Садржај

• На корак
• 1. део од 3: Идентификовање себе
• 2. део од 3: Реците своје мишљење
• Део 3 од 3: Заврши
• Савети
• Упозорења

Ако често због свог посла морате да зовете купце, велика је шанса да ћете често морати да оставите говорну пошту. Али шта тачно треба да кажете након звучног сигнала? Може бити нервозно памтити све релевантне информације за комуникацију, што може спречити изношење важних детаља. Коришћењем система говорне поште више никада нећете морати да снимате збуњену и импровизовану говорну пошту. Брзом проласком кроз контролну листу у својој глави можете да се уверите да сте пружили све потребне информације и да имате веће шансе за повратак.

На корак

1. део од 3: Идентификовање себе

1. Користите тачну интонацију. Када започне снимање ваше поруке, требали бисте говорити јасно и разумљиво. Не покушавајте да брбљате или разговарате пребрзо. Потрудите се да звучите заинтересовано и весело како бисте привукли пажњу слушаоца. Иако вас пријемник не може видети, телефон ће примити вашу општу интонацију, па проверите да ли преносите исправну.
   • Артикулиши све што кажеш. Лош пријем може да вам искриви глас и доведе до напуштања. Чак и нормалан глас који говори може звучати попут мрмљања кроз телефон.
   • Ваш глас треба да буде у складу са врстом позива који упућујете. На пример, у реду је да звучите весело када оставите говорну пошту да честитате свом нећаку на завршетку средње школе. Међутим, ако желите да изразите саучешће ожалошћеном пријатељу, морате бити сигурни да је ваш глас свечан и пун поштовања.
2. Унесите своје име. Прво што треба урадити је навести своје име. На тај начин ће особа коју зовете одмах знати са ким има посла. Једноставно „ово је (твоје име)“ је довољно за већину ситуација. Ако некога још нисте упознали, можете да изаберете „моје име је (ваше пуно име и презиме)“. Пријатељи и рођаци ће вас препознати без потребе да се идентификујете. Ако је реч о пословном позиву, друга особа одмах има име које ће повезати са гласом и поруком, што можда омогућава персонализованији облик комуникације.
   • Овај корак се чини очигледним, али позиваоци га често забораве.
   • Ако имате одређено радно место или опис себе који би могао бити користан примаоцу за наставак, додајте га иза свог имена. На пример, „Зовем се др. Верслуис, радиолог у Универзитетској болници у Амстердаму “или„ Ово је Ариане Јанссенс, Цхлое-ина мајка која је у настави са вашом ћерком “.
3. Оставите свој број телефона. Укључите свој број телефона одмах након што наведете своје име. Већина позивалаца сачека до краја говорне поште да пружи своје контакт податке, али ако прималац први пут не може да их правилно запише, дужни су да поново преслушају целу поруку. Не заборавите да говорите полако и артикулишете све када комуницирате са својим бројем телефона тако да буде разумљив.
   • Једноставан начин да на почетку поруке наведете свој телефонски број је рећи нешто попут „Ово је (ваше име), мој број је (ваш телефонски број)“ или „моје име је (име) и назваћу (број ) '.
   • Упркос чињеници да су функције идентификације позиваоца свеприсутне, увек се препоручује да оставите свој телефонски број у случају да особа која вас зове није сачувала ваш број или у случају да захтевате повратни позив на други број.
4. Наведите тачку везе. Слушајући пословну говорну пошту или поруке непознатих пошиљалаца, људи ће брзо постати сумњичави или изгубити интересовање ако не знају ко сте и зашто зовете. Увери их помињањем заједничког пријатеља или препоруке који су ти дали њихов број. Ово поново осигурава да телефонски позив дође професионалније. Говорна пошта ће звучати мање наметљиво и већа је вероватноћа да ћете добити повратни позив.
   • Покушајте да укључите кратки увод који изазива интересовање слушалаца, попут „Добио сам ваш број од Патрицка, који ми је рекао да размишљате о продаји свог чамца“.
   • Чак и ако не упућујете пословни позив, проналажење контакт особе је важно да бисте примирали примаоца. „Ово је Боб, ваш комшија преко пута вас“ је личнији од „Ово је Боб Вермеерсцх“.

