Садржај

• На корак
• 1. део од 3: Стварање фокуса
• Део 2 од 3: Успостављање ефикасних радних стратегија
• 3. део од 3: Промена начина живота
• Савети

У данашњем свету суочавање са оптерећењем је заиста веома тешко. Свако ко је имао посао са пуним радним временом зна да просечан радни дан није увек довољно дуг да бисте добили све што је потребно.Међутим, продуктивност се може значајно побољшати неговањем навика које вас чине ефикаснијим. Ефикасан радник максимално користи сваки минут дана, са свим фокусом на најважније задатке. Ако будете ефикаснији на послу, не само да ћете повећати продуктивност и постићи бодове код шефа - већ ћете се осећати као да сте нешто постигли, задовољни што сте имали пун и продуктиван радни дан.

На корак

1. део од 3: Стварање фокуса

1. Обезбедите чист, организован радни простор. Ефикасност на послу понекад може бити лака попут чишћења нереда у вашем радном простору. Неуређено радно место је радно место које може ометати вашу продуктивност. Ако се непрестано мучите да пронађете гомилу гужве у одређеним алатима или документима, озбиљно губите своје радно време. Држите при руци само предмете које свакодневно користите - све остало треба складиштити тамо где вам неће сметати, али и брзо их пронаћи.
   • Ако радите у канцеларији, уредите свој канцеларијски простор и радни сто тако да брзо и лако пронађете оно што вам треба за рад. Ако не радите у канцеларији, и даље важе исти принципи. На пример, ако радите у бициклистичкој радњи, одржавајте алате чистим и организованим како бисте их одмах пронашли кад затребате. Готово свако радно окружење има користи ако се одржава чистим и уредним.
   • Канцеларијски радници и други људи који се баве великим бројем докумената морају створити систем датотека који је логичан и организован. Држите при руци документе које често користите. Чувајте остале документе по абецедном или другом логичком редоследу.
2. Пратите своје радно место. Уверите се да увек имате алате и ресурсе неопходне за обављање посла. У канцеларији то значи ствари попут пробијања рупа, уклањања спајалица, калкулатора итд. Изван канцеларијског окружења алати су веома различити, али основни принципи су исти - побрините се да имате све што је потребно да бисте започели посао. Научници који раде са сложеним графичким апликацијама, као и инжењери који раде са кључевима имају користи од алата који су спремни за употребу.
   • Уверите се да су ваши алати добро одржавани. Један од основних алата који престаје да ради може озбиљно да поремети ваш рад, посебно ако без њега не можете даље! Уштедите време на дужи рок редовним чишћењем и одржавањем алата.
3. Направите јасан распоред. Ако сте навикли да летите свуда, сваки напор да испланирате свој дан вероватно ће повећати вашу ефикасност. Да бисте одржали заиста ефикасан распоред, мораћете да се ограничите на „један“ свеобухватан дневни ред (који ће можда бити допуњен једним календаром у вашој канцеларији или кабини за дугорочне циљеве). Не компликујте свој посао непотребно држећи више од једног распореда или водећи огромну колекцију белешки које ћете неизбежно изгубити. Желите да имате могућност да погледате „једно“ одређено место да бисте видели шта да радите.
   • Организујте сваки дан тако што ћете направити листу „обавеза“. Почните с највишим приоритетима дана како бисте били сигурни да су готови. Ставите мање важне ствари на крај листе. Почните на врху на почетку дана. Ако не можете да попуните списак, покушајте да урадите остало сутрадан.
   • Одредите распоред и временски оквир за своје најважније пројекте и будите реални у погледу времена које ће им требати. Не желите да се поставите за неуспех - боље је тражити више времена на почетку пројекта, уместо непосредно пре истека рока.
4. Уклоните дистракцију. Различита радна окружења имају различите сметње - неки послови укључују врло разговорљивог колегу који једноставно неће отићи. Други могу бити опресивно тихи и одвлаче вам пажњу и најтишим звуковима. Учините све што можете да бисте остали концентрисани на свој посао. Ако вам посао омогућава да безбедно слушате музику, понесите са собом МП3 плејер. Можете чак да залепите белешке на своје радно место како бисте својим колегама јасно ставили до знања да не желите да вас узнемиравају. Можда се чини безобразно, али није - то је разуман и ефикасан начин да натерате људе да вас оставе на миру док радите. Запамтите, можете се дружити до миле воље током пауза и оброка. „Врло“ уобичајена дистракција је проводити време на рекреативним Интернет страницама. Једно истраживање је показало да је око две трећине запослених изгубило барем мало времена „свакодневно“ на веб локацијама које нису повезане са њиховим послом. Срећом, већина прегледача има бесплатне алате за повећање продуктивности који вам могу помоћи да решите проблематични блок веб странице. У доступним додацима прегледача потражите „блокатор веб страница“ или „помоћ у продуктивности“. Добићете бар неке бесплатне и ефикасне резултате. # * Други добри начини да избегнете сметњу је да припазите на своје позиве (како бисте избегли непотребне телефонске позиве) и смањите напуштање на састанцима.
5. Користите паузе за своје личне послове. Чудно је што паузе заправо могу „повећати“ ефикасност вашег радног места, уместо да буду препрека. Прво вам предах нуди преко потребан одмор. Без тога бисте могли постати преморени, успорити или успорити. Друго, одмор вам даје прилику да се „позабавите“ својим ометањем. Искористите паузе да радите било шта друго што бисте волели свој посао. Да ли се сањате о члану породице који жели да вас позове кад заправо морате да радите? Позовите их током паузе и уклоните своје сметње!

