Аутор:
Lewis Jackson
Датум Стварања:
5 Може 2021
Ажурирати Датум:
1 Јули 2024
Садржај
Организовање догађаја чини се веома тешким задатком, а ствари се још више компликују ако немате план и план унапред. Зато покушајте да то избегнете - припремајући се месецима унапред и одржавајући смиреност током догађаја.
Кораци
Метод 1 од 4: Планирајте месецима пре догађаја
Утврдите сврху догађаја. Утврђивање сврхе ваше организације помоћи ће одржавању вашег догађаја на трагу. Да ли планирате догађај за образовање заједнице? Убедити потенцијалне спонзоре? Похвалити одређеног појединца или групу? Детаљно наведите ову сврху. Без обзира шта радите (едукујте, убеђујте, хвалите итд.), зашто да ли то радиш поново
- Схватите то као своју изјаву о мисији или претпоставку свог успеха. Једном када сигурно сазнате шта желите, биће вам много лакше!
Поставити циљеве.Баш тако Шта желите да постигнете? Ни број људи који се појавио на догађају, ни чињеница да се то догодило - како желите да буде догађај? 5 нових чланова у вашој организацији? Прикупио 20 милиона донг-а? Променити начин размишљања других људи? Нека сви буду узбуђени?- Размислите о 3 исхода која желите највише од догађаја и усредсредите се на њихово остваривање. Можете извагати један финансијски циљ, један социјални и један лични циљ - на вама је!
Окупите добровољце. Потребни су вам добри и добри чланови у разним областима организационог одбора. Они вам могу помоћи у свему, од заказивања, планирања буџета до слања позивница, дизајнирања плаката, дочекивања гостију и чишћења након догађаја. Другим речима, они ће вам помоћи да обавите посао. Ако је могуће, пронађите волонтере којима можете веровати!- Уверите се да организатори, као и организатори догађаја раде према распореду који сте навели у плану. Сарадња између страна ће вам олакшати посао. Када тражите некога од помоћи, од самог почетка будите јасни у вези са својим очекивањима од њега и обимом њиховог учешћа у догађају.
- Ако не можете да пронађете волонтера, унајмите тим за догађаје! Ово у потпуности зависи од врсте догађаја који организујете. Можете да изнајмите место догађаја са тимом за догађаје или да га унајмите од треће стране.
Предвиђени буџет. Сви трошкови, приходи, грантови и други ванредни трошкови морају бити укључени у буџет. Ако не буџету, догађај ћете завршити дебелим новчаницама и празним новчаником не разумевајући шта сте управо потрошили. Будите реални од првог дана како вас касније неће изненадити!- Пронађите начине за смањење трошкова.Можете ли унајмити волонтере да раде бесплатно? Размислите о локацијама које су јефтиније за изнајмљивање (на пример нечија кућа)? Запамтите да је мали, једноставан, али успешан састанак много бољи од луксузне забаве која не успе.
Одредите време и локацију догађаја. Ово је фактор Најважније догађаја. Које треба да буде време и место вашег догађаја да би људи рекли: „Да, бићу тамо!“? Желите да будете домаћин догађаја у време када су сви слободни и на једном погодном месту где имате довољно кирије!
- Погледајте календар заједнице у којој живите и размислите ко учествује у догађају. Ако циљате домаћице, најбоља опција је организовање дневних и комшијских догађаја (можете пружити додатне услуге чувања деце). У случају студентског учесника, приредите догађај у центру града једне вечери током недеље. Ако је могуће, требало би да одете код њих Скупштина.
- Наравно да ће бити много места за догађаје које морате унапред резервисати. Контактирајте да бисте ове локације унајмили што пре. Можда су скупље него што мислите!
Узмите у обзир логистику. Треба размишљати о логистици у сваком погледу. Какав ће бити паркинг? Способност особа са инвалидитетом да учествују? Шта можете учинити са простором за догађаје? Која вам опрема треба? Да ли ће вам требати нешто додатно уз накнаду (нпр. Пића за говорнике, значке, публикације)? Колико људи ће бити потребно да би догађај протекао без проблема?
