Садржај

• На корак
• 1. део од 3: Одређивање најбољег начина за планирање
• 2. део од 3: Саставите свој распоред
• 3. део од 3: Држите се свог распореда
• Савети

Ако се плашите те огромне гомиле ствари које треба свакодневно радити, планирање може бити одличан начин да вам помогне. Планирање вам помаже да будете продуктивнији и све учините ефикасније. Направите дневни распоред са којим планирате време. С распоредом ћете бити мање под стресом и можете извући најбоље из себе. Добро планирање укључује изводљиву количину задатака и пуно слободног времена. Испробајте различите методе како бисте пронашли ону која вам одговара.

На корак

1. део од 3: Одређивање најбољег начина за планирање

1. Зграбите бележницу или отворите апликацију за заказивање на телефону, таблету или рачунару. Први корак у планирању је пронаћи методу која вам одговара и држати је се.
   • Испробајте различите методе током прве недеље. Бележница или папирни календар и разне апликације. Утврдите са чиме највише волите да радите.
   • Доступно је много апликација које вам могу помоћи у планирању. Неке апликације су само листа обавеза; други су пуни алати за управљање продуктивношћу. Може бити примамљиво да истовремено користите више апликација. Међутим, брзо изгубите преглед. Уместо тога, одаберите једну апликацију која вам добро одговара.
   • Неки људи воле да раде са оловком и папиром, други са офлајн апликацијом, а неки са апликацијом коју можете да користите на више уређаја. Није важно коју ћете изабрати, све док је одаберете и држите се ње.
2. Запишите датум. Без обзира да ли радите на папиру или у апликацији, почните с бележењем датума.
   • Ако користите календар, датум је већ тамо, а затим идите на тачан дан.
   • Записивање датума и могуће дана у недељи помоћи ће вам да се усредсредите. Дневни распоред говори о овде и сада, а не о томе шта ћете можда морати учинити у будућности.
3. Запишите све што треба да урадите. Не раде сви исто у једном дану. Без обзира да ли сте на послу, идете у школу или обављате кућне послове, важно је да запишете све задатке за тај дан. Запишите све информације које су важне за извршавање задатака на време.
   • Ако имате састанак у 10:30, такође напишите где је тај састанак, с ким и колико дуго ће трајати. Такође запишите шта треба понети на састанак.
   • Може бити помало загонетка ако сазнате које информације за вас имају смисла да укључите. Користите прву недељу као пробну недељу. Испробајте различите ствари и погледајте шта вам најбоље одговара.
   • Сврха додавања информација је да вам помогне да се боље припремите. Покушајте да укључите више информација него само време. Ако сматрате да укључујете превише информација, слободно их изоставите. Ограничите се на информације због којих се осећате припремљено.
4. Држите се ове методе планирања. Кад одаберете методу, задржите је.
   • Ако сте пронашли апликацију која вам омогућава да урадите све што је потребно за ваш распоред, користите само ту апликацију и немојте користити другу поред ње. Ако ваш посао не захтева употребу више метода, примењује се „што мање то боље“.
   • Можда волите да запишете своје планирање на папир. Дигитални календар се може користити на послу. То значи да за планирање користите две методе упоредо. Можете, али покушајте да их раздвојите.

