Садржај

• Кораци
• Савет

Сврха билтена је да информишу групу људи о одређеном питању као што је догађај, политика или ресурс и подстакну их на то. Испод су смернице како да напишете ефикасне и лако читљиве билтене.

Кораци

Део 1 од 4: Предмет писања билтена

1. 

   Откуцајте реч „ОБАВЕШТЕЊЕ“ тачно на врху странице. Одмах изван текста био је билтен. Напишите реч „ОБАВЕШТЕЊЕ“ на око 4 цм од врха странице, подебљано, центрирано или поравнато лево. Такође можете одабрати већу величину фонта за ову реч.
   • Двоструки размак између редова у наслову.

2. 

   
   
   Именовање на одговарајући начин. Билтени су формални облик пословне комуникације, па бисте им се требали обратити на одговарајући начин. Напишите пуно име и наслов особе којој ћете подносити извештаје.
   • Ако шаљете писмо свим запосленима, могли бисте написати: „ПРИМАЧ: Сви запослени“.

3. 

   Додајте примаоце у ЦЦ серију. Линија „ЦЦ“ односи се на оне који примају билтен у облику „Деар Цо“. Ово није циљни билтен. Ово је особа којој су потребне информације о смерницама или проблемима којима се обраћате у писму.

4. 

   
   
   Унесите своје име у ред „Пошиљалац“. Предмет писма треба да садржи име писца и пошиљаоца. Пуно име и наслов налазе се у овом реду.

5. 

   Додајте датуме. Напишите цео датум, укључујући дан, месец и годину. На пример, напишите: „ДАТУМ: 5. јануара 2015.“ или „ДАТУМ: 01.05. 2015. “

6. 

   
   
   Изаберите одређени одломак за своју тему. Тема треба читаоцу да каже о чему се ради у билтену. Будите конкретни и концизни.
   • На пример, уместо да тему пишете као: „Мастило“, тачније напишите као: „Проблем употребе мастила у Оффицеу“.

7. 

   Прилагодите формат наслова у складу с тим. Наслов треба да буде на врху странице, поравнат лево. Велика слова написана су великим словима „ПРИМАЧ:“, „ПОШАЉАЦ:“, „ДАТУМ:“ и „О ПОСЛУ:“.
   • Пример узорка би изгледао овако:
     Прималац: Име и наслов примаоца
     ПОШИЉАЦ: Ваше име и звање
     ДАТУМ: Датум, месец, година када је обавештење написано
     О: (или ВЕЗАНО за :) Проблем који спомиње билтен (наглашавајући некако).
   • Приликом састављања наслова, ставите ставке у два реда и поравнајте текст.
   • Испод заглавља можете да додате линију која пролази по ширини странице да бисте одвојили наслов и тело билтена.
   реклама

Део 2 од 4: Писање садржаја билтена

1. 

   Размислите ко је прималац. Да би сви прочитали билтен и одговорили на њега, важно је да текст, дужину и свечаност поруке прилагодите томе ко ће је прочитати. Да бисте то ефикасно урадили, морате добро да знате ко прима поруку.
   • Размислите о преференцијама и бригама читалаца.
   • Покушајте да предвидите питања која вам читалац може поставити. Размислите о неком садржају билтена, попут примера, доказа или других информација да бисте их убедили.
   • Погледајте да ли читаоци прихватају ваше померање непримерених информација или осећања.

2. 

   Прескочите ритуалне честитке. Билтен није почео поздравом попут „Драги господине Едвардс“. Уместо тога, уђите директно у питање о коме ће се у поруци разговарати од почетка.

3. 

   Поменути проблем у првом пасусу. Запишите зашто желите да читалац нешто предузме. Ово је помало попут увода у есеј, тј. Представљања проблема и разлога проблема. Увод такође можете сматрати резимеом целокупног дела билтена.
   • Увод обично заузима око једног пасуса.

4. 