2. део од 3: Реците своје мишљење

1. Размислите шта ћете претходно рећи. Пре него што оставите говорну пошту, уверите се да имате јасну представу о томе шта ћете рећи. Ово не би требало да представља проблем ако зовете из посебног разлога, али ако чујете звучни сигнал са друге стране и схватите да вам се одговара, изгубићете начин на који знате шта да кажете. Подијелите информације у засебне тачке и покријте их све прије него што прекинете везу.
   • За врло хитне или важне говорне поруке, размислите о томе да унапред напишете грубу верзију скрипте.
   • Ако вам се често чини да губите жицу, само се усредсредите на неколико имена, укључујући своје име, број за узвратни позив и разлог зашто зовете.
   • Замислите да пошаљете говорну пошту да бисте наставили са јучерашњим романтичним вечером. Ментално састављање поруке пре снимања може много да помогне да изгледате хладнокрвно, смирено и сабрано или муцаво и нервозно.
2. Нека ваша порука буде сажета. Ограничите поруке говорне поште на 20-30 секунди. Нема много ситуација у којима говорна пошта треба да буде дужа. Не би требало да досадите примаоцу са врло дугим уводом или причом. Нека буде сажет. Иначе, кратка порука може побудити више радозналости и наговорити некога да се врати, када то можда не би било другачије.
   • С друге стране, прекратка порука говорне поште може учинити да се прималац осећа неважним, омогућавајући му да је избрише, а да је ни не преслуша. Ово је нарочито тачно када зовете са приватним бројем.
   • Сврха остављања говорне поште је да вас неко назове. Није намера да се пруже све информације, јер је то била сврха телефонског разговора.
3. Почните са најважнијим информацијама. Идите право напред и јасно наведите разлог позивања. Ако само проверите, на пример када имате предлог да купите нешто или ако пратите трансакцију или желите да потврдите састанак, то морате јасно да примите примаоцу. Слушалац ће брзо изгубити интересовање ако му одмах не кажете зашто му се обраћате.
   • Немате пуно времена да пренесете своју поенту. Ако нисте директни, слушалац ће избрисати поруку пре него што је чуо кључне информације.
   • Боље да одмах добијете лоше вести попут „Тата је у болници“. Остатак поруке искористите за утеху и давање објашњења. У сваком случају, то је боље од заобилажења теме и препуштања слушаоцу бризи.
4. Будите лични и искрени. Одуприте се искушењу да преузмете измишљени, уобичајени звук „телефонског гласа“. Само будите љубазни, будите своји и разговарајте природно. Људи знају када покушавају нешто да продају на одређени начин и већа је вероватноћа да ће вам пружити шансу ако осете да им се обраћате равноправно.
   • Када звучите као да читате скрипту, слушалац ће се осећати као да само упућујете нови телефонски позив, јер то морате.

Део 3 од 3: Заврши

1. Поставите одређено питање или затражите нешто. Док довршавате поруку, требали бисте посебно навести зашто желите да вас прималац поново позове. Поставите прецизно питање или затражите нешто што ће их подстаћи да се јаве на телефон. Ако се након преслушавања говорне поште осећају збуњено или несигурно у вези са тим шта тачно желите, тада је говорна пошта промашила свој траг.
   • Испробајте фразе попут „Обавестите ме да ли вам се свидео рецепт који сам вам послао“ или „Волео бих да чујем ваше мишљење о овом предлогу“.
   • Људи су мотивисанији да ступе у контакт када имате одређени захтев, уместо да једноставно кажу „назовите“.
2. Обично укључите своје име и контакт податке. Допуните своју поруку тако што ћете поново поменути своје име и контакт податке. Поновите своју песму два пута како би је слушалац могао правилно записати и не погрешно схватити број. Обавезно укључите све детаље који могу бити корисни за слушаоца да узврати позив, на пример када сте доступни и недоступни, и најбоље доба дана за позивање.
   • Помињање вашег телефонског броја више од два пута на крају позива је претеривање и чак се може протумачити као непристојно.
   • Ако је то свакодневна порука пријатељу или члану породице, не брините због овог корака.
3. Избегавајте дуговечни крај. Када дође време да прекинете везу, немојте непотребно развлачити поруку. Ако се не ради о личном телефонском позиву са вољеном особом, нема потребе да некоме пожелите још један леп дан. Пажња примаоца ће нестати како се порука наставља, зато покушајте да на крају не изгубите фокус. Захвалите им се на времену и препустите им следећи корак комуникације.
   • Љубазно заокружите са нечим попут „Радујем се вашем јављању“ топлије је и стога ефикасније од генеричких комерцијалних фраза попут „Желим вам добар дан“.
   • На крају не можете рекапитулирати или резимирати свој пост. Ако прималац треба поново да чује одређени детаљ, поруку ће моћи да репродукује касније.

Савети

• Размислите на тренутак о говорној пошти коју сте добили и због које сте помислили „шта ова особа жели од мене?“. Оставите говорну пошту коју бисте и сами желели да примите.
• Ако је релевантно за примаоца, поред телефонског броја можете навести и адресу е-поште или други начин контакта.
• Не заборавите да наведете датум ако делите временски осетљиве информације.
• Осмех! То се осећа чак и путем телефона.
• Ако зовете у вези са осетљивом темом, требали бисте ограничити информације које пружате у говорној пошти у случају да их други људи чују.
• У хитним случајевима или природној катастрофи можете да користите одлазну поруку говорне поште да бисте људима рекли да сте добро.

Упозорења

• Ако покушавате да вас неко назове, не разговарајте о претходним неуспелим позивима. Ово може изгледати изнервирано, чинећи слушаоца мање пријатним за разговор.
• У пословним околностима увек треба да оставите говорну пошту ако се особа коју зовете не јави. Гледање више пропуштених позива без порука говорне поште подриваће важност вашег пословања.