Садржај

• На корак
• Метод 1 од 2: 1. део: Имајте праве вештине
• Метод 2 од 2: Део 2: Будите репрезентативни
• Савети
• Упозорења

Свака компанија која прима посетиоце треба рецепционара. Рецепционар је неко ко прима посетиоце на шалтеру компаније или установе. Обично је прва особа коју посетилац треба да упозна, а као што знате, први утисци су увек веома важни. Рецепционар мора љубазно примити посетиоца и тачно одговорити, такође телефоном или е-поштом. То је, такорећи, визит карта компаније.

На корак

Метод 1 од 2: 1. део: Имајте праве вештине

1. Имати одличне организационе способности. Као рецепционар ви сте визит карта компаније - ви сте особа са којом купац прво разговара и којој запослени долазе ради информација и планирања. Поред позивања и упућивања посетилаца, често морате да имате посла са купцима, организујете све врсте догађаја, договарате састанке итд. Будући да ово подразумева многе одговорности, важно је да сте као рецепционар добро организовани, тако да можете учинити неколико ствари истовремено.може учинити. Ако нисте у могућности да истовремено преузмете неколико задатака и довршите их у правилном редоследу, нећете издржати дуго као рецепционар.
   • Добар начин за организацију је улагање у систем архивирања са којим можете радити. Важно је да знате који папири и информације могу бити потребни вашем шефу, колегама и купцима. Све ове информације чувајте у различитим фасциклама - на радној површини рачунара или на папиру. Организујте систем онако како вам најбоље одговара - ако вам за то требају неонске лепљиве белешке, и то је у реду.
   • Ако се организујете, то значи да се можете мотивисати - не треба вам нико да вам каже како се нешто ради или да вас одржи на добром путу. Ако сте добро организовани, тачно знате које задатке морате обавити за један дан и које ствари имају приоритет.
   • Обавезно имате при руци (много) телефонских бројева, на пример бројеве колега, добављача, продаваца, хитних служби итд. Сви ће вам требати у одређено време. Телефонске бројеве чувајте у посебном рачунарском програму или у Ролодеку.
2. Уверите се да имате мало техничког знања. Најважнији део технологије са којим рецепционар мора да се суочи је телефон - и сви они тастери и линије повезани с њим. Компјутерске вештине су такође неопходне - већина рецепционера треба да зна да шаље е-пошту и да буде добра у коришћењу програма за обраду текста. Такође је корисно ако знате како да креирате табеле и користите програме специфичне за компанију у којој радите.
   • Имајте на уму да ћете највероватније морати да будете у могућности да рукујете копирком, скенером и штампачем (и решите проблеме са којима сарадници имају рад током рада са овим уређајима). Ако знате какву опрему користите, заробите у упутства како бисте могли да решите најчешће проблеме.
3. Будите поуздани. Очекује се да ће рецепционар стално бити за својим столом - компанија ће добити лоше име ако се нико не јави на телефон или ако је време чекања веома дуго. Постаните поуздан као свој приоритет - ако ваш шеф зна да се може ослонити на вас и да сте увек ту да помогнете, постаћете незаменљиви.
4. Буди добар слушалац. Важан део рецепције је слушање других људи - телефоном, када купац постави питање за столом или када вам се информације проследе. Ако добро слушате, можете да радите ефикасније - моћи ћете лакше да решавате проблеме ако одмах схватите шта неко тражи од вас, а купце можете боље упутити у одељење где могу да им помогну.
5. Све бележите. Кад вам шеф затражи да нешто урадите, забележите детаље. Када купац позове, обавезно запишите његове податке (име, детаље за контакт, шта жели итд.). Белешке вам помажу да останете организовани и подсећају вас на све ситнице које се десе у дану. Запишите своје белешке у свеску или свеску и увек их држите код себе. Изненадићете се колико је то корисно, посебно ако желите да знате шта је желела она особа која је назвала пре пет сати.
   • Обавезно испишите поруке и прочитајте оно што сте написали. Поновите поруку и / или детаље о контакту док их записујете како бисте били сигурни да имате тачне информације.
6. Уљудно се одговорите на телефон стандардним поздравом, као што је „Добро јутро, разговарате са ____ (ваше име), од ____ (назив компаније), како вам могу помоћи?Обавезно се јавите на телефон након једног или два звона. Није у реду да људе држите на чекању дуже од минуте (то је дуже него што можда мислите).
   • Пажљиво слушајте име особе коју особа која зове тражи. Поновите ако желите да се уверите. Питајте да ли позивалац може да напише име ако је то тешко разумети.
   • Пренесите разговор уредно уз стандардну фразу, попут „Сачекајте мало, ја ћу вас пребацити до господина Смитха“. Или ако је особа у разговору: „Господин Смит је тренутно у разговору. Да ли желите да сачекате или да проследим поруку?“. Уљудно се захвалите позиваоцу и пребаците позив.
7. Достављаче пакета дочекајте са истом професионалношћу и љубазношћу као и било који други посетилац. Можда ћете морати да потпишете испоруку. Обавезно прочитајте свој потпис. Достављачу ће можда требати упутства где да стави пакет. Обавезно контактирајте одговарајуће запослене за таква питања.
8. Примите купце који долазе у посао ефикасно и љубазно. Након што вам посетилац каже ко су и кога траже, повежете се са том особом и кажете јој ко је тамо. Стандардна реченица коју можете користити за ово је: „Господин Смит, госпођа Јансен из КСИЗ б.в. је овде због састанка у 2 сата“. Увек покушајте да наведете име и презиме и компанију коју представљају. Корисно је питати да ли има заказан састанак. Господин Смит ће затим дати даља упутства о томе где да натера купца да чека и колико ће то трајати. Тада можете да кажете посетиоцу: „Господин Смит ће доћи за минут“. Или: "Господин Смит каже да завршава састанак и да ће бити тамо за 5 минута. Молим вас, седите".

