Напишите саопштење за штампу

Садржај

На корак
Метод 1 од 1: Писање сопственог саопштења за штампу
Савети
Упозорења

Саопштење за штампу је писана порука медијима. Саопштење за штампу може објавити разне вести, попут догађаја, промоција, награда, нових производа и услуга, годишњих података итд. Саопштење за штампу може проузроковати да се чланак појави у новинама или часописима. Новинари ће вероватније радити на причи ако су добили саопштење за јавност. То је темељни део вашег ПР-а, сви могу имати користи од саопштења за штампу ако сте спремни да користите праву структуру и обликовање. Показаћемо вам како.

На корак

Метод 1 од 1: Писање сопственог саопштења за штампу

Напишите наслов. Наслов би требао бити кратак, јасан и прецизан: ултра компактна верзија онога о чему се говори у саопштењу. Многи ПР професионалци саветују да наслов не пишу до краја, након што напишете остатак саопштења. Ако следите тај савет, прочитајте прво и вратите се на наслов када је остало завршено.
- викиХов је широко прихваћен као најпоузданији извор информација. Да ли видите како то функционише? Сада желите знати више! Наслови саопштења за штампу увек би требало да имају нешто упадљиво да привуку пажњу новинара или уредника, баш као што је наслов намењен да „привуче“ читаоце. Наслов би могао описати шта је постигла ваша компанија, недавни догађај са одређеном вредношћу вести или нови производ или услугу.
- Наслови су исписани подебљаним словима Подебљани наслов обично има и већу величину фонта од тела. Традиционално, наслови у саопштењима за штампу пишу се у садашњем времену, не садрже чланке и изостављају глагол „бити“ у одређеним контекстима.
- Прва реч је увек велика. Ово се односи и на одређене именице. Већина речи у наслову има мала слова, али у неким случајевима стилизовани фонт „мала слова“ може створити графички осећај и изглед попут вести.
- Издвојите важне кључне речи. Најједноставнији начин за стварање наслова за ваше саопштење за штампу је издвајање најважнијих кључних речи из саопштења за штампу. Покушајте да направите логичну изјаву са овим кључним речима која одмах скреће пажњу. Коришћење кључних речи даје вам бољу разумљивост у претраживачима, поред тога, кључне речи олакшавају новинарима и осталим читаоцима да одмах разумеју садржај саопштења за јавност.
Напишите основни текст. Саопштење за штампу треба написати онако како бисте на крају желели да га видите у чланку вести. Имајте на уму да је већина новинара врло заузета и нема времена да детаљно истражи сваку најаву ваше компаније, па ће новинари једноставно копирати много онога што напишете у свом саопштењу. Дакле, ставите тачно оно што желите да објављују у основни текст.
- Почните са датумом и градом одакле је стигло саопштење. Град се можда може изоставити, на пример ако је саопштење за штампу написано у Ротердаму, док се порука односи на локални огранак у Амстердаму.
- Прва реченица или „олово“ треба одмах привући пажњу читаоца и сажето рећи шта се догађа. На пример, ако је наслов: „Издавач Зевс објављује нови ратни роман“, тада би прва реченица могла бити: „Издавач Зевс Б.В. данас објављује свој први ратни роман, који је написао прослављени писац Ерцее Каа. “Проширује наслов пружајући мало више детаља и служи за упознавање читаоца са причом. Следећа реченица или следеће две реченице су затим продужетак прве реченице.
- Тело саопштења за штампу мора бити компактно. Не употребљавајте предуге реченице или пасусе. Избегавајте понављање и честу употребу веселог или хипи жаргона. Тежите једноставности, без једне речи превише.
- Први пасус (две до три реченице) је резиме саопштења за штампу, а све што даље додате је разрада. У данашњем брзом свету, ни новинари ни други читаоци неће прочитати саопштење за јавност ако почетак чланка одмах не побуди интересовање.
