Садржај

• На корак
• 1. део од 3: Јасно комуницирајте
• 2. део од 3: Будите добар слушалац
• Део 3 од 3: Комуникација електронским путем
• Савети

Погрешна комуникација може бити и смешна и фрустрирајућа. Ако желите да смањите погрешне комуникације, говорите јасно и не претпостављајте ништа. Проверите са особом да бисте били сигурни да сте разумљиви. Када комуницирате електронским путем, будите јасни, концизни и информативни. Бити добар слушалац такође може помоћи у избегавању погрешне комуникације. Ако усредсредите пажњу на разговоре, можете смањити могућност погрешне комуникације.

На корак

1. део од 3: Јасно комуницирајте

1. Испеци па реци. Размишљање о томе шта прво да кажете може вам помоћи да организујете своје мисли и припремите се да кажете нешто значајно. Нарочито ако планирате важан разговор, побрините се да су ваше речи организоване тако да можете да кажете шта мислите.
   • Запамтите да ваш став и тон могу да вам пренесу много тога. Ограничите своју пажњу на тему и покушајте да не одступите од ње.
   • Ако имате проблема са изговарањем онога што желите рећи, запишите неколико тачака како бисте били сигурни да нећете заборавити ништа што желите рећи.
   • Направите свесну паузу пре говора. Често имамо тенденцију да безглаво уђемо у разговор, али намерно застајање и одвајање тренутка да организујемо своје мисли пре него што говоримо повећава вероватноћу да ће наша комуникација бити јасна и да су пролазници спремни да је саслушају.
2. Скрене пажњу. Имати човекову пажњу значи осигурати да он или она слуша и разуме шта говорите. Успоставите контакт очима и уверите се да особа слуша. Ако је друга особа расејана или заузета нечим другим, затражите њену пажњу или покушајте други пут. Ако се другој особи чини да јој нешто друго одвлачи пажњу, затражите пажњу рекавши: „Желим да се уверим да разумете“ или „Ценим вашу пуну пажњу“.
   • Ако се та особа чини растресеном, реците јој да ћете разговарати касније када буде доступнија.
   • На пример, ако требате да разговарате са неким, али он ради нешто друго, обавестите га да треба да разговарате и да желите његову пажњу.
   • Не вичите и не зовите некога да бисте привукли пажњу - приђите тој особи и обратите јој се лично кад је то могуће.
3. Проверите своје претпоставке. Можете претпоставити да сви разумеју шта кажете или шта од њих тражите, али само да бисте били сигурни, разјасните све у шта особа можда није сигурна. На пример, ако дајете упутства, објасните шта још особа треба да уради да би се припремила. Можете преценити или потценити нечије знање или вештине, па је боље да питате.
   • Ово је нарочито тачно када разговарате са неким из друге културе од ваше. Можете претпоставити да разумеју жаргон или неки други језик, али није штетно питати. Ако неко делује збуњено, покушајте то боље да објасните.
4. Буди љубазан. Бити љубазан у комуникацији значи бити отворен, искрен и љубазан. Не кажете ништа што би могло бити пасивно-агресивно, саркастично или повредиво за особу са којом разговарате. Усредсредите се на то да будете љубазни и говорите шта мислите на начин који је лако разумљив. Ако прекидате, будете груби или не поштујете друге људе, нећете ефикасно комуницирати.
   • Сарказам се лако може погрешно разумети. Иако је можда смешно, ипак може довести до неспоразума ако кажете супротно од онога што заиста мислите. Људи се могу збунити шта заправо мислите. Сарказам такође може бити ненамерно зао.
5. Проверите за разумевање. Уверите се да вас је особа разумела. То чините једноставним питањем: „Да ли је то јасно?“ Или „Имате ли питања?“ То даје особи могућност да изрази било какве сумње или недоумице које можда имају.
   • Ово може помоћи људима да се осећају пријатно постављајући питања или тражећи појашњења.
   • Када дајете упутства, замолите особу да их понови како бисте знали да их разуме.
   • У неким случајевима је прикладно дати кратак резиме.
     • На пример: „Дакле, да будемо јасни, прво ћемо се позабавити Рамакер рачуном, а затим ћемо имати брз састанак о томе како да решимо проблеме у комуникацији. Примљено к знању?'
6. Пратити. Обратите се особи са којом комуницирате како бисте били сигурни да сте комуницирали јасно. На пример, ако сте послали е-пошту, пошаљите друго питање, „Како сте?“ Имате ли питања? "Ако сте разговарали са неким, питајте га неколико дана касније," Молимо вас проверите. Све добро?'
   • Ако мислите да сте можда нетачно комуницирали, искористите овај тренутак да бисте све јасно пренели и разјаснили шта може да збуни.