Део 2 од 3: Успостављање ефикасних радних стратегија

1. Подијелите своје одговорности на управљачке дијелове. Велики пројекти могу постати застрашујући - када су довољно велики, лако их је одложити, трошећи време на ситне радове док не будете приморани да се бавите целим пројектом непосредно пре истека рока. Као ефикасан радник, прво морате да обавите важан посао, чак и ако то значи обављање малог дела великог задатка. Чини се да не вреди урадити мали део великог задатка, јер је уопште потребно обавити мали задатак, али то је паметно коришћење вашег времена. Најважније дугорочне задатке брже ћете извршити ако свакодневно радите на њима помало.
   • На пример, ако за месец дана требате одржати велику презентацију, поставите циљ за стварање прегледа „данас“. Није претјерано дуготрајно, тако да вас неће одвратити од вашег другог посла, али је важан први корак који остатак процеса чини бржим и лакшим.
2. Олакшајте своје оптерећење делегирањем посла. Осим ако се не налазите на дну лествице унутар компаније, можда ћете имати могућност да поделите углавном понављајуће задатке на једног или више својих потчињених како бисте уштедели време. Не дајте потчињеним пројекте које само ви знате како да их на задовољавајући начин заврше. Уместо тога, дајете им дуготрајне, монотоне задатке који вас спречавају да своје таленте користите за важнији посао. Ако ћете делегирати посао, не заборавите да дате асистенту рок и вратите се на њега. Будите „увек“ уљудни према подређенима када вам помогну - ако осете да их цените, желеће да се потруде за вас на будућим пројектима.
   • Ако сте приправник, почетник или неко други са ниским статусом у компанији, и даље можете покушати да дистрибуирате посебно једноличан посао међу запосленима који функционишу на истом нивоу као и ви (уз њихово одобрење, као и дозволу од вашег супервизора, наравно). Ако сте користили помоћ колеге, будите ту и за свог колегу!
   • Ако сте у добрим односима са шефом, можете чак и да питате да ли он може неки посао препустити другима уместо вас!
3. Нека састанци буду што теснији. Постоји разлог због којег сви мрзе састанке - према истраживању из 2012. године, готово половина свих испитаника сматра састанке највећим извором изгубљеног времена на послу - већим чак и од времена проведеног на личним и рекреативним веб локацијама. Састанци могу бити пресудни за расправу о циљевима и успостављање визије за будућност. Али ако се оставе без надзора, многи састанци пречесто заглибе у надуте догађаје, трошећи сате времена (или у екстремним случајевима, чак и дане) не одлучујући се ни за шта важно. Ево неколико савета како бисте своје састанке учинили што ефикаснијим:
   • Направите дневни ред за сваки састанак како бисте најбоље искористили предвиђено време. Утврдите колико времена се може потрошити на то за сваку тему. Држите се свог дневног реда најбоље што можете - ако се појаве друге теме, предложите да се о њима разговара касније у индивидуалном разговору.
   • Позовите што мање људи на састанак. Држећи број људи који присуствују састанцима на апсолутном минимуму, смањујете шансу да разговор одступи од наведених тема. Такође задржава свакога коме није неопходно да буде тамо за својим столом на послу.
   • Смањите презентације на минимуму. Много се расправља о корисности презентација слајдова (ПоверПоинт, итд.) И о томе да ли помажу или ометају састанак како би га учинили ефикаснијим. Следеће је јасно: ако у презентацији користите слајдове / слајдове, нека буду што концизнији и информативнији. Помоћу дијапозитива прикажите слике и податке који се не могу пренети кроз ваш говор, али „не“ за приказ целокупног садржаја презентације.
   • Коначно, као свеобухватни принцип, знајте шта желите да одлучите пре отварања састанка и донети ту одлуку што је пре могуће.
4. Нип канцеларијска драма у пупољку. Радна места могу бити ужасно стресна места. Када се разбукталост распламса, обратите се извору одмах и директно. То може значити да ви, особа са којом се препирете или обојица, морате да се искрено извините. Урадите то што пре. Ако допустите да се неколико аргумената претвори у огорчење, ваша ефикасност ће дугорочно патити јер губите време избегавајући овог сарадника. Још важније, осећаћете се јадно - не дозволите да вам проблеми на радном месту наруше ефикасност и расположење!
   • Не бојте се да позовете посредника / посредника. Компаније знају да су аргументи и повређена осећања лоши за ток посла, па често ангажују људе који су посебно обучени за решавање спорова. Обратите се особљу за људске ресурсе на радном месту ако имате фрустрацију, тугу или страх због некога другог на радном месту.
   • Када се све каже и реши, не треба да се спријатељите с тим колегом - само треба да будете у могућности да радите са њим или њом. Будите љубазни и тактични на радном месту, чак и према људима који вам се не свиђају.