- Веома је важно размислити и разговарати са члановима организатора како би се размотрили сви аспекти догађаја. Постоје ли препреке које можете предвидети и избећи? Да ли је гостима потребно место за боравак? Који изузеци су потребни?
Размислите о маркетингу и оглашавању. Док се припремате за догађај, направите нацрт плаката. Плакат треба да садржи информације о датуму, времену, локацији, главним гостима, имену догађаја и теми или слогу догађаја. Будући да је време за припрему прерано, можете провести много времена пажљиво размишљајући о овим стварима - али требало би да направите почетни нацрт да бисте видели који су одељци заједно!
- Размислите о другим начинима за промоцију догађаја. Шаљу мејлове? Маил маил? Пружање информација на Фацебоок-у, Твиттер-у или на мрежи веб локација за догађаје (више о њима касније)? Шта ти треба пре него што догађаје да бисте ангажовали људе и оно што вам треба у догађаје да их задрже?
Преуредите посао. Можда се тренутно осећате веома збуњено. Удахните дубоко и отворите Екцел софтвер. Припремите нацрт распореда активности на догађају. Употријебите неколико Екцел прорачунских таблица да организирате своје мисли. У овом тренутку може изгледати као непотребна папирологија, али у наредна два месеца бићете захвални сами себи што се бринете о себи.
- Развити распоред рада (са роковима) за сваку активност. Запишите све чланове организатора, када и где вам требају. На тај начин можете да закажете свој посао и избегнете питања касније.
Метод 2 од 4: Закажите посао за 2 недеље пре догађаја
Уверите се да је све спремно. Утврдите време, локацију, кључне госте, организатора догађаја, назив догађаја и слоган. Да ли ће бити било шта Можемо ли залутати? Да ли се промене у последњем тренутку могу десити? У овом тренутку све би требало да буде јасно као и на црно-белом папиру.
Састаните се са члановима организатора. Затражите одобрење за буџет, распоред итд. од организатора као и од менаџера догађаја. Сада је право време за бављење питањима. Сви су већ схватили своје обавезе? Да ли им је угодно са свиме?
- Још једном, састаните се са организаторима, као и волонтерима, како бисте размислили о могућим проблемима. Ово је такође савршено време за планирање акције.
- Уверите се да организатори немају никаквих интерних проблема. Останите у контакту са свим шефовима одељења, организаторима као и волонтерима.
Подијелите посао међу различите људе и нека особа са искуством координира све активности. Ако је ово догађај нарочито великог обима, доделите више људи да координирају различите активности под надзором једне особе. Чланови организатора морају имати поверења у овог вођу.
- Требало би да доделите једног до два члана да проводе време дочекујући госте и ћаскајући пре догађаја. У основи, они су рецепционари, одговорни за уздизање свих гостију и омогућавање тим гостима да виде да се о њима брине.
Обавезно ажурирајте све мрежне странице повезане са догађајима. Вероватно већ знате Фацебоок и Твиттер, али постоји много других веб локација које можете користити за промоцију, попут Евентбрите, Евите и Меетуп. Ако никада нисте чули за ове странице, потражите одмах! У случају да је ваш догађај у иностранству и желите да продате карте путем Интернета, Тицкетбуд је врло користан.
- И, наравно, ажурирајте интернетску страницу догађаја, блог или Фацебоок страницу, ако су доступне. Можете да шаљете подсетнике за догађаје, објављујете фотографије и управљате одговорима на догађаје. Што сте активнији на мрежи, догађај постаје све раширенији. Ако сте домаћин догађаја везаног за баштованство, уређење дома или друга креативна поља, можете да користите и Пинтерест.
