Аутор:
Monica Porter
Датум Стварања:
13 Март 2021
Ажурирати Датум:
1 Јули 2024
Садржај
Извештавање о пословању данас је једно од најефикаснијих средстава за комуницирање пословања. Упркос својим широким циљевима, они се углавном користе када предузеће или појединац треба да донесу важне одлуке. Да бисте писали ефикасне пословне извештаје, прво морате да разумете шта су они и како се могу користити.
Кораци
1. део од 2: Утврдите врсту извештаја за писање
Представите идеје. Ово је тип објашњења / предлози. Ови извештаји се могу користити за давање препорука кључном менаџменту или доносиоцима одлука у предузећу, који се обично састоје из два дела: резимеа и садржаја. Резиме истиче ваш предлог. Одељак са садржајем (тело) даље анализира користи, трошкове, ризике итд. дођи са тим.
- Рецимо да желите да понудите 3Д штампач за своје одељење. Да бисте наговорили свог менаџера да одобри куповину овог уређаја, морате да напишете објашњење / извештај о препоруци да бисте формално поднели петицију менаџменту.
Опишите ризике повезане са одређеном приликом.Извештај о истрази помажући у одређивању степена ризика повезаног са одређеним током деловања. Ова врста извештаја је од велике помоћи у помагању компанији у предвиђању могућих последица. Садржи увод, истражни садржај и закључке. У уводу је истакнуто питање које се разматра. Садржај анкете користи се за расправу о чињеницама и резултатима истраге. Закључак се користи за резимирање проблема.- Претпоставимо да фармацеутска компанија Кс жели да сарађује са фармацеутском компанијом И, али постоје неке забринутости. Компанија Кс не жели да сарађује са компанијом која има садашње или прошле финансијске проблеме. Ова компанија ће спровести истрагу и користити извештај о истрази за детаљну расправу о финансијским информацијама компаније И и њених директора.
Представља информације о усклађености са одређеном регулаторном агенцијом. Ово је извештај о усклађености, користи се за помоћ компанији да демонстрира своју одговорност. Доказује усклађеност са законима / прописима и разумну потрошњу предузећа пред управним телима (градским, покрајинским, владиним, итд.). Овај извештај укључује увод, садржај извештаја и закључак. Увод обично садржи преглед главног садржаја извештаја.Одељак са садржајем представља податке, догађаје итд. Извршне агенције морају знати. Закључци се користе за резимирање.- На пример, Нестле треба да покаже свом управном одбору да током година следе смернице политике и закона државе домаћина. Као резултат, они су користили своје годишње извештаје о усклађености како би били транспарентни у погледу својих активности у години.
Презентација изводљивости предложене идеје или пројекта. Извештаји о истраживању који се користе да би се утврдило да ли је нека идеја практична или не могући извештај. Овај извештај треба да буде састављен из два дела: резимеа и садржаја извештаја. Садржај приказује предности, могуће проблеме, трошкове и тако даље. предложене идеје. Предузеће може да користи извештај о изводљивости да истражи питања слична следећим:- Да ли се овај пројекат може завршити у оквиру буџета?
- Да ли ће овај пројекат бити профитабилан?
- Да ли овај пројекат може бити завршен у предвиђеном року?
Презентација резултата истражних истраживања.Извештај истраживачког истраживања представљање истраживања проблема или проблема. Обично се ради о детаљном увиду у одређену тему и треба да садржи одељке: сажетак, увод, методологију истраживања, добијене резултате, закључке и препоруке. Релевантна истраживања такође треба да буду укључена у овај извештај.- На пример, компанија може да спроведе истраживање широм компаније о томе да ли забранити пушење у холу запослених или не. Оператор ће припремити извештај о истражном истраживању.
Помозите својој компанији да побољша своје политике, производе или пословни процес континуираним праћењем. Формулирано у фиксним интервалима, као што су недеље, месеци, тромесечја итд., Периодични извештаји учинак, добит и губитак или било који други критеријум могу се детаљно прегледати током датог временског периода.- На пример, сваког месеца ће представник фармацеутске продаје вероватно створити табелу у којој ће се сажети број њихових продајних позива.
