо тога, нагласите вредности, искуства и проблеме који су вам заједнички са супротном страном.
   • Избегавајте да користите осуђујући језик. Стављање превише емоција у речи смањује правичност ваших аргумената. Писмо са превише негативности и расуђивања може ометати пристанак читалаца на ваше мишљење.

6. 

   Затворите писмо понављањем захтева. Поновите свој захтев или мишљење на крају поруке. У овом пасусу можете предложити решење или предузети мере за решавање проблема. У писму спомените да ћете га пратити телефоном, е-поштом или самопровером.
   • Завршетак устаљеном реченицом помоћи ће убедити читаоца да се нагне према вама или ће му барем помоћи да јасније сагледа проблем са ваше тачке гледишта.
   • Донесите своја решења или методе. Пристаните на компромис или обе стране направе корак уназад. Покажите читаоцу шта сте урадили и шта припремате да решите ситуацију.
   реклама

Део 4 од 4: Завршни кораци

1. 

   Проверите да ли постоје грешке. Правописне грешке и лоше граматичке структуре су прва ствар која читаоцима оставља лош утисак о вама. Тек када у чланку нема грешака, читалац се може усредсредити на садржај и идеју коју чланак жели пренети. Прочитајте писмо неколико пута пре него што притиснете дугме за слање. Прочитајте писмо наглас да бисте чули да ли иде добро.
   • У случају потребе, нека неко провери правописне грешке у вашем писму (или можете да користите софтвер за проверу правописа).

2. 

   Потпишите се својим стварним потписом. Потпишите писмо директно ако га пошаљете уместо е-поште. Ово помаже да персонализујете писмо и проверите да ли сте писмо написали ви.

3. 

   Копирајте друге важне људе. Ако други људи у компанији или другој организацији требају прочитати ваше писмо, пошаљите им копију. То значи да се исписује еквивалентан број људи за слање, стварно потписивање копија и слање.

4. 

   Пошиљаоци треба да задрже копију. Увек водите белешку о својој евиденцији са информацијама о томе када је послата и подацима о примаоцу. Забележите шта треба даље да урадите да бисте решили проблем док се проблем не реши. реклама

Савет

• Треба писати у формалном облику. Прималац писма вам неће веровати ако користите неформални или неформални разговорни језик.Коришћење формалног језика такође помаже да писмо буде учтивије од употребе бесмисленог сленга!
• Користите нежни језик. Људи имају тенденцију да помажу онима који су љубазни према њима.
• Није ван теме. Пазите да не додате додатне информације које нису релевантне за тему о којој говорите. Уместо тога, држите се релевантног садржаја и не компликујте ствари. Користите стварне чињенице да бисте их истакли.
• Користите само тачке у средњем пасусу ако неки кораци, радње или предлози морају бити јасно приказани.
• За писање писама користите стандардни енглески језик (за земље које говоре енглески језик). Ово није текст или друштвени медиј; Ово је формално писмо. Скраћенице, сленг и емојији могу пренијети вашу поруку.
• Прилагодите тачке фокуса у складу са перцепцијама компанија или агенција. Непрофитна и велика корпорација могу да мисле другачије.
• Не понашајте се према читаоцима као да вам нешто дугују и траже нешто од вас. Уместо тога, убедите их у пријатељском и професионалном језику.