2. део од 3: Саставите свој распоред

1. Успоставите ниво приоритета. Није сваки задатак у истој журби. Поред тога, постоје велики и мали задаци. Развијте свој систем за ово; радите оно што за вас има највише смисла.
   • Ако волите да планирате све од тренутка када устанете до тренутка када се вратите у кревет, може вам бити од помоћи да свој дневни распоред подесите хронолошким редоследом. Ако користите апликацију за календар, направите засебан календар за свој дневни распоред. Овај календар „дневне рутине“ можете да користите док вам за одређени задатак не буде потребан други календар.
   • Често не планирате све што треба да урадите, на пример устаните и направите доручак. Ако више волите да планирате задатке који се не враћају сваки дан, можда ће бити згодније да их запишете од највећих до најмањих, а не хронолошким редом.
   • Било који начин планирања је добар, уколико вам одговара и можете се држати распореда. За неке задатке је важно да их раде у одређено време. На пример састанак, али и куповина која се мора обавити пре затварања. Можете планирати друге задатке по редоследу важности. На пример, ако имате састанак у 11.30, можете да закажете један или два задатка која су важна за завршетак тог дана. Тада поподне можете обављати мање важне задатке. До тада, када истекне ваш састанак, урадили сте најважније ствари.
2. Прво запишите важне задатке. Покушајте да саставите свој распоред око најважнијих задатака. У свом систему добро је осигурати да имате времена за важне задатке пре планирања мање важних.
   • Чак и ако дневни распоред састављате хронолошким редоследом, важно је знати које задатке тог дана нужно морате обавити, а који се по потреби могу одложити. Прво закажите важне и главне задатке, а затим погледајте колико мањих или мањих задатака такође можете да закажете.
   • Почевши од највећих и најважнијих задатака, стећи ћете добру представу колико сте заузети тог дана. На тај начин избегавате заказивање превише задатака. Ваш циљ је да извршите све заказане задатке; зато не планирајте толико да више не можете да прођете кроз то.
3. Запишите време почетка и завршетка за сваки задатак. Без обзира да ли то радите у апликацији или у календару или у бележници, записивање времена почетка и завршетка даће вам бољи увид у то да ли и даље планирате.
   • Започињање сваког задатка на време примораће вас да се мање ометате.
   • Одређивање времена за досадне активности (попут чишћења) спречава одуговлачење. Закажите време почетка заморних послова и обављајте их у то време, уместо да данас перете посуђе које је још увек тамо у 23 сата ...
   • Снимање времена почетка и завршетка даје вам добру представу о томе како изгледа ваш дан. Тада ћете имати добар утисак о томе где сте у одређеном тренутку и да ли треба да прилагодите своје планирање.
4. Оставите мало слободног простора. Примамљиво је да планирате цео дан само да бисте обавили што више посла. То можете учинити ако имате пуно рокова, али боље је уградити одређену флексибилност у планирање.
   • Често можете лако планирати осам сати свакодневних задатака. Међутим, увек се догоде неочекиване ствари. Колега, мајка или пријатељица зову, шеф долази с ужурбаним послом или сте остали без кафе и морате да трчите до супермаркета. Закажите 5 до 10 минута између задатака тако да неочекивани догађај не поремети одмах ваш целокупан распоред.
   • Чак и када се не догађају непланиране ствари, лепо је имати времена између два задатка. Тада можете узети мало времена за себе и опуштено започети свој следећи задатак.
   • Уграђивање флексибилности такође значи да за задатак подесите раније време завршетка од крајњег времена завршетка. На пример, ако требате да завршите одређену белешку петком у 17:00, планирајте да је завршите до четвртка. На тај начин не морате бити под стресом ако вам истекне распоред.
5. Изаберите добар баланс између задатака и слободног времена. Закажите време завршетка за сваки дан. На пример, да се посуђе пере у 19 сати и да имате цело вече за себе. Или ако углавном користите дневни распоред за посао, да сте сав посао за тај дан одрадили до 18:00 и да можете да идете кући. У почетку је можда тешко проценити колико вам времена треба за одређене задатке, али након неколико недеља схватићете да можете врло реално да планирате и будете спремни у то време које имате на уму.
   • Користите ово знање за планирање дана са одређеним временом завршетка. Ваш циљ је да обавите све заказане задатке тог дана. Али то не значи да морате по сваку цену наставити и жртвовати своје слободно време. Наравно да се може догодити да на послу морате радити прековремено или да и даље перете суђе у 20 сати, али покушајте да те дане сведете на минимум. Закажите време које вам одговара и уживајте у слободном времену.
   • Придржавајте се предвиђеног времена завршетка.Ако планирате да оперете зубе у 22 сата и будете у кревету у 10:15, држите се тога. Ако планирате да завршите посао у 17:30, будите спремни и идите кући до тада.
   • Нађите времена за забавне ствари. Ручајте са колегама, попијте шољу чаја напољу на сунцу или прочитајте своје друштвене мреже. Пронађите баланс између обавезних ствари и забавних ствари које вам одговарају.
6. Планирајте забавне активности. Можете се лакше придржавати свог дневног распореда ако додате и забавне задатке. Ово такође може бити у облику награде: ако сте обавили три заморна задатка, можете јести сорбет.
   • Ако имате радни дан препун презентација, састанака и рокова, лакше ћете то пребродити ако увече имате чему да се радујете.
   • Ако излазите на вечеру са пријатељем, идете на спој или гледате нову сезону омиљене емисије, ставите то у свој распоред како бисте имали на чему да радите.
   • Узмите у обзир опуштајуће активности у свом планирању. На пример, закажите сат увече за своју омиљену телевизијску серију.