Прикупите спонзорства и друге изворе новца од гостију. Много је врста трошкова који ће настати у наредним недељама и не желите све то сами да платите! Откачите мало за почетне трошкове - било да је реч о изнајмљивању догађаја, опреми или банкету? Можда ћете морати да платите неки од горе наведених износа пре него што започнете припрему за догађај.
- Обавезно направите систем за руковање документима, сертификатима, рачунима и другим документима. Све документе треба да задржите за будућу употребу, па ће вам, што пре будете организовани, бити прикладнија будућност, посебно када ваш партнер ради непрофесионално.
Промовишите догађај. Припремите публикације, објавите огласе, објавите штампи, пошаљите позивнице, телефонске позиве, контактирајте групе е-поштом, упознајте потенцијалне учеснике или донаторе. Како ће људи знати и учествовати у вашем догађају? Обавезно побрините се да су подаци које дајете потпуни, осим неких фактора испитивања - треба подстаћи и радозналост госта!
- Размислите о својој циљној публици. Ако желите да позовете старешине, нећете губити време на слање порука путем софтвера Снапцхат. Идите на места на којима се често друже или користите алате које ваша публика користи.
Окупите потребне предмете за догађај. Ови предмети могу садржавати медаљу, игру, сувенир, награду или сертификат. Много је малих и тривијалних ствари на које неискусни људи не могу обратити пажњу, али морате знати све најмање факторе. Не заборавите на свој намештај, уређаје, столове, столњаке и друге велике, важне предмете!
- Ово је још једна ствар о којој морате узети времена да размислите. Не заустављајте се док не пронађете 5 предмета које сте заборавили да припремите - све, од хемијских оловака и комплета за прву помоћ до батерија, коцкица леда и продужних каблова. Желећете да будете спремни за било коју ситуацију.
Врста све. Договорите се за видео снимање. Организујте превоз за госте. Договорите храну за тим за чишћење. Листа се може трајати заувек, али без сортирања нећете моћи да организујете догађај!
- Припремите храну и пиће. Ово је такође добро време за уређивање посебног смештаја, попут смештаја за особе са инвалидитетом. Проверите да ли су гости вегетаријанци или имају неке друге посебне потребе. Многе веб локације за продају карата на мрежи имаће одељак „Само постављање питања“ који ће вам помоћи да процените посебне захтеве гостију.
- Припремите столове и столице, позадине, микрофоне, звучнике, рачунаре, пројекторе, подијуме - све што је потребно на месту догађаја.
Припремите листу контаката. Морате имати бројеве телефона, адресе и адресе е-поште организатора. Направите сличну листу са ВИП особама (посебно важним гостима) и добављачима робе или услуга. Када се неко не појави или закасни, ово је листа коју можете да користите.
- Рецимо да банкет тим касни. Шта ћете урадити? Одмах потражите њихову листу контаката и позовите их. Ох, мисле да хоћеш до места да га узме 90 килограма исецканог свињског меса? Шта год. Дајете листу господину А, он узима камион и одлази на адресу за сакупљање меса на папиру. Спречили сте катастрофу. Сада знате да не би требало да ангажујете овај сервисни тим или да дате јасније смернице!
Идите на место догађаја са организаторима. Посматрајте и оцените паркинг, тоалете, собе и врата. Потражите места у близини где можете да правите фотокопије, телефонирате и купујете неопходне ствари. Генерално, имајте место догађаја у руци.
- Разговарајте са особом коју сте контактирали да бисте изнајмили место. Они би требали боље разумети место одржавања него било ко други. Да ли постоји проблем за који бисте требали знати? Ограничено време? Да ли су врата закључана у одређено време? Надамо се да се то неће догодити - али требало би да сазнате и о распоредима провера ватродојавних аларма.
Метод 3 од 4: Припремите се 24 сата пре догађаја
Задржи смиреност. Ти то можеш. Посебно је важно да останете мирни и да се не збуните или забринете. Спремали сте се месецима! Све це бити у реду. Што сте мирнији, мирнији ће бити ваши саиграчи, догађај ће бити глаткији. Осим тога, све ће се ускоро завршити!
