Садржај

• На корак
• 1. део од 3: Постављање СОП-а
• 2. део од 3: Писање СОП-а
• Део 3 од 3: Обезбеђивање успеха и прецизности
• Савети

Стандардни оперативни поступак (СОП) садржи информације о начину извршавања задатка корак по корак. Постојећи СОП треба само изменити и ажурирати, али такође бисте могли да се нађете у ситуацији да морате да га потпуно поставите.

На корак

1. део од 3: Постављање СОП-а

1. Изаберите формат. Не постоји исправан и погрешан начин писања СОП-а. Али ваша компанија вероватно већ има известан број СОП-ова које можете погледати да бисте стекли идеју о жељеној поставци. Као пример користите постојеће СОП-ове - ако постоје. Ако их нема, имате неколико могућности:
   • Постављање једноставним корацима. Ово је добро за рутинске поступке, који су кратки, дају мало могућих резултата и разумно су конкретни. У ствари, мимо неопходне документације и мера предострожности, то је само списак тачака, који читаоцу једноставним реченицама говори шта да ради.
   • Постављање са хијерархијским корацима. Ово добро функционише код дужих поступака - са више од десет корака, који захтевају доношење одлука, разјашњење и објашњење терминологије. Ово је генерално листа главних корака и њихових поткорака у одређеном редоследу.
   • Постављање са дијаграмима тока. Ако је поступак више налик мапи са много различитих могућих исхода, дијаграм тока је најбоље решење. Ову поставку би требало да одаберете када се исходи не могу правилно предвидети.
2. Размислите о својој публици. Три су важне ствари које треба узети у обзир пре писања СОП-а:
   • Шта ваша публика већ зна? Да ли је ваша јавност упозната са организацијом и њеним процедурама? Да ли знају терминологију? Језик који користите треба да се подудара са знањем и доприносом читаоца.
   • Језичке способности ваше публике. Да ли је могуће да постоје људи који не говоре ваш језик ако прочитају ваш СОП ""? Ако је то случај, било би добро укључити слике са натписима и дијаграмима.
   • Величина ваше публике. Ако ваш СОП истовремено чита више људи (у различитим улогама), морате да поставите документ као дијалог у представи: корисник 1 уради нешто, затим корисник 2 итд. На овај начин сваки корисник може видети како је зупчаник у неометано покренутој машини.
3. Размислите о „свом“ знању. Закључак је следећи: Да ли сте права особа која је ово записала? Да ли разумете о чему се ради? Како би могло да крене по злу? Како би требало бити сигурно? Ако не, радије предајте посао неком другом. Лоше написан - или још горе, нетачно написан - СОП не само да доводи до смањења продуктивности и организационих неуспеха, већ може бити и небезбедан и утицати на све, од вашег тима, на животну средину. Укратко, није ризик који желите да преузмете.
   • Ако је реч о пројекту за који се осећате обавезним да завршите, не бојте се да тражите помоћ од оних који се свакодневно баве поступком. Вођење интервјуа је уобичајени део процеса стварања СОП-а.
4. Изаберите између кратког или дугог СОП-а. Ако пишете или ажурирате СОП за групу људи који су упознати са протоколом, терминологијом итд. И желе само кратки и сажети СОП, као што је контролна листа, можете да буде кратак.
   • Поред општег циља и других релевантних информација (датум, аутор, матични број итд.), Он садржи само листу корака. Ако нису потребни даљи детаљи или појашњења, ово је довољно.
5. Имајте на уму сврху СОП-а. Јасно је да имате посла са поступком који се понавља и понавља у вашој организацији. Али постоји ли неки конкретан разлог зашто је овај СОП толико вредан? Да ли у њему треба нагласити сигурност? Мере усклађености? Да ли се користи за тренинг или свакодневно? Ево неколико разлога због којих је ваш СОП неопходан за успех вашег тима:
   • Да би се осигурало да су испуњени стандарди усклађености
   • Да би се повећали захтеви за производњом
   • како би се осигурало да поступак не штетно утиче на животну средину
   • Да би се осигурала сигурност
   • Да бисте били сигурни да све иде према распореду
   • Да би се избегле производне грешке
   • Да се ​​користи као документ о обуци
     • Знајући шта треба нагласити у свом СОП-у, олакшаћете структурирање документа око тих тачака. Такође је лакше видети колико је важан ваш СОП.