- Користите стварне чињенице - догађаје, производе, услуге, људе, циљеве, циљеве, планове, пројекте. Максимално искористите конкретне чињенице. Једноставан начин за писање ефикасног саопштења за штампу је састављање листе следећих објашњења: ко, шта, када, где, зашто и како.
Јасно саопштите „5 В“ (и Х). Ко, шта, када, где, зашто - и како - говори читаоцима све што треба да знају. Размотрите ову контролну листу у контексту доњих тачака, користећи горе поменути пример.
- - О коме се ради Издавач Зевс.
  - Које су чињеничне вести? Издавач Зевс објављује књигу.
  - Када ће се ово догодити? Сутра.
  - Где се ово дешава? На свим главним тржиштима, сутра.
  - Зашто су ове вести? Написао га је прослављени писац Ерцее Каа.
  - Како се то дешава? Главни догађај је потписивање у Амстердаму, након чега следи обилазак Рандстада.
- Када припремите основе, можете попунити празнине информацијама о људима, производима, датумима и другим стварима везаним за вести.
  - Ако ваша компанија није главна тема вести, већ извор саопштења за јавност, то јасно назначите у телу.
- Нека буде кратко и слатко. Саопштење за штампу никада не сме бити дуже од три странице. Ако шаљете испис на папиру, текст мора имати двоструки размак између редова.
- Што су веће вредности вести за ваше саопштење за штампу, већа је шанса да ће новинар одабрати чланак за употребу. Откријте шта „вредност вести“ значи за одређену циљну публику и искористите ово знање како бисте привукли новинара.
Додајте информације о компанији. Ако новинар одабере саопштење за штампу за чланак, увек ће споменути компанију у чланку. Новинари тада могу пронаћи информације о компанији у овом одељку.
- Наслов овог одељка требало би да буде --- О ЦОМПАНИ_КСИЗ.
- После наслова, користите један или два пасуса од 5 или 6 реченица да бисте описали своју компанију. Текст треба да опише компанију, основну делатност и политику компаније. Многе компаније већ имају професионално написане брошуре, презентације, пословне планове итд. Уводни текст се може копирати овде.
- Линк до ваше веб странице на крају овог одељка. Веза мора бити тачна и потпуна УРЛ адреса, дакле не скраћена, јер када се страница одштампа, веза мора бити комплетна. На пример: хттп://ввв.вебсите_ван_иоур_цомпани.цом, а не кликните овде да одете на веб локацију.
- Ако ваша компанија има одвојену медијску страницу на веб локацији, требало би да је повежете на овом месту. Медијска страница садржи све контакт информације и све за штампу.
Обезбедити подршку. Наведите неке додатне информативне везе за подршку саопштењу за штампу.
Додајте контакт податке. Ако ваше саопштење за штампу има заиста високу вредност вести, новинари ће можда желети више информација или ће желети да интервјуишу релевантне људе.
- Ако вам не смета што медији могу директно да контактирају ваше људе, можете да наведете њихове детаље у самом саопштењу за јавност. На пример, у случају саопштења за штампу о иновацијама, можете да додате контакт информације истраживачког тима.
- У супротном, у одељак „Контакт“ морате да уметнете детаље о медијима или одељењу за односе са јавношћу. Ако немате посебан тим за ову позицију, било би добро именовати некога ко би могао да га заузме као везу између медија и ваших људи.
- Детаљи за контакт требају бити упућени на ово посебно саопштење за штампу. Подаци у сваком случају морају садржати:
  - Званично име компаније
  - Званично име одељења за медије и контакт особе
  - Адреса
  - Бројеви телефона и факса са тачним кодовима држава и градова.
  - Број мобилног телефона (опционално)
  - Времена доступности
  - Имејл адресе
  - Адреса веб странице.
Ако је могуће, наведите везу до мрежне верзије истог саопштења за штампу. Уобичајено је водити евиденцију свих саопштења за штампу објављених на вашој веб локацији. То олакшава стварање такве везе и одмах имате регистрацију у архивске сврхе.
Означите крај саопштења са три хеш-ознаке (###), центриране непосредно испод последње реченице поруке. Ово је новинарски стандард.

