Садржај

• На корак
• Метод 1 од 3: Избор тачног формата
• 2. метод од 3: Напишите поруку
• 3. метод од 3: Припремите е-пошту за слање

Многи људи прилично нерадо пишу службени е-маил. Обично користите е-пошту за слање личних и неформалних порука. Ако требате да пошаљете е-поруку учитељу, послодавцу, клијенту, владиној агенцији или другој формалној дестинацији, постоји неколико једноставних смерница које можете следити. Нека ваша порука буде јасна и сажета и придржавајте се општеприхваћених стандарда стила, тона и обликовања. И не заборавите да прочитате и проверите своју е-пошту пре него што је пошаљете.

На корак

Метод 1 од 3: Избор тачног формата

1. Користите неутралну адресу е-поште. Најбоље је да користите адресу е-поште која је варијација вашег стварног имена, а не корисничко име, надимак или надимак. Да бисте креирали адресу е-поште која се састоји само од вашег имена, без додатних бројева или слова, можете да користите тачке и / или цртице или цртице.
   • На пример, адреса е-поште попут Снељелле0127@хотмаил.цом не изгледа баш професионално. Адреса Јелле.вандер.влуцхт@волмаил.нл, с друге стране, оставља много озбиљнији утисак.
2. Држите се професионалног фонта. Већина добављача услуга е-поште не дозвољава вам да одаберете велики број различитих фонтова и стилова распореда. У сваком случају, најбоље је држати се традиционалног стила у званичној е-пошти, с фонтом попут Тимес Нев Роман или Ариал. Не користите украсне фонтове попут Цомиц Санс или Олд Енглисх. Имајте на уму и следеће:
   • Унесите своју е-пошту читљивом величином фонта, као што је величина фонта 12.
   • Избегавајте посебне стилове као што су курзив, истакнути или разнобојни фонтови, осим ако је њихова употреба оправдана у вези са садржајем и сврхом ваше е-поште.
   • Не пишите сав текст великим словима. Ако све откуцате великим словима, чини се да вичете на примаоца.
3. Изаберите кратак и прецизан предмет. У свом предмету користите кључне речи које у само неколико речи описују тачно о чему се ради у е-поруци. На тај начин помажете да спречите читаоца да превиди вашу поруку јер адреса е-поште нема тему, превише неодређену тему или тему која оставља утисак да адреса е-поште није важна.
   • Теме попут: „Питање“, „Порука од мене“ или „Имејл о важној теми“ су превише нејасне или сувишне и стога потпуно бескорисне.
   • С друге стране, тема попут „Распоред, листа гостију, поставке ручка и преглед састанака 12. марта“ је предугачка за руковање. Штавише, овај наслов покрива неколико тема.
   • Наслов попут „Састанак штете на ескалатору 12. марта“ је кратак и јасан. Примаоца упућује на једну главну тему и одговарајући датум.