2. део од 3: Писање СОП-а

1. Опишите потребан материјал. Технички СОП обично се, поред самог поступка, састоји од четири елемента:
   • Насловна страна. То укључује 1) наслов поступка, 2) идентификациони број СОП-а, 3) датум издавања или измене, 4) назив компаније, одељења или одељења на које се СОП односи и 5) потписе оних који су припремили и одобрили СОП. Ову страницу можете да подесите како год желите, под условом да су те информације јасне.
   • Индекс. Ово је неопходно само ако је ваш СОП дугачак, тако да га можете лако потражити. Једноставно стандардно подешавање је оно што вам овде треба.
   • Квалитет и контрола квалитета. Поступак није добар ако се не може проверити. Уверите се да имате на располагању потребан материјал и детаље како би читач могао да провери да ли је постигнут жељени резултат. Ово може бити у облику других докумената, као што су, на пример, примери процене.
   • Референца. Обавезно имајте листу свих цитираних или цитираних референтних књига. Када се позивате на друге СОП, уверите се да су потребне информације укључене у додатак.
     • Можда ваша организација користи друге протоколе, осим ових. Ако се можете позивати на већ постојеће СОП-ове, пустите ову структуру и држите се онога што већ постоји.
2. У самом поступку обавезно се придржавајте следећег:
   • Обим и применљивост. Другим речима, опишите сврху процеса, његове границе, али и како ће се користити. Додајте стандарде, прописе, улоге и одговорности, као и улазне и излазне податке.
   • Методологија и поступци. Ово је месо на костима - наведите све кораке, укључујући потребне детаље и сву потребну опрему. Укључите накнадне поступке и факторе одлуке.Утврдите тачке „шта ... ако“ и било какве потенцијалне повреде или сигурносне проблеме.
   • Појашњење терминологије. Утврдите скраћенице и фразе које нису у уобичајеном језику.
   • Упозорења о здрављу и безбедности. Наведите их у посебном поглављу, а такође и поред корака на које се односе. Не банализујте ове ствари.
   • Опрема и материјал. Наведите шта је потребно и коју опрему или стандарде опреме можете пронаћи када и где.
   • Упозорења и проблеми. Дакле, одељење за проблеме. Разговарајте о свему што може да пође по злу, на шта треба пазити и шта може представљати проблем коначном, савршеном производу.
     • Дајте свакој теми своје поглавље (обично нумерисано) како ваш СОП не би постао превише језички и збуњујући и како би ствари остале доступне.
     • Ово није исцрпан списак; ово је само врх процедуралног леденог брега. Ваша организација може назначити на које друге аспекте је потребна пажња.
3. Нека ваши текстови буду концизни и лаки за читање. Шансе су да их ваша публика не чита из забаве. Нека буде кратак и сладак - у супротном ћете изгубити пажњу или ће им бити тешко да дођу до документа и тешко га могу разумети. Нека ваше реченице буду што краће.
   • Ево једног лоше пример: Обавезно уклоните сву прашину са отвора за ваздух пре него што их употребите.
   • Ево једног Добро пример ": Пре употребе усисати сву прашину са отвора за ваздух.
   • Уопште, не говори о „ти“. То говори само за себе. Говорите активно и започните своје реченице императивом.
4. Ако је потребно, обавите интервју са запосленима који су укључени у процес о томе како обављају посао. Последње што желите је да напишете СОП који једноставно нема смисла. Угрожавате сигурност, ефикасност и време свог тима и не узимате у обзир процедуре које су већ у употреби - нешто што вам колеге неће захвалити. Постављајте питања ако је потребно! Ово мора бити урађено како треба!
   • Ако ствари нису јасне, замолите различите људе да донесу све улоге и одговорности. Један члан тима се можда неће придржавати СОП-а, а други може бити укључен само у неке акције.
5. Разломите велике делове текста на комаде дијаграмима и дијаграмима тока. Ако имате посла са једним или два корака која су посебно незгодна, читачима можете олакшати графикон или графикон. Постаје лакше читати и даје уму предах од свих напора да све разуме. А вама изгледа потпуније и добро написано.
   • Немојте их користити само да зачините или да ваш СОП изгледа импресивније; само ако то има смисла или ако покушавате да превазиђете језичку баријеру.
6. Уверите се да свака страница има тачно кодирање. Ваш СОП је несумњиво један од многих СОП-а. Из тог разлога би ваша организација требала водити неку врсту базе података у којој се све чува на основу одређеног система индексирања. Ваш СОП је део тог индексирања и зато му је потребан неки облик кодирања. Зато то мора бити јасно речено.
   • Свака страница треба да има кратак наслов или матични број, датум и број странице. Можда ће вам требати фусноте; то зависи од политике ваше организације у овом тренутку.

