Садржај

• На корак
• 1. део од 4: Мапирање и постављање брифинга
• Део 2 од 4: Описивање ствари
• Део 3 од 4: Доношење закључака и препорука
• Део 4 од 4: Провера брифинга
• Савети

Брифинг даје одређену тему и њену позадину, обично за владиног званичника или другог креатора политике. Ови доносиоци одлука морају свакодневно доносити тешке одлуке о многим различитим темама и немају времена да детаљно истражују свако питање. Брифинг помаже да се једној особи скрене пажња и скицирају важни детаљи које она / она треба да зна. Брифинг затим предлаже решења и даје предлоге за побољшање. Знање писања брифинга корисна је вештина за студенте, пословне људе, политичаре и активисте. Убедљив брифинг је сажет, добро организован и покрива најважније и најрелевантније чињенице и решења.

На корак

1. део од 4: Мапирање и постављање брифинга

1. Одредите обим брифинга. Опсег укључује и дубину и дужину брифинга. Са којим детаљима ћете покрити тему? Колико ћете различитих тема обрађивати? Ово зависи од тога колико података можете пронаћи и колико информација требате пружити у прилог својим захтевима.
   • Одређивање обима брифинга је важно јер омогућава читаоцу да тачно зна о којим информацијама се расправља, а о којима не.
2. Упознајте своју публику. Пре него што започнете са писањем брифинга, важно је знати ко ће га прочитати. Ово контролише изборе које ћете донети у документу. Пре него што започнете, размислите о следећим питањима, а ако већ не знате одговоре, покушајте да сазнате следеће:
   • Ко ће читати овај документ? Владини службеници? Пословни лидери? Новинари? Комбинација ових?
   • Колико читалац већ зна о овом проблему? Да ли они ишта знају о томе? Шта мора читалачка публика зна?
   • Каква овлашћења има читалац по том питању? Какве промене он / она може направити?
3. Планирајте главне тачке. Пре него што започнете са писањем брифинга, требало би да мапирате (било у вашем уму или у облику) главне тачке које желите да истакнете.
   • Будући да брифинг обично није дужи од једне или две странице, требало би да буде сажет. Креатори политике су веома заузети и ваше питање није једино на њиховом тањиру. Нема места за непотребне информације или дуготрајна објашњења. Унапред се одлучите за своје главне тачке за стварање сажетог брифинга.
4. Размислите о употреби шаблона. Иако формат брифинга не мора бити превише сложен, можете уштедети време преузимањем једног од многих бесплатних Интернет образаца за креирање брифинг докумената у МС Ворду.
   • Шаблон вам може помоћи да брже организујете мисли и припремите брифинг.
5. Дођите са именом, датумом и насловом. Ако не користите шаблон, прво морате да напишете име, датум и редове предмета.
   • Име одговара особи којој је упута упућена.
   • Датум одговара датуму подношења брифинга.
   • Тема у неколико речи треба да опише главну тему брифинга, попут „Распрострањеност насиља у школи у регији Утрецхт“. То омогућава читаоцу да зна, чак и без потребе да баци поглед на документ, шта проблем је што ће се лечити.
6. Размотрите могућност укључивања резимеа. Неки брифинги укључују сажетак на почетку брифинга, резимирајући цео текст у неколико тачака. Одлучите да ли желите то да урадите, а ако желите, резервирајте простор за овај одељак.
   • Веома заузетом читаоцу сажетак даје главне ствари пре времена, олакшавајући прегледавање остатка документа.
   • Добро осмишљен брифинг често је довољно сажет да овај одељак постане сувишан. Међутим, ако постоје проблеми који захтевају хитну акцију, ово може бити начин указивања на хитност брифинга јасним назначавањем временског оквира у резимеу.
   • Резиме не би требало да прелази три до четири поена.

Део 2 од 4: Описивање ствари

1. Направите увод који резимира ствар. Следећи део брифинга треба детаљно описати проблем или проблем. Почните са кратким почетком, који се обично назива „Проблем“ или „Циљ“, описујући у једној или две реченице главно питање на које се брифинг фокусира и / или зашто сте креирали овај брифинг.
   • На пример, могли бисте да напишете нешто попут: „Повећан је број инцидената насиља у школама у регији Утрехт“. Тренутне дисциплинске политике можда неће бити довољне за решавање овог проблема “.
2. Пружите преглед најважнијих чињеница / позадина. Следећи одељак, „Разматрања“ или „Позадина“ треба да пружи детаљне информације о статусу проблема или проблема, усредсређујући се на недавни развој и / или тренутно стање ствари.
   • Овај одељак треба да садржи информације потребне читаоцу да донесе одлуку о овом питању. Информације које за ово нису потребне, ма колико занимљиве биле, могу се изоставити.
   • Ако то већ нисте урадили, истражите пре писања овог одељка. Информације у овом одељку треба да буду што је могуће тачније, конкретније и ажурније.
   • Ако је потребно, преведите информације за своју публику како бисте овај одељак учинили јасним и једноставним. Избегавајте жаргон, технички језик или информације које нису директно занимљиве јавности.
   • Користите статистику и податке тамо где је то потребно, али објасните ствари у терминима које ће ваша публика моћи да разуме брзо и лако.
3. Оставите своје мишљење. Ваше мишљење о овој ситуацији и / или о томе шта треба учинити по том питању не спада у овај одељак. Држите се чињеница.
   • Међутим, можете одлучити да разговарате о предностима и недостацима различитих предложених или тренутних акција, идентификујући снаге и слабости сваке од њих.