2. метод од 3: Напишите поруку

1. Изаберите одговарајући поздрав. Увек започните званичну е-пошту са одговарајућим поздравом. Адресе је најбоље назвати његовим именом (ако их знате). У принципу, поздрав формалне е-поште увек започиње са „Поштовани ...“, након чега следи наслов (господине / госпођо), презиме особе и зарез. Ако већ знате особу којој је адреса е-поште упућена, поздрав можете започети са „Драги ...“, а затим именом.
   • Ако не знате име особе којој је адреса е-поште намењена, употребите поздрав попут „Поштовани господине / госпођо“, „Поштовани председавајући / драги одбор“ или ако је потребно „Кога се то тиче“.
   • Не започињте е-пошту са „Здраво“, „Здраво“, „Збогом“ или другим необавезним поздравима.
2. Ако је потребно, представите се у првом пасусу. Ако је ваша порука упућена некоме са ким тренутно немате однос, као што је нови клијент, прво реците шефу одељења за регрутовање и одабир компаније за коју желите да се пријавите или званичнику у општини ко сте и који је разлог ваше поруке. Урадите то у реченици или две на почетку ваше е-поште.
   • На пример, ако желите да пошаљете е-поруку потенцијалном послодавцу, можете рећи: „Зовем се Ерик ван Раам. Разлог за овај е-маил је тај што бих желео да се пријавим за место административног помоћника поменутог на веб локацији ЦарриереКСИЗ.нл. "
3. Почните са најважнијим информацијама. Након што се представите и резимирате разлог поруке, можете прећи на главни део ваше е-поште. Ставите најважније информације готово на врх. На тај начин показујете поштовање према драгоценом времену примаоца и брзо разјашњавате сврху своје е-поште.
   • На пример, ако пишете државном службенику у владиној агенцији, прво што бисте могли да кажете је: „Зовем се Алетта ван Раам. Пронашао сам вашу адресу е-поште на веб локацији Државног тужилаштва. Пишем вам да испитујем судски позив који сам добио 31. децембра 2009. године у вези са саобраћајним прекршајем. "
4. Реците како је то директно. У формалној е-пошти апсолутно није проблем бити директан, све док останете љубазни. Обилазећи грмље постижете само да пажња вашег читаоца опадне, отежавајући му тачно одређивање шта желите или требате.
   • На пример, ако е-поштом шаљете наставника, не губите простор са непотребним попуњавањем, попут: „Ја сам Диана Франссен. Да ли ме знаш? Хемија 221 је тренутно мој омиљени предмет. Свиђа ми се начин организовања предавања. Увек могу све савршено да пратим и увек знам тачно шта могу да очекујем на испиту. Кад смо већ код испита, желео сам да питам за следећу испитну недељу “.
   • Уместо тога, много је јасније написати нешто попут: "Зовем се Диана Франссен и похађам хемију 221 са вама. Пишем вам са питањем о могућем сукобу у предстојећим испитним временима."
5. Нека буде кратко. Не постоји стандардно правило за прописану дужину е-поште. Ипак, најбоље је да задржите максималну дужину површине једног екрана (лаптопа или рачунара) за е-пошту.
   • Ако је ваша е-пошта релативно дугачка, поделите је на неколико кратких пасуса. Уметните празан ред између два пасуса, уместо увлачења на почетку сваког пасуса.
6. Нека ваш језик буде формалан. Формалну е-пошту пишете у професионалном контексту, због чега природно желите да оставите добар утисак. Користите комплетне реченице и пристојне фразе. Избегавајте ствари попут:
   • Сленг
   • Непотребне скраћенице или контракције
   • Емотикони и смајлићи
   • Вулгарни језик
   • Вицеви
7. Правилно затворите своју е-пошту. Оно што се односи на поздрав, односи се и на затварање. Службени имејл можете затворити на бројне прихватљиве начине. Увек укључите своје пуно име и презиме испод затварања. У зависности од садржаја ваше е-поште, можете да користите једно или више следећих затварања:
   • „Очекујем ваш одговор, остајем“,
   • 'Искрено Ваш,'
   • „С поштовањем“
   • 'Много хвала унапред,'
   • 'Пријатељско хвала,'

3. метод од 3: Припремите е-пошту за слање

1. Додајте све прилоге које желите да додате. Ако уз е-пошту требате да додате одређене прилоге, наведите их у телу е-поште како бисте примаоцу знали да постоје прилози уз е-пошту. Било би лепо да број и величина прилога буду мали и одлучите се за традиционалне и широко компатибилне типове датотека.
   • На пример, додајте коментар попут: „У прилогу ћу вам послати копију животописа и портфеља у ПДФ формату.“
2. Пажљиво проверите е-пошту да ли има правописних и граматичких грешака. Не ослањајте се слепо на проверу правописа вашег добављача услуга е-поште или програма за обраду текста. Читање ваше е-поште наглас или тражење од некога да је провери уместо вас је изврстан начин да одаберете штампарске грешке, правопис или нејасне реченице.
3. Уверите се да у вашој е-пошти нема поверљивих података. Увек имајте на уму да е-пошта није 100% сигуран систем комуникације. Имајте на уму да сервери е-поште могу бити хаковани или да је прималац могао намерно или не, да другима дели информације које нисте желели да објавите.
   • Избегавајте укључивање лозинки, бројева рачуна или других поверљивих података у е-пошту.