   На пример, можете написати: „Компанија КСИЗ ће 1. јула 2015. године применити нову полису здравственог осигурања. Запослени ће добити здравствено осигурање и примаће минималну плату од 6 милиона месечно ”.

5. 

   Пружите информације о питањима о којима се расправља. Читаоцу ће можда требати неке опште информације о проблему којем се бавите. Дајте неке информације, али оне су кратке и само наведите шта је потребно.
   • Ако је потребно, наставите билтен наводећи разлог зашто је смерница примењена. На пример, могли бисте написати: „Локална влада је гласала да захтева да сви запослени у тој области примају минималну плату од 6 милиона ВНД месечно“.

6. 

   Подржите аргументе у дискусији. Резимирајте радње које треба извршити. Докази и аргументи о решењу које предлажете. Почните са најважнијим информацијама, а затим покријте конкретне чињенице или подршку. Покажите читаоцима да је корисно радити оно што предлажете или да је штетно ако то не прихватите.
   • Слободно додајте графике, листе или графиконе, посебно на дуже поруке. Само се уверите да су ове информације заиста релевантне и уверљиве.
   • За дуже поруке размислите о писању краћег наслова како бисте сваки одељак учинили јасним. На пример, уместо да напишете „Политика“, напишите „Нова сезонска политика запослених“. Будите прецизни и концизни у сваком наслову тако да читалац јасно види основе билтена.

7. 

   Предложите радњу коју читалац треба да предузме. Билтен је позив на акцију по одређеном питању, било да се ради о најави новог производа компаније, новој политици извештавања о трошковима или презентацији како компанија на томе ради. предмет. Подсетите се радње коју читалац треба да изведе у завршници или реченици.
   • На пример, могли бисте да напишете: „Сви запослени морају да користе нови рачуноводствени систем од 1. јуна 2015.“.
   • У прилог својим предлозима можете додати неке доказе.

8. 

   Завршите писмо позитивним и охрабрујућим резимеом. Последњи одломак билтена треба да понови следеће кораке за решавање проблема. То укључује подсетник на организациону солидарност.
   • Можете да напишете: „Радо бих разговарао о овоме касније и наставићу да расправљам о вашим одлукама.“
   • Можете то закључити рекавши: „Узбуђени смо због проширења ове категорије. Верујемо да ће то помоћи пословању да расте и да ће компанија пословати одрживије “.
   • Овај пасус је обично око 1-2 реченице.
   реклама

Део 3 од 4: Комплетни билтен

1. 

   Правилно форматирајте билтене. Користите стандардни формат да бисте олакшали читање порука. Користите фонт Тимес Нев Роман или Ариал величине 12. Лева, десна и доња маргина су 2,5 цм.
   • Поравнајте пасусе. Поделите пасусе, двоструки размак и маргине или не.

2. 

   Прегледајте билтен. Прегледајте и уредите поруку како бисте били сигурни да је јасна, сажета, уверљива и да нема грешке у куцању. Проверите доследност у формулацији. Врсте академских речи или стручне речи.
   • Проверите да ли постоје правописне, граматичке и садржајне грешке. Обратите посебну пажњу на имена, датуме или бројеве.
   • Проверите да ли је порука предугачка и изрежите непотребан садржај.

3. 

   Потписи. Билтен није имао линију за потпис. Међутим, требало би да додате заглавље и поред свог имена. То доказује да сте потврдили билтен.

4. 

   Користите заглавље. Можете да направите посебну заглавље посебно за билтене или да користите уобичајене пословне заглавља.
   • Ако израђујете електронске документе (на пример, за слање е-поштом), у Ворду морате да направите засебну заглавље које садржи логотип ваше компаније и основне контакт информације. Користите тај наслов као образац за билтене које шаљете.

5. 