Извештај о одређеној ситуацији. За разлику од фиксних временских периода, потребне су специфичне ситуације извести ситуацију. Ситуација овде може бити једноставна попут информација добијених са семинара или сложена као извештавање о одговору на природну катастрофу. Овај извештај укључује одељке: увод, садржај и закључке. Користите увод да бисте идентификовали догађај и прошли кроз оно што ће бити обухваћено садржајем извештаја. Закључак се користи да се наведе посвећеност или радња потребна у овој ситуацији.- На пример, након велике олује, управном телу ће требати извештај о ситуацији.
Представите решење проблема или ситуације.Извештај о упоређивању Размотрите неколико могућих решења у датој ситуацији. На основу резултата, писац ће предложити одређени смер деловања. Обично се састоји из три дела: увода, садржаја и закључка. У уводу се наводи сврха извештаја. Средњи одељак описује ситуацију или проблем и могућа решења / опције. Закључак открива најбоље решење или алтернативу.
- Размислите о томе да произвођач аутомобила АБЦ жели да отвори фабрику у Азији. На основу онога што компанији треба, извештај би могао сузити избор на три земље. Тада ће закључити која је најбоља фабричка локација од три земље.
Део 2 од 2: Писање пословног извештаја
Дефинишите циљеве и формат извештаја. Запитајте се шта желите да постигнете извештајем. На основу жељеног циља, одаберите одговарајући тип извештаја са горе наведене листе.
- Без обзира на одговор, морате осигурати краткоћу свог циља. Ако циљ није јасан, извештај ће само збунити читаоце и вероватно угрозити његову веродостојност.
- На пример, ако желите да добијете већи буџет за оглашавање свог одељења. Извештај би се затим требао фокусирати на ваш тренутни буџет и на то како можете ефикасно да користите свој већи буџет.
Идентификујте публику. Читаоци могу бити аутсајдери (људи који не раде у вашој компанији) или интерни службеници. Размотрите њихово постојеће знање или познавање циљне теме и размислите о томе како ће користити информације представљене у извештају.
- Имајте на уму да без обзира ко је ваша публика, нема убедљивијих закључака од износа новца који можете донети својој компанији или купцима.
- Рецимо да желите да покренете програм поделе посла у свом одељењу и дефинишете да је овде публика главни службеник за људске ресурсе, извршни директор и генерални директор. Узмите у обзир њихов постојећи ниво интересовања за овај програм. Одговор ће обликовати тон извештаја. Ако компанија никада није разматрала такав програм, овај извештај ће бити и стратешки и информативан. У супротном случају, извештај би требао бити мање информативан и уверљивији.
Одредите шта ћете научити. Најтеже није у писменом делу, већ у извлачењу закључка и прикупљању података потребних за поткрепљивање. Потребне су многе вештине, укључујући прикупљање података и анализу тржишта. Шта ви, а затим и управа треба да знате да бисте донели информисану одлуку о датој теми?
Набавите праве податке за извештај. Важно је да су ваши подаци добро истражени. У супротном, извештају може недостајати веродостојност. Само прикупљање података зависи од врсте извештаја који пишете. Уверите се да су изабрани параметри података концизни и у складу са тачком извештаја.
- Подаци могу бити унутрашње информације - што значи да их можете брзо прикупити. На пример, податке о продаји можете добити из одељења продаје само једним позивом. Другим речима, податке можете добити и брзо унети у извештај.
- Спољни подаци се такође могу чувати интерно. Ако су одређена одељења прикупила податке аналитике купаца, затражите од њих. Не требате сами вршити ту истрагу. Иако је неусаглашен у различитим врстама пословања, често пословни извештач не треба да спроводи директну истрагу.
- Рецимо да пишете објашњење / извештај о предлогу. Затим морате проучити све користи које произлазе из ваших предлога и те студије уградити у свој извештај.
Организујте и пишите извештаје. Како одабрати распоред и написати извештај зависи од ваших циљева. На пример, изглед извештаја о усклађености разликоваће се од изгледа извештаја о изводљивости. Једном када стекнете представу о начину организовања извештаја, можете почети са својим садржајем.
