Садржај

• Кораци
• Савјети
• Упозорења

За правилну организацију рада у канцеларији веома је важно имати ефикасан систем рачуноводства и чувања докумената. Без обзира на број људи који имају приступ документима, систем треба организовати на такав начин да сви могу пронаћи тражени документ. Ако је систем за снимање и складиштење докумената тежак за употребу, тада ћете почети да остављате све документе при руци у страху да их не изгубите у ормару за архивирање, због чега ће ваш сто бити затрпан гомилама папира.

Кораци

1. 1 Изаберите систем архивирања. Шта год да је, пре свега, мора бити логично да знате тачну локацију сваког документа. Могућа решења:
   • Абецедним редом. Овај систем најбоље функционише ако већина ваших докумената садржи имена клијената, пацијената или купаца.
   • Тема или категорије: Већина система је организована према теми или категорији, одлично функционишу када су правилно организовани, али врло збуњујуће ако нису правилно организовани.
   • Нумерисано / хронолошки. Овај систем најбоље функционише за нумерисане или датиране документе, као што су налози за куповину или рецепти.
2. 2 Користите висеће фасцикле у ормарићима. Висеће фасцикле се не могу уклонити, служе као држачи за коверте које ћете извадити из кутија.
3. 3 Организујте документе у гомиле у категорије. Ако је хрпа висока више од 5 цм, поделите је у поткатегорије. Ако је хрпа прениска, комбинирајте је са другом хрпом и преименујте. Називи хрпа требали би вам омогућити да лако одредите који од њих желите послати одређени документ.
4. 4 Ставите сваки сноп у папирну коверту и јасно га означите. Најбоље је да користите директоријуме са картицама са центрирањем, а не размакнуте да бисте својим документима дали чистији изглед.
5. 5 Ставите коверте у висеће фасцикле. За већину докумената уобичајене висеће фасцикле ће функционирати, али за дебеле или подкатегоризиране документе користите мапе с равним дном. Мапе можете распоредити било којим редоследом, али обично се за то користи абецедни систем.
6. 6 Означите висеће фасцикле истим именом као и коверте. Распоредите све пластичне језичке на левој страни фасцикле ако не користите вертикални ормар за фасцикле. У овом другом случају, са фасциклама с лева на десно у отвореној фиоци, а не од напред према назад, поставите језичке са десне стране.
7. 7 Резервне фасцикле и коверте треба савити у близини ормара за архивирање тако да увек можете брзо додати фасциклу када у рукама имате документ који не припада постојећим фасциклама. Не користите превише дебеле или танке фасцикле. Не заборавите да промените имена фасцикли приликом преуређивања докумената.
8. 8 На крају године уклоните све фасцикле, означите нове фасцикле са истим називима категорија и ставите их у ормаре за архивирање. Пређите кроз старе фасцикле да бисте неке документе који су вам потребни пребацили у тренутне фасцикле, а остатак пошаљите у архиву.

Савјети

• Можда ћете желети да фасцикле означене бојама штампате обојене ознаке на рачунару како би ваш ормар за датотеке изгледао импресивније. Али када морате да унесете измене, на пример, додате једну фасциклу, можете бити фрустрирани када откријете да вам понестају фасцикле одговарајуће боје и да морате да је потпишете ручно. Једноставност је најсигурнија ствар.

Упозорења

• Никада немојте стварати хрпу под називом „Разно“, иначе ове документе никада нећете категоризирати.
• Након организовања система архивирања, водите ред у ормару за архивирање. Сваки дан одвојите време за сортирање и уклањање докумената са вашег стола. Одолите искушењу да поставите дубоку корпу за документе на врх свог ормара, у супротном ћете је напунити и на крају добити неуредно складиште.