3. део од 3: Промена начина живота

1. Обавезно се одморите. Умор никада није побољшао квалитет човековог рада. Умор вам може успорити производњу, отупити перформансе, а ако се успавате, може вам створити озбиљну срамоту током важних састанака. Поред тога, озбиљно ускраћивање сна повезано је са низом здравствених проблема. Немојте заспати за столом или преспавати и закаснити на посао - покушајте да спавате најмање 7-8 сати сваке ноћи како бисте функционисали најбоље.
   • Умор на радном месту у најбољем случају може бити мало ометање. У најгорем случају, то може довести до врло небезбедних ситуација. Ако имате посао на коме су угрожени животи других људи (на пример, ако сте контролор летења или возач камиона), неопходно је да се довољно наспавате.
2. Вежбајте се доста. Наука је показала да добар режим вежбања побољшава ваше расположење и продуктивност. Ово се посебно односи на седеће канцеларијске послове. Ако већину времена на послу проводите седећи испред рачунара, побрините се да свакодневно проводите мало времена у кретању - не само да ће вам бити лакше дуго мирно седети на послу, већ ће вас и натерати срећнији, оштрији и мотивисанији.
   • Када започињете са рутином вежбања, покушајте да комбинујете умерени кардио са неким тренингом снаге.
3. Остани позитиван. Ако покушавате да побољшате ефикасност у раду, може бити примамљиво да се превише озбиљно позабавите својим послом. То често није добра идеја - можда ћете моћи да побољшате своју ефикасност у кратком року, али ако себи никада не дозволите мало забаве на послу, лако је сагорети, што доводи до умора, стреса и недостатка енергије.немотивисаност. Покушајте да будете ведри - ако се осећате добро на послу, већа је вероватноћа да ћете остати мотивисани и амбициозни. Урадите мале ствари за побољшање расположења које не ометају вашу продуктивност - слушајте музику кроз слушалице, повремено се протежите или однесите лаптоп у собу за одмор за мало мира и тишине.
   • Искористите паузе за оброке на најбољи начин - уживајте у прилици да добро једете и ћаскате са колегама са којима се слажете.
   • Не пијте превише кафе. Кафа може бити изврсно пиће у оним данима када се осећате изгорело, али ако је пијете сваки дан, постаћете зависни од ње и више вам неће користити.
4. Мотивиши се. Лакше је ефикасно радити када постоји добар разлог за рад. Ако се повремено борите да се погурате напред, размислите о разлозима који су вас прво довели до вашег посла - вашим животним циљевима, вашим сновима и вашој визији за себе. Покушајте да размишљате о свом послу као о средству за постизање циља - где је „циљ“ ваша идеална визија вашег живота. Ако уживате у свом послу, покушајте да размислите о томе како се осећате због свог посла - да ли се осећате испуњено и као да сте нешто постигли након радног дана?
   • Размислите о добрим стварима које вам доноси ваш рад. Можда сте могли да купите ту кућу или тај аутомобил новцем који сте зарадили од посла, или можда ваш посао осигурава да ваша деца не желе ништа. Такође размотрите и друге „благодати“ вашег посла - на пример, медицинску и / или зубарску негу породице.
   • Размислите о последицама „не“ рада. Чега ћете се морати одрећи ако изгубите извор прихода? Како ће то утицати на вашу породицу или друге вама блиске људе?
5. Наградите се. Ако сте успешно повећали ефикасност у раду, славите - заслужили сте. Ослобађање од лоших навика и неговање добрих није лако, зато наградите себе за свој напоран рад. Узмите пиће после посла у петак, нађите се са пријатељима за ноћни излазак или само лезите у кревету са књигом - шта год вас усрећи након дуге радне недеље, учините то. Награђивањем себе повећавате осећај постигнућа, што је важан део одржавања ваше мотивације високом.
   • Ваша награда не мора бити велика или грандиозна и сигурно не нешто што је финансијски неодговорно. Најбоље су скромне и умерене награде. Сачувајте тај нови сат за неку посебнију прилику.

Савети

Примените систем одложеног награђивања где прво радите најмање пријатне пројекте уместо да их одлажете до последњег тренутка. На тај начин не проводите цео дан стрепећи од пројекта и покушавајући да га избегнете. Прво извођењем досадног пројекта бићете задовољнији и можете дан завршити на пријатан начин са забавнијим или мање стресним пројектима.