- Поделите повезане податке на посебне делове. Пословни извештаји не могу да се забрљају са гомилом података и информација. Организовање података у засебне делове је кључ успешног пословног извештаја. На пример, можете да одвојите податке о продаји од података анализе купаца и да им поставите одвојене наслове.
- Распоредите извештај са релевантним насловима, који се могу брзо појавити као независна студија, али истовремено подржавајући основну сврху извештаја.
- Будући да неки одељци могу зависити од анализе или уноса других, често је могуће радити на сваком делу одвојено док се чекају резултати анализе.
Извуците закључке са конкретним предлозима. Изведени закључак треба да буде јасан и да буде разуман резултат пажљивог испитивања података представљених у извештају. Ако је потребно, јасно предложите најбољи начин деловања на основу тих закључака.
- Сваки циљ треба да садржи специфичне и мерљиве акције. Запишите све промене у опису посла, распореду или трошку потребне за довршавање новог плана. Свака тврдња треба да представља директне нове приступе - оне који ће помоћи у постизању циља / решења наведеног у извештају.
Напишите резиме пројекта. Резиме пројекта треба да буде прва страница вашег извештаја, али такође и последња ствар коју напишете. Овај сажетак представља резултате истраживања и закључке, као и врло кратак преглед онога што ће бити представљено ако читалац одлучи да настави читати цео извештај. То је попут најаве за филм или апстракције из научног чланка.
- Сажетак је горе наведен, јер је то готово једино што ће заузети члан одбора прочитати. Овде представите све што је важно вашем шефу, максимално 200-300 речи. Преостали део може се пажљивије испитати ако желе да сазнају више.
Користите инфографику за податке који ће се користити ако је потребно. У неким случајевима може бити корисно представити квантитативне податке путем графикона или графикона. У презентацији користите боје јер ће привући више пажње и помоћи у разликовању информација. Кад год је то могуће, користите тачке, користите бројеве или податке у оквиру да бисте их лакше читали. На овај начин ћете одвојити податке од остатка извештаја и показати шта то значи.
- Све у свему, визуелни ефекти су сјајан фактор, што пословно извештавање чини занимљивијим, јер сами текст и слике могу бити релативно крути. Али не идите предалеко, користите само када је то потребно и потребно.
- Страница која је пуна текста и не садржи табеле или слике може бити заморна. Уоквирите садржај тамо. Оквир са информацијама такође може ефикасно да резимира вашу презентацију.
По потреби навести изворе. У зависности од врсте истраживања које се спроводи, можда ћете морати да објасните свој извор информација. Сврха странице документа или референтног извора у пословном извештају је пружање извора информација како би други могли да сазнају више или пронађу податке по жељи.
- Користите прави формат за пријављивање цитата, у зависности од ваше индустрије.
Прочитајте га два пута. Правописне или граматичке грешке могу код читалаца да осете да не улажете довољно напора у извештај и да доводе у питање поузданост резултата истраживања. Поред тога, обавезно представите информације на јасан, сажет начин.
- На пример, немојте претерати са лепим речима или користити врло дугачке реченице.
- Избегавајте употребу сленга.
- Ако су извештај и читалац уско повезани са одређеном индустријом, можете користити технички жаргон или терминологију. Али будите опрезни, немојте их претерати.
- Генерално, пословни извештаји се пишу у пасивној форми и један су од ретких случајева у којима је пасивнији бољи.
- Често можете пропустити грешке приликом поновног читања дела осећајући се познато од тренутка када пишете. Размислите о томе да неко други у соби, ко такође жели да пријави успех, прочита. Будите отворени за примљене повратне информације. Боље је када на грешку указују сарадници уместо надређених. Прегледајте сваки коментар и препишите извештај.
Направите садржај. Форматирајте пословне извештаје што је могуће формалније, правећи садржај за лако праћење и брзо читање. Укључите све важне одељке, посебно сажетак и закључак о управљању.
Направите насловницу свог пословног извештаја. Најбољи начин за попуњавање доброг, темељног истражног извештаја је његово одговарајуће покривање. Можете користити везиво, лисице или добар папир. Закључак је да би пословни извештај требао бити упадљив, лак за очи, довољан да побуди интересовање читалаца.
- Ово се такође односи на све табеле и графиконе укључене у извештај.