Метод 2 од 2: Део 2: Будите репрезентативни

1. Имајте позитиван став. Као што је горе поменуто, рецепционар је визит карта компаније - купци вас прво виде и одговарају на питања људи који не могу да дођу у канцеларију. Нико не жели да га дочека кисело или мрзовољно лице. Увек имајте осмех на лицу и ведру личност. Будите стрпљиви са тешким купцима, чак и ако вам иду на живце.
   • Чак и ако имате веома тешког клијента, подсећајте се да имате јаку, срећну личност. Реците себи да они искаљују ваше фрустрације на вама, али знајте да докле год се потрудите да их прилагодите, ви нисте тај који ради нешто погрешно. Боље да се смириш него да експлодираш.
2. Припремите поздрав. Увек је важно да купце поздравите пријатељски. Чак и ако морате нешто да завршите пре него што будете могли да помогнете купцу, важно је да га поздравите, тако да знају да су виђени и да ће им се помоћи.
   • На пример, можете да поздравите са: "Добро јутро! Ако седнете, одмах долазим с вама!".
3. Буди љубазан. Поштовати. Понашајте се према свима као да су најважнија особа која ће данас ући у канцеларију. Ово је ваш посао - никога није брига што сте јутрос сатима провели у гужви или што сте нове кожне ципеле само прелили кафом. Оставите личне бриге код куће. Нека се купац осећа пријатно и уживајте у разговору са вама.
4. Представник одеће. Представљате компанију, па морате изгледати уредно. Уложите у одећу која одговара корпоративној култури. Ако сте рецепционар за одређену врсту посла (на пример, марка одеће), можда би било добро да носите одећу те марке. Нагињте конзервативној страни, осим ако не радите на месту где су мода или други фактори важни.
   • Проверите да ли ваша компанија има посебне прописе у вези са одећом. Ваша компанија може бити у реду са формалном радном одећом, али никада вас се не сећајте до облачите се формално (тренерке можда неће бити захвалне).
5. Увек изгледајте уредно.

Савети

• Држите личне ствари одвојено од посла. То такође значи да се на послу не бавите личним разговорима и имејловима. ИТ одељење може надгледати ваше рачунарске активности.
• Будите љубазни према менаџерима, погледајте да ли им можете помоћи кад немате шта да радите.
• Запамтите ко вам исплаћује плату и увек их поштујте.
• Нађите некога ко може припазити на сто или телефон када требате да одете у купатило, када изађете на ручак, на одмор итд. Тако вас неће чекати бесни људи када се вратите.
• Питајте колеге да ли можете било чиме да помогнете. Пријатеље можете створити бољим помажући него непријатељима приговарајући.
• Руковање поштом је такође део вашег посла. Првог дана одмах схватите где треба да иде, ко ће га доставити и када.
• Увек будите вољни да научите нови задатак. Свестраност вам може много донети.
• Напишите поруке у дупликату и дајте копију особи којој је порука намењена. Или користите дневник, то олакшава проналажење ствари, посебно ако тражите име или телефонски број.

Упозорења

• Никад не говори „Нећу“. Тада ћете брзо изгубити посао.
• Не претварај се да си фин. Људи то управо виде. Будите искрено заинтересовани, пристојни и с поштовањем. Ако то не можете учинити, не бисте требали постати рецепционар. Рушите репутацију компаније. Онда радије потражите канцеларијски посао тамо где не морате јавно излазити.
• Немојте се препирати са купцем или позиваоцем. Упути га надређеном.