- Озбиљно, ти то можеш. Учинили сте све што сте могли, размишљајући о свим могућим проблемима - ако нешто пође по злу, знате како да решите проблем. И запамтите: нико вам не може замерити. Бучан гост, храна није добра - људи ће схватити да не можете све то да контролишете. Опусти се. Бићеш добро.
Последња провера код чланова организатора. Обавезно разговарајте са свима о начинима како доћи до места догађаја и када стићи. Оно што не желите највише је када вас цели организатори позову на дан догађаја јер не знате где је задњи улаз.
- Чак и ако нико ништа не каже или вам постави питање, потрудите се да процените ставове других. Да ли су сви задовољни својим радом? Да ли се слажу међусобно? Ако не, разговарајте са свима и покушајте да уклоните чвор. Можда ће се неко уклопити у друго одељење или радити са другима.
Проверите све позивнице и одговоре. Наведите госте у Екцел табели и забележите број људи. За већину догађаја биће број потврђених учесника нису показује број људи који стварно учествују у догађају. Можете имати 50 валидатора, али на крају их је само 5 или учествује до 500 људи. Иако бисте требали знати број валидатора, будите спремни да се позабавите ситуацијом када је премало или превише присутних!
- Подсетите ВИП госте на догађај. Изненадиће вас број људи који кажу: "Ма, зар не? Сутра, зар не?" Једноставним позивом или текстом можете ово избећи.
Идите на место догађаја и проверите да ли су све спремне. Да ли је соба уредна и спремна? Да ли су електронски уређаји инсталирани и раде? Можете ли унапред инсталирати било који уређај, ако је потребно? Да ли се особље у потпуности припремило за догађај?
- Проверите да ли догађај има довољно присталица. Наравно, најбоље је ако имате више присталица него што вам је потребно. Можда ћете морати да питате некога за хитне случајеве, требате да неко примети госта или да решите проблем који не можете да предвидите. Или, знате, можда ће вам требати неко ко ће вам наточити још кафе.
Припремите комплете за учеснике догађаја. Овај комплет може садржати бочицу за воду, бомбончић, лепљиву белешку, хемијску оловку, брошуру и све друге потребне информације. Такође је добра идеја ако желите да додате мале сувенире.Ово је сјајан врхунац који показује да је догађај правилно организован, а истовремено чини да се гости осећају цењенима.
- Овај комплет може бити за госте или организаторе, или обоје! Ко не воли шипку граноле и хемијску оловку?
Закажите информације о догађајима (радни лист или радни лист). Ево списка свих потребних информација подељених по времену и / или одељењу. Припремите програм задатака за неколико минута са важним активностима. Предложак текућег листа биће у потпуности на вама да одлучите. Само се потрудите да информације сведете на најмању могућу меру ради лакшег читања.
- Ако вам је заиста тешко, направите их врста може бити од користи другачији радни лист. Говорници ће вероватније желети да знају листу других гостију који ће бити где и када. Организатори ће желети листу опреме, рокове и планове чишћења. Када имате довољно времена за израду текућег листа, ово ће вам бити од велике помоћи.
Направите листу предмета које ћете понети на место догађаја. Колико ће бити лоше кад дођете на догађај, све је спремно, свима да ли сте сви тамо и схватате да сте заборавили 12.000 шоља код куће? Ово је лоше. Све си упропастио. Зато направите листу, још једном је проверите и понесите све састојке на припрему!
- Ако су предмети разбацани на различитим местима, доделите одређени задатак свакој особи. Притом не морате 8 сати трчати уоколо и панично сакупљати ове предмете. „Једно дрво не чини младо, три стабла се скупљају, па је планина висока“ - рекли су древни људи.
Метод 4 од 4: Контролишите датум догађаја
Рано дођите на место догађаја са организаторима и волонтерима. Уверите се да су сви присутни и да електроника ради исправно. Имате ли питања у последњем тренутку? Ако има времена, попијмо безалкохолна пића, поделимо, охрабримо све и одморимо се! Ти то можеш. Спреман си.