Савети

Пошаљите саопштење е-поштом и користите мало форматирања. Велика слова и пуно боја само одвлаче пажњу од вести. Саопштење за штампу ставите у тело е-поште, а не у прилог. Ако вам је потребан прилог, користите обичан текст или датотеку обогаћеног текста. Ворд документи су обично прихваћени, али сачувајте их као.доц, нот.доцк (ако користите најновију верзију). Новине су посебно недавно морале да смање свој рад и често не користе најновију верзију програма Ворд. ПДФ датотеке користите само ако шаљете читав комплет за штампу са много илустрација. И не откуцајте саопштење за штампу на папирном материјалу, а затим га скенирајте и пошаљите е-поштом као јпег - губљење вашег времена и времена уредника. Укуцајте саопштење за штампу директно у е-пошту.
Користите заглавље као тему е-поруке. Ако сте већ направили допадљив наслов, ваша порука ће се истицати у пријемном сандучету уредника.
Уверите се да је свака порука намењена одређеној медијској компанији и пошаљите је уреднику који се бави овим питањима. Те информације обично можете пронаћи на њиховој веб локацији. Експлозија идентичног саопштења за штампу многим медијским компанијама или многим уредницима унутар једне компаније знак је да то радите лако, уместо да циљате одређено тржиште.
Истражите постојећа саопштења за штампу на Интернету како бисте стекли осећај за тон, језик, структуру и формат саопштења
Не трошите време на наслов пре него што завршите цело саопштење за штампу. Наслов у новинама или часопису на крају ће написати уредник, али увек је добро смислити упечатљив наслов или наслов за саопштење за штампу. Овај наслов вам је можда једина шанса. Нека буде кратко и чињенично. Али ако покушате да напишете наслов чланка, губите време. Не знате тачно шта ћете рећи ви или особа са којом ћете разговарати. Након што завршите први нацрт саопштења за штампу, можете одлучити да уредите прву реченицу - или не. У том тренутку, а не пре, можете почети да размишљате о наслову.
Ако је саопштење за штампу одмах, можете изнад наслова великим словима ставити „ЗА ОДМАХ ПУБЛИКАЦИЈУ“. Ако постоји ембарго, напишите „ЕМБАРГО ТОТ ...“ са датумом када желите да дистрибуирате причу. У случају саопштења за јавност без датума објављивања, претпоставља се да је тренутно објављивање дозвољено.
У заглављу, сваком поднаслову и у телу првог пасуса наведите назив компаније ради проналажења претраживача. Ако пошаљете папирну верзију, можете да користите дописнице компаније.
Време објављивања за штампу је веома важно. То морају бити релевантне и недавне вести, не престар и не предалеко у будућност.
Телефонски позив може осигурати да се саопштење за јавност заиста објави.
Укључите „позив на акцију“ у своје саопштење за штампу. Ово су информације о томе шта желите да читалац уради са садржајем поруке. На пример, желите ли да читаоци купе неки производ? У том случају морате навести где је производ доступан. Да ли желите да читалац посети вашу веб страницу да би се пријавио на конкурс или да сазна више о вашој компанији? У том случају морате навести веб адресу или телефонски број.

Упозорења

Не укључују детаље за контакт трећих лица без њиховог одобрења. Поред тога, они морају бити доступни током уобичајених сати у данима након објављивања саопштења за штампу.
Имајте на уму да су многи уредници презапослени, а многи уредници недовољно припремљени. Ако им олакшате, већа је вероватноћа да ће нешто учинити са тим. Ако ваше саопштење за штампу већ личи на то како ће уредник на крају објавити део, можда ће бити објављено готово непромењено. Али ако га напуните пуним вунастим продајним тоновима или ако не следите зелену књигу, уредник ће почети све да мења. Сви тврде да су најбољи, зато не губите време уредника. Исправно место за објављивање описа налази се у одељку о пословним информацијама у саопштењу за штампу. Али увек будите тачни и чињенични.
Увек користите цитат - по могућности најважније особе која се бави темом саопштења. То не мора бити стварни цитат, али би требало да буде донекле веродостојан. У сваком случају, важно је проверити да ли се дотична особа слаже са оним што јој се стави у уста. Цитат омогућава заузетом новинару да припреми читав чланак без потребе за додатним интервјуом.
Саопштења за штампу треба да буду што позитивнија. Избегавајте фразе као што су „након оставке претходног председника“ или „после периода ћутања“. Новинар може одлучити да истражи ове ствари, уместо да само пише о ономе што пише у саопштењу. То може резултирати чланком који је за вас незадовољавајући, чак и ако у отказу није било ништа лоше (можда је председавајући био болестан).
Када е-поштом пошаљете саопштење за штампу: тема никада не сме бити „саопштење за јавност“. Тада се нећете разликовати. Привуците пажњу уредника користећи допадљив наслов као тему е-поште, на пример „Хаас Б.В. побеђује на тендеру за линију велике брзине ".