2. део од 3: Будите добар слушалац

1. Разумети говор тела. Већина комуникације је невербална. Обратите пажњу на то; може бити веома важно. Одржавајте контакт очима и пазите на било какве промене у вашем контакту очима или контактом друге особе. Обратите пажњу на држање и израз лица лица и проверите да ли постоје недоследности. Ако приметите било какве разлике, питајте поново или тражите појашњење.
2. Слушајте пажљиво. Посветите своју пуну пажњу када неко говори. Многи људи покушавају да смисле шта даље да кажу, али остају повезани са особом која говори. Људи цене када се осећају саслушанима и разумљивима, а један од најбољих начина да то учине је активно слушање. Окрените тело ка њима и нагните се према њима. Не ометајте се (на пример, мобилним телефонима) и останите присутни са особом.
   • Не слушајте само речи које особа каже, већ и информације и начин на који комуницира. На пример, глас особе може да се промени када говори о нечему емоционалном или се осећа непријатно.
3. Не прекидајте другог. Ако неко други говори, потрудите се да га не прекидате. Нека особа заврши своје мисли пре него што дода или каже било шта друго. На тај начин показујете да слушате и да цените оно што особа говори. Ако имате тенденцију да често прекидате људе, могу се осећати фрустрирано и неће рећи све што желе.
   • Допустити некоме да заврши своје мисли значи да потпуно слушате и не бринете се за своје речи. На тај начин ће се особа осећати пријатније када дели све и неће заборавити нешто што је желела да каже јер је разговор заобишао страну.
4. Постављају питања. Ако је нешто нејасно или ако нешто сасвим не разумете, обавезно поставите питање о томе. Покушајте да кажете нешто попут: „Да ли желите да појасните шта подразумевате под ___?“ Или „Нисам сигуран да разумем ___. Можете ли то објаснити? '
   • Ако особа још увек говори и не желите да је прекидате, запишите питање како не бисте заборавили да га поставите.

Део 3 од 3: Комуникација електронским путем

1. Организујте информације. Ако покушавате да пренесете информације, морате осигурати да информације ефикасно дођу до особе. На пример, ако планирате догађај, морате да наведете важне детаље: место, време и оно што људи треба да понесу. Наведите јасна упутства или кораке које ће људи предузети и уверите се да су информације јасне.
   • Пре слања информација или позива, уверите се да садрже све потребне информације.
2. Користите мање речи. Када комуницирате путем текстуалних порука или е-поште, пређите на ствар. Дугачка адреса е-поште може збунити оно што желите да пренесете. На пример, ако поднесете захтев, пређите директно на ствар и пошаљите свој захтев. Можете рећи зашто треба поднети захтев, али не настављајте у недоглед. Само реците шта вам треба и убрзо завршите е-пошту.
   • Ако сте склони писању дугих имејлова или текстова, људи ће их вероватно прелистати, уместо да их темељито прочитају. Ако не можете да побегнете од дугих писама, размислите о стављању најважнијих ствари на врх.
   • Имајте на уму да е-поруке не шаљу социјалне сигнале попут израза лица и тона гласа. Стога, користите јасан језик и избегавајте сарказам.
     • Емоџији су корисни у е-порукама на друштвеним мрежама, али не и у већини пословних е-адреса.
3. Фокусирајте се на једну тему. Нека порука буде што једноставнија. Не звецкајте и не улазите у пуно додатних детаља и не бавите се више тема у једној е-поруци. Боље је усредсредити се на једну ставку или тему одједном, него на многе ствари у једном имејлу. Ако имате неколико ствари за расправу, разговарајте једну о другој путем е-поште. На тај начин особа може да избрише сваки имејл када заврши са сваком темом и да не заборави да уради нешто или се нечему обрати.
   • Ако апсолутно желите истовремено обрађивати неколико тема, дајте јасно разграничење. Користите тачке или их преуредите да бисте појаснили садржај.
4. Пређите директно на ствар. Иако је у реду да започнете е-пошту са „Како си?“ Или неком другом врстом забаве, не трошите превише времена у разговору о нечему што нема никакве везе са оним што желите да пренесете. Усредсредите се на свој захтев или информације које желите да делите са особом. Не ударајте се око грма и не уводите дуго. Уместо тога, уђите у срж онога што желите или требате да кажете.

Савети

• Избегавајте употребу сарказма у ћаскању, размени тренутних порука или е-пошти без емоџија. Сарказам се често не преноси правилно путем текста, па је боље то учинити лично.