   Изаберите начин слања поште. Одлучите се за најбољи начин слања билтена. Можете га одштампати и дистрибуирати свима. Можете и да пошаљете е-поштом.
   • Ако поруку пошаљете е-поштом, можете форматирати ХТМЛ за е-пошту. Ако није, поруку можете сачувати у ПДФ-у и приложити као е-пошту.
   реклама

Део 4 од 4: Коришћење предлошка билтена

1. 

   Пронађите доступне предлошке писама. Размислите да ли уопште желите да користите узорке слова уместо писања. Ако је то случај, први корак је проналажење добрих образаца поште на мрежи. Мицрософт Ворд такође има предлошке слова. Предлошци често користе исти основни формат, али различите фонтове, величине фонтова и распоред.
   • Преузмите прави образац за своје потребе.
   • Обавезно прочитајте услове коришћења пре употребе било ког предлошка на мрежи.

2. 

   Отворите образац поруке који је преузет на рачунар. Након притиска тастера за преузимање, образац писма се аутоматски преузима на ваш рачунар или се може предузети неколико корака пре него што започне преузимање. Шаблон писма се преузима у зип датотеку, потребно је да распакујете и отворите у програму Мицрософт Ворд.
   • Препоручује се употреба најновије верзије програма Мицрософт Ворд како бисте били сигурни да нећете имати непредвиђених софтверских проблема и да предложак поруке можда неће радити како је дизајниран. Ако имате старију верзију програма Мицрософт Ворд, ажурирајте софтвер пре преузимања образаца писама.

3. 

   Направите заглавље (заглавље). Имајте на уму да је тело узорка поруке подложно променама. Можете прилагодити делове узорка поруке како желите. На пример, у заглавље образаца писама можете додати логотипе и симболе ауторских права. Кликните на заглавље и унесите податке о својој компанији.

4. 

   Попуните одељке у заглављу обрасца писма. Не заборавите попунити поља „ТО“ и „ФРОМ“, као и „ЦЦ“ и „СУБЈЕЦТ“. Будите опрезни приликом попуњавања ових поља да бисте их избегли, остављајући их празним, често праве грешке док куцају.

5. 

   Унесите текст поруке. Увод, разлог, дискусију и сажетак напишите у тело билтена. Ако желите, можете да користите метке или направите листе да бисте организовали своје податке.
   • Задржите формат предлошка писма. Ово осигурава поравнање пасуса са тачним маргинама и величином фонта.
   • Ако је потребно, можете чак прилагодити билтен тако да користи табелу. Понекад је то добра идеја, нарочито ако употреба набраних или сличних листа чини збуњујуће или тешке за читање.
   • Обавезно избришите текст из шаблона. Истовремено, пажљиво проверите пошту пре него што је пошаљете.

6. 

   Не заборавите да проверите подножје. Подножје је празно подручје на дну странице за додатне информације. Овој веб локацији можете додати корпоративне или личне податке за контакт. Одвојити време за проверу тачности информација је веома важно. Последње што не желите да се деси је када је порука савршено написана, али садржи погрешне контакт податке или информације које недостају.

7. 

   Прилагодите изглед поруке. Једна од најатрактивнијих ствари у примерима порука је та што можете да промените боју текста. Ово вам помаже да покажете одређену личност и чини да се текст више истиче. Такође можете одабрати праву боју за ситуацију која се догађа како бисте били сигурни да ваш билтен изгледа изванредно, а не само професионално.

8. 

   Сачувајте билтене као доследан текст. Обавезно сачувајте копију. Имаћете резервне електронске документе како бисте олакшали размену информација.

9. 

   Сачувајте образац за каснију употребу. Кад год требате да користите примерак поруке са променом теме, само треба да прилагодите ставке тако да одговарају одређеној теми поруке. Тако ћете уштедети време и помоћи вам да направите јединствени, професионални билтен који привлачи пажњу свих, па ће се одмах прочитати. реклама

Савет

• Не наводите превише разлога. Објашњење зашто желите да се нешто уради је важно, али немојте претерати.
• Билтен би требао бити кратак.