Део 3 од 3: Обезбеђивање успеха и прецизности

1. Тестирајте поступак. Ако не желите да тестирате процедуру, вероватно је нисте довољно добро написали. Замолите некога са „ограниченим разумевањем“ процеса (или неког представника обичног читаоца) да користи ваш СОП и буде вођен њиме. На које проблеме наилазе? Ако их има, треба им се обратити и извршити потребна прилагођавања.
   • Најбоље је да ваш СОП тестира неколико људи. Различити људи ће налетети на различите ствари, што ће вам дати много (надам се корисних) одговора.
   • Обавезно испитајте процедуру некога ко то никада није урадио. Неко са предзнањем ослањаће се на то да би напредовао, а не на првом месту у свом послу, тако да промаши оцену.
2. Нека СОП процене они који стварно спроводе поступак. На крају није важно за стварно шта ваши шефови мисле о СОП-у. Ради се о онима тамо заправо морају да сарађују. Дакле, пре него што га пошаљете шефовима горе, покажите плод своје оловке онима који ће радити или већ раде посао. Нађи шта она од тога?
   • Укључујући их и чинећи их делом процесом, већа је вероватноћа да ће прихватити овај СОП. И они несумњиво имају неке сјајне идеје!
3. Нека ваш СОП провере ваши саветници и одељење за контролу квалитета. Једном када је тим у реду, можете га проследити својим саветницима. Можда ће имати мање да кажу о самом послу, али обавестиће вас да ли је подешавање у реду, ако сте нешто заборавили, и обавестиће вас како да све службено служите и постане део система.
   • Користите званичне системе рутирања да бисте добили одобрење документа, како бисте били сигурни да је поступак давања одобрења правилно одјављен. Ово се разликује од организације до организације. Само желите да будете сигурни да је свако рекао своје мишљење и да су поштована сва правила.
   • Испод морају бити потписи. Већина компанија више нема проблема са електронским потписима.
4. Почните да користите свој СОП чим је одобрен. Можда ћете прво требати да организујете обуку за запослене, али то може значити и да вам је папир окачен у тоалету. Било како било, побрините се да ваш рад буде искоришћен! Успео си. Време је за мало признања!
   • Уверите се да је ваш СОП ажуриран. Ако то више није случај, одмах договорите ажурирање, уверите се да су ажурирања одобрена и документована и пошаљите СОП поново. Од тога зависе сигурност, продуктивност и успех вашег тима.

Савети

• Једноставно користите холандски да објасните кораке.
• Не заборавите да укључите заинтересоване стране ако је могуће како би писани поступак био у складу са стварним процесом.
• Проверите да ли постоји старија верзија СОП-а. Можда се можете ограничити на неколико брзих подешавања. Обавезно их и правилно документујте!
• Уз сваку нову верзију имате историју докумената.
• Користите дијаграме тока и слике како би читач могао правилно да прати поступак.
• Обратите пажњу на јасноћу. Уверите се да вишеструка тумачења нису могућа. Покажите поступак некоме ко га не познаје и питајте га шта мисли: још увек бисте могли да се суочите са изненађењима.
• Нека ваш документ буде проверен пре него што га одобрите.