3. део од 3: Држите се свог распореда

1. Направите свој дневни распоред у исто време сваког дана. Ако свакодневно правите дневни распоред у исто време, то постаје рутина. После неколико недеља то учините аутоматски, а састављање распореда је комад торте.
   • Остатак дана можете да планирате ујутро уз прву шољу кафе или увече као последњи задатак у дану. Шта год вам одговара.
   • Прављење распореда је део ваше рутине као и праћење вашег распореда. Тако и планирање планирања.
2. Усредсредите се на један задатак истовремено и прво обавите велике задатке. Довршите задатке један по један редоследом којим сте их заказали. Ако се не придржавате свог распореда, ни то неће успети.
   • Током дана постајете мање продуктивни. Пазите да обављате најважније задатке када још увек имате довољно енергије. Радите задатке који захтевају мање размишљања касније током дана, попут архивирања поште или сортирања докумената.
   • Ако покушате да радите неколико ствари истовремено или вас омете активности које нису у вашем распореду, постаће врло тешко држати се свог распореда. Усредсредите се на задатак који сте планирали за тај тренутак. Што пре завршите планиране задатке, то пре можете почети да се бавите забавним стварима.
   • Постоје, наравно, тренуци када не можете да се придржавате свог распореда. Пожурни посао који наиђе или е-пошта вашег шефа на коју треба одмах одговорити. Срећом, у свој календар имате уграђен слободан простор, тако да имате времена за хитне додатне задатке. Ако није хитно, закажите руковање додатним задатком за касније.
3. Означите које сте задатке завршили. Провера задатака даје добар осећај; чиниш видљивим оно што си постигао. Ово ће вам помоћи да се придржавате свог распореда.
   • Чим завршите задатак, означите га. Ако имате распоред на папиру, можете прецртати задатак. У апликацији често постоји опција да се задатак означи као „завршен“. Кад видите шта сте на крају дана означили, то ствара осећај задовољства.
   • Провера извршених задатака такође вам помаже да лако видите шта сте већ урадили и шта још треба да урадите. То добро показује да ли сте и даље по распореду.
   • Ако не можете да извршите све своје задатке, то не мора бити проблем. Мање хитне задатке можете пребацити на следећи дан. Чим будете имали више искуства са састављањем дневног распореда, схватићете да можете боље да процените колико времена траје задатак и колико времена морате да одвојите за неочекиване ствари.
4. Дозволите себи мало слободног времена. Обавезно узмите у обзир време за себе у свом планирању. Ако нисте заузети само обавезним, већ и забавним стварима, лакше се држите свог распореда. Направите реалан распоред и узмите у обзир довољне паузе.
   • Ако на почетку дана видите распоред који је претрпан обавезним задацима и нема места за забавне ствари, то није мотивационо. Покушајте да ширите мање пријатне ствари током различитих дана, тако да свакодневно имате времена за забавне ствари.
   • Процените свој распоред након недељу дана. Да ли је ваш распоред реалан? Да ли постоји много задатака које нисте успели да урадите или вам је остало више времена него што се очекивало? Искористите ово када планирате за наредну недељу. На овај начин ваше планирање постаје све боље.
   • Оставите довољно времена за забавне ствари, а истовремено направите реално планирање. Без обзира да ли идете у школу или радите осам сати дневно, имајте на уму да не можете бити продуктивни током целог дана. Чак и у осмосатном радном дану, повремено морате да одете у тоалет, узмете кафу за колеге или једноставно свако мало зурите кроз прозор. Зато имајте на уму да пуних осам сати нећете бити 100% продуктивни.
   • Покушајте прво да извршите задатке који су вам најнеугоднији. Приметићете да друге задатке тада можете обављати са више енергије.
   • Ако знате да вам пада после ручка, не планирајте задатке који захтевају пуно енергије одмах након ручка.
5. Нека вам планирање буде при руци. Било да је реч о бележници, календару или апликацији, имајте свој распоред са собом како бисте увек могли да проверите шта сте планирали и означите завршене задатке.
   • Лакше се држати свог распореда ако редовно проверавате свој распоред.
   • Ако вас неко замоли да нешто предузмете, можете одмах да проверите свој распоред да бисте видели да ли имате времена (и када) за то.
   • Не плашите се померања распореда. Нарочито ако сте тог дана већ завршили најважније задатке, можете лако прилагодити свој распоред за остатак дана или чак преместити задатке на следећи дан. Ваш распоред није права јакна и није проблем одложити нехитне задатке. Обавезно не преносите све даље да бисте касније завршили у невољи.

Савети

• Оставите себи довољно времена да обавите сваки задатак.
• Нека вам планирање буде при руци.
• Означите извршене задатке.
• Распоредите велике задатке рано током дана.
• Дозволите себи мало слободног времена.
• Направите свој распоред за следећи дан сваки пут у исто време.
• Процените своју недељу и прилагодите распоред за следећу недељу како бисте лакше пратили свој распоред.
• Не жртвујте свој ноћни сан да бисте учили. Ако сутрадан почнете уморно, биће теже испунити свој распоред. Одржавајте добру равнотежу између разоноде и посла.