Део 3 од 4: Доношење закључака и препорука

1. Нека буде релевантно. Ваш брифинг треба закључити одељцима као што су „Закључак“ и / или „Препоруке“ или „Следећи кораци“. Такво затварање требало би да разјасни зашто читалац ово питање треба сматрати важним.
   • Покушајте да ствар директно повежете са корисниковим личним интересима, како би ваш брифинг био привлачнији.
   • На пример, можете рећи нешто попут: „Инциденти насиља наводе родитеље да размисле о приватној школи. Они су повезани са нижим оценама и положеним резултатима, што чини да наше школе изгледају мање ефикасне у очима друштва. Они смањују шансе региона да обезбеди финансирање помоћу државних грантова и приватних средстава “.
2. Предложите решење. Многи брифинги нуде предложено решење описаног проблема, повезујући проблем са променом политике за побољшање ситуације.
   • Неки брифини описују предложена решења у одељку названом „Препоруке“, али неки писци преферирају „Следеће кораке“, јер сматрају да то има мекши осећај и да је мање дрско или агресивно. Запамтите, читалац је тај који одлучује о томе, а не ви.
   • Овај одељак не мора бити „уравнотежен“ попут одељка за позадину / разматрања. Овде можете изразити своје мишљење о томе шта треба учинити.
   • Међутим, треба имати на уму да не морате да пружите неко одређено решење. Можете и једноставно да наведете неке опције са њиховим предностима и недостацима и подстакнете читаоца да размотри ове изборе и на неки начин предузме мере за решавање овог проблема. Не морате нужно да наведете која би акција била најприкладнија.
3. Употријебите чињенице да поткрепите свој аргумент. Ваши предлози у овом последњем одељку требало би логично да произлазе из информација из претходних одељака. Користите чињенице које сте изнели да покажете зашто је решење које предлажете добро решење.
   • Уверите се да је било које решење које предлажете јасно и директно повезано са проблемом онако како сте га ви истакли. На пример, претпоставимо да сте у претходном одељку споменули недостатак програма за спречавање насиља. У овом одељку има смисла предложити такав програм и можда указати другим школама на њихову ефикасност. Ако још увек нисте поменули ниједан превентивни програм, овакво решење изгледа ненадано.

Део 4 од 4: Провера брифинга

1. Нека брифинг буде сажетији. Брифинг не би требало да прелази две странице. Ако је брифинг постао дужи од овог, прво морате у фази контроле потражити делове који се могу изоставити.
   • Потражите информације које нису повезане са темом или су мање важне за њу и уклоните тај материјал, посебно ако није повезан са решењима која нудите.
   • У истом светлу, не би требало да недостају важне информације потребне да би ваш аргумент био јасан и уверљив. Можда ћете морати да размените одређене податке за друге.
   • Покушајте да се ставите на место политичара или бирократе приликом уређивања текста. Размислите о томе колико информација ови људи добијају свакодневно. Не доприносите проблему. Будите део решења пружајући информације потребне за доношење одлуке - ни више, ни мање.
2. Уклоните технички језик. Током фазе уређивања, обратите пажњу на технички језик или жаргон који ће ваш брифинг учинити мање доступним. Чак и ако сте покушали да то избегнете током писања брифинга, могуће је да су се неки сложени термини нашли у документу.
   • Нарочито ако сте стручњак за тему о којој пишете, лако ћете на тренутак заборавити да другима свакодневни језик може бити тешко разумљив.
   • Имајте на уму да људима који нису превише упознати са неком темом такође није увек одмах јасно зашто је нешто важно. Креатори политике обично не могу бити стручњаци за сваку тему о којој требају доносити одлуке.
3. Уверите се да структура има смисла. Уверите се да главне чињенице које сте забележили логично произилазе из ствари онако како сте је резимирали. Такође још једном проверите да ли се сва решења која предлажете заправо баве оним најважнијим разматрањима.
4. Пажљиво проверите да ли у раду има грешака. Након што проверите дужину и ток брифинга, пажљиво прегледајте текст још једном како бисте били сигурни да се у њега нису увукле грешке.
   • Читалац чини мање озбиљним брифинг са правописним, стилским или граматичким грешкама. Подношењем таквог поднеска можда доносите више користи него штете јер то може дискредитовати вашу перспективу.

Савети

• Погледајте брифинге које су написали истакнути лидери и професори како бисте сазнали више о њиховом стилу убеђивања.
• Имајте на уму да, иако ваш брифинг може бити усмјерен на одређену особу, други - особље, колеге, па чак и медији - могу га прочитати. Ово је добар разлог да ваш језик буде што приступачнији, чак и ако намеравани читалац има одређено знање о тој теми.