- Уверите се да организатор носи посебну значку или носи неке препознатљиве предмете при руци, тако да учесници догађаја могу добити помоћ када је то потребно. Понекад каки одела нису довољна.
Свашта, унутра и напољу. Да ли вам требају балони на поштанском сандучету? Плакати у углу собе? Шта је са вратима и дуж ходника? Ако ваши гости морају да прођу кроз хаотични лавиринт да би дошли до места догађаја, требало би да поставите пуно путоказа.
- Натписи добродошлице и друге табле са информацијама испред зграде биће посебно корисне. Желите да људи могу да препознају место догађаја одмах са улице. О овоме се нема шта чудити!
- На догађају су рецепција и регистровани гости. Када гости уђу на врата, требало би да виде тачно шта треба да ураде. У супротном, лебдеће около у стању неизвесности и нелагодности. Да ли се сећате горе поменутог дела рецепције? Молимо одредите некога да стане крај врата како би дочекао и одговорио на сва питања госта.
- Плутајућа музика! Музика ће избрисати стидљиву атмосферу на догађају.
Уверите се да учесници догађаја знају шта се догађа. Ако звучник закасни, мораћете да обавестите о кашњењу догађаја. Ако оброк траје дуже од очекиваног, гости на догађају треба да буду свесни било каквих промена у распореду. Ретко се догађаји одвијају како је планирано - па кад се редовно не поштују распореди, побрините се да странке остану у контакту.
Сликати! Можда ћете желети да ово забележите. У исто време, људи ће бити узбуђени кад виде некога како држи камеру како би снимио тренутке догађаја. Сликајте банер вашег спонзора, ваш банер, капију добродошлице, рецепцију итд. Ове фотографије можете користити и за следећу годину!
- Ако је могуће, препустите се пријатељу или професионалном фотографу. Имате довољно посла! Са гостима треба да ћаскате и једете, па би неко други требало да се побрине за фотографисање.
Стављање докумената након догађаја. Сигурно сте у идеју гостију унели неку идеју и желите да напусте догађај са одређеним мислима, размишљањем или одлучношћу да делују. Зато припремите брошуру или било који предмет који могу понети са собом после догађај.
- Можете размотрити анкетирање недавног догађаја за овај одељак. Обезбедите им средство да изразе своје мишљење, шта да побољшају и шта желе на следећем догађају. И наравно, како се могу укључити!
Очистите места догађаја! Проверите свој бројач електричне енергије, уклоните натписе, очистите намештај и још много тога. Желећете да се страница врати у првобитно стање - посебно када плаћате кирију и желите да се вратите. Такође можете да избегнете додатне трошкове које вам намеће провајдер места. Равномерно поделите посао тако да поступак чишћења буде што бржи и нежнији.
- Вратите се да ли су неке драгоцености заборављене. Ако је то случај, припремите образац за захтев за изгубљени предмет.
- Ако нешто оштетите, обавестите особу са којом сте контактирали да изнајми место. Искреност и искреност је увек најбољи став.
- Уклоните што више смећа. После тога ће преузети одељење за одржавање.
Водите рачуна о свим мисијама након догађаја. У зависности од врсте догађаја који организујете, можда нећете имати шта да радите након догађаја, или ће постојати дугачак списак људи којима ћете захвалити, као и рачуни на чекању. Ево неколико идеја за почетак:
- Хвала свим члановима организационог одбора, посебно спонзорима и волонтерима. Не можете организовати догађај без њих!
- Довршите и бавите се новчаним стварима. То би требало урадити што је брже могуће, што мање мана то боље.
- Организујте журку захвалности онима који су вам помогли. Желите да се ваши саиграчи осећају захвално, а истовремено желите да ваши спонзори виде да су донели промене и добар циљ.
- Поделите сувенире или друге публикације заинтересованим странама.
- Пренесите рачуне спонзорима и другима.
- Објавите фотографије на интернет страници догађаја.
Одржајте састанак да бисте учили из искустава и следећи пут били бољи. Када све завршите, шта желите да радите другачије? Шта функционише, а шта не? Да ли желите да будете домаћин таквог догађаја? Шта си научио?
- Ако добијете одговор од свих, прочитајте све. Чак и ако не добијете никакав одговор гостију, питајте организаторе догађаја! Како они мисле? Да ли су уживали у том времену? Вероватно само зато што су плочица с гранолом и оловка били бесплатни, зар не?
Савет
- Списак докумената за припрему:
- Привремени буџет
- Распоред догађаја (време сваког програма на догађају)
- Позивница
- Листа гостију
- План акције
- Распоред рада (распоред завршетка)
- Документација за саопштења за штампу
- Говор
- Списак присутних
- Говори страна (приложите резиме говорника)
- Програм рада
- Распоред је подељен у минутама
- Листа мрежа контаката (број телефона организатора)
- Списак предмета које треба понети
- Списак задатака које треба извршити
- Извештаји о догађајима (за штампу и друге)
- Пре догађаја, одредите појединце / одељења да буду одговорни за следеће области:
- Донатори
- Присутни
- Важан гост, говорник
- Дизајнирајте, штампајте, сакупљајте чланке и процењујте те производе
- Награде, сувенири, поклони, транспаренти, сертификати
- Возила, угоститељство, уређење места догађаја, декорација, позадине, паркинг
- Медији, ПР (спољни односи), Маркетинг
- Чимбеници које треба узети у обзир приликом одабира локације и преговарања о ценама:
- Капацитет локације (број учесника, осим оних који нису званично похађани)
- Доступност хране (у случају да су оброци укључени у место догађаја)
- Време (време почетка и завршетка догађаја)
- Осветљење (у случају да се догађај одвија ноћу)
- Постоји клима уређај или не
- Обезбеђена је потребна опрема (микрофон, звучници итд.)
- Намештај (намештај, столњаци итд.)
- Да ли се могу одржати музички и забавни догађаји на месту догађаја (са мање формалним представама)
- Генератор
- Лак приступ месту одржавања - било да је у центру града или не (могу ли делегати присуствовати без икаквих потешкоћа)
- Посебна соба за организаторе, свлачионице итд.
- укупни трошкови
- На дан догађаја одредите особу / одељење да буде одговорно за следеће:
- Општа координација
- Тоалет
- Храна
- Ради на терену
- Домаћин (МЦ)
- Рачунари, пројектори
- Фотограф
- Рецепционар
- Контрола гужве и ПР са гомилом
- Паркинг зона
- Заштити
- Поделити документе и залихе (поклоне и потврде одређеним појединцима као и свим учесницима догађаја)
- Фактори које треба узети у обзир приликом одлучивања о датуму догађаја:
- Да ли ће главни гост и други ВИП гости бити на располагању током дана
- Који је дан најбољи за вашу циљну публику?
- У сваком тренутку свој посао и одговорности не смете предати другој особи.
- Рад је одговоран.
- На време. Ако касните, у потпуности и одмах пријавите посао особи коју требате пријавити.
- Када се појаве проблеми, немојте кривити друге, не размишљајте превише и узрокујте више стреса, пронађите начине да проблем решите.
- Обавезно припремите план евакуације за хитне случајеве. Ако је ваш догађај великих размера, побрините се да полиција и лекари буду на дужности.
Упозорење
- Без панике или стреса. Мирно држање тела резултираће бољим резултатима.
- Будите спремни за било коју ситуацију. Понекад ће бити ствари ван ваше контроле. Ако сте члан организатора, немојте се љутити кад неко виче на вас, та особа је можда само напета. Ако сте координатор, не правите стрес или панику. Молим те, смирено уради све. Покушајте да размислите о могућим ситуацијама и ономе што бисте у тим